Подготовка и подача конкурсных предложений

На основании конкурсной документации претенденты подготавливают тендерные предложения. Участие в торгах является сложным и динамичным процессом, который предъявляет к поставщикам максимально жесткие организационные, научно-технические и коммерческие требования, выполнить которые в сжатые сроки очень сложно. Соответственно срок подготовки предложений должен быть достаточным для их разработки и доставки. Как правило, в национальных законодательствах он составляет не менее 30 дней со дня публикации. По просьбе претендентов срок, выделенный на подготовку торговых предложений, может быть увеличен. До истечения срока подготовки предложений, определенного в конкурсной документации, участники конкурса представляют свои заявки, оформленные в строгом соответствии с ее требованиями.

В зарубежной практике главным критерием успеха в торгах является наименьшее отклонение от требований конкурсной документации. Обычно товары с характеристиками выше, чем заявлено в спецификации, не обладают никакими преимуществами. Поэтому задача претендента строго соблюдать все требования заказчика, изложенные в тендерной документации.

Как правило, в состав конкурсного предложения входят:

• форма конкурсного предложения и ведомость цен;

• документы, подтверждающие правомочность и квалификацию участника;

• документы, подтверждающие соответствие поставляемой продукции требованиям заказчика;

• обеспечение конкурсной заявки, если оно предусмотрено заказчиком.

Готовое конкурсное предложение должно быть четко составлено, разборчиво написано, не содержать исправлений, и обязательно подписано претендентом или уполномоченным агентом.

Подача предложения (оферты) в ответ на конкурсное приглашение является свидетельством принятия претендентом (оферентом) всех условий, установленных в конкурсной документации. Конкурсное предложение  оферта продавца – обязательно для исполнения претендентом.

В соответствии с правилами проведения торгов все претенденты одновременно с подачей предложений вносят гарантийный залог – конкурсное обеспечение, в любой приемлемой для заказчика форме, оговоренной в конкурсной документации и не противоречащей действующему законодательству. Обычно конкурсное обеспечение имеет форму банковских гарантий, залога или поручительства. Характер и величина гарантии определяется заказчиком в зависимости от предполагаемой стоимости поставок и составляет обычно 1–5% общей суммы. Конкурсное обеспечение вводится в связи с длительным проведением конкурса и желанием заказчика подстраховаться от рисков, связанных с отказом претендентов от подписания контракта. Гарантия должна обеспечить надежность конкурсной процедуры и покрыть издержки заказчика на их проведение в случае, если представленное предложение будет отозвано оферентом ранее установленного срока, или в случае, если он будет не в состоянии подписать контракт или представить гарантию исполнения. Таким образом, конкурсное обеспечение можно рассматривать в качестве платы заказчику за риск. Механизм введения конкурсного обеспечения исполняет еще одну функцию – отсечение несерьезных предложений.

Представивший предложение, связан им в течение времени, определенного в конкурсных документах, однако, как правило, не более 90 дней с момента окончания срока представления предложений. Перед окончанием указанного срока заказчик может обратиться к поставщикам с просьбой о его продлении. Одновременно продлевается и срок действия тендерного обеспечения, или, если это сделать невозможно, претендент вносит новое обеспечение. Отказ поставщика не влечет за собой потерю конкурсного обеспечения.

Оферентам, проигравшим конкурс, гарантия возвращается по истечении определенного срока, предусмотренного законодательством (условиями тендера). Конкурсная гарантия выигравшего претендента либо возвращается ему, либо включается в счет гарантии выполнения контракта после его подписания.

Следует отметить, что в зарубежной практике конкурсное обеспечение не является обязательным, но, как правило, предусматривается.

В ходе подготовки предложений участник торгов имеет право обратиться в письменной форме в подразделение по реализации проектов (заказчику) с просьбой разъяснить требования, изложенные в документах по торгам. В свою очередь, проводящая закупки организация обязана подготовить ответ на поступившие вопросы и если требуется  внести корректировки в документацию по торгам, обычно в виде дополнительных приложений. Письменные копии ответов рассылаются всем участникам торгов. Вся переписка должна вестись только официально с указанием характера запроса, но без указания его источника.

По существующим правилам, предложение претендента должно быть представлено в двойных запечатанных конвертах – один конверт внутри другого. Внешний конверт должен быть адресован заказчику, содержать название проекта, название и номер приглашения к участию в торгах, а также слова «не вскрывать до …» с указанием времени и даты крайнего срока подачи конкурсных предложений. Если внешний конверт не опечатан и не помечен в соответствии с данными требованиями, заказчик не несет никакой ответственности в случае его потери или вскрытия раньше времени. На внутреннем конверте – имя претендента – участника торгов, его адрес. Внутри конверта  предложение и конкурсное обеспечение.

Предложения должны быть доставлены лично или посланы почтой в подразделение по реализации проектов не позднее времени и даты, указанных в конкурсных документах, и обязательно зарегистрированы надлежащим образом. Факт подачи заявки отмечается в журнале регистрации заявок, представителю поставщика выдается расписка. До момента процедуры «вскрытие конвертов» поступившие предложения хранятся вместе с книгой регистрации в специальном месте, доступ к которому ограничен. Ответственность за сохранность документации несет конкурсная комиссия.

Вскрытие предложений происходит в сроки и месте, указанных в конкурсных документах. Как правило, дата вскрытия заявок совпадает с датой окончания приема заявок, разница по времени должна быть незначительной. Применяемые процедуры изменяются в зависимости от стран, организаций; могут быть и публичными, и закрытыми, но обязательно соответствуют закону и конкурсным документам. В случае публичной процедуры могут присутствовать представители поставщиков, представившие свои заявки, общественности и покупателя. Процедура вскрытия осуществляется конкурсной или специально созданной комиссией. Опоздавшие конкурсные предложения к участию в торгах не допускаются и должны быть возвращены их авторам не распечатанными.

Конверты вскрываются в порядке их поступления, начиная с аннулированных. Члены комиссии удостоверяются в наличии всех требуемых документов, правильности их заполнения и наличии соответствующих подписей.

Обычно зачитывается следующая информация: наименование участника торгов; цена предложения; наличие льгот; наличие конкурсного обеспечения. Следует отметить, что минимальная цена, прозвучавшая на процедуре вскрытия конвертов, вовсе не означает, что предложивший ее претендент станет победителем. Процедура «вскрытие конвертов» оформляется протоколом, в котором должна содержаться следующая информация:

• поименный состав присутствующих на заседании членов конкурсной комиссии;

• поименный состав присутствующих участников торгов;

• общее количество поступивших заявок и перечень организаций, их представивших;

• общее количество заявок, признанных отвечающими требованиям и подлежащих дальнейшему рассмотрению;

• перечень организаций, предложения которых были отклонены с указанием мотивировок.

Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии.

С момента окончания срока подачи предложений участники торгов не имеют право вносить какие-либо изменения в свои предложения, иначе они теряют конкурсное обеспечение, которое перечисляется в пользу покупателя.

В последнее время все активнее стала использоваться аудиозапись процедуры «вскрытия», направленная исключительно на защиту интересов заказчика, возможность подтвердить (в случае необходимости) законность проведения процедуры конкурса.