Планирование проведения конкурса

В случае применения конкурсных процедур заказчик разрабатывает график проведения конкурса (закупки) (рис. 9). На основании графика устанавливаются так называемые «критические сроки» публикации и подачи конкурсных предложений; сроки действия конкурсных предложений и обеспечений; составляются графики встреч; калькуляции на проведение конкурсных процедур... На основании данного графика составляется итоговый график проведения конкурса, предусмотренный Положением (Прил. 18) и содержащий:

перечень мероприятий и сроки их выполнения;
фамилии, имена и отчества лиц, ответственных за выполнение мероприятий, из состава персонала заказчика (организатора, уполномоченной организации) и конкурсной комиссии.

График утверждает руководитель заказчика либо индивидуальный предприниматель.

Потребность в подробном планировании обусловлена сложностью тендерного процесса, обилием участников, а также необходимостью достичь заданных целей к требуемому сроку при минимальных затратах всех видов ресурсов.

В результате подробного планирования распределяются действия участников по временному графику, уточняется начало и окончание всех этих действий, объем работы, сроки проверки хода процесса закупок и предоставления отчетов.

Разработка плана требует от разработчиков знаний законодательных актов, процедур закупок, определенных навыков и умений. Торги повторяющиеся, с хорошо установившейся организацией, служат базой для дальнейших торгов. Поэтому большая роль в повышении эффективности планирования тендерного процесса принадлежит осмыслению прошлого опыта, критическому анализу каждого проведенного тендера, а также использованию рекомендаций специализированных организаций, ведущих в данной области.

В практической деятельности план может разрабатываться в виде гистограммы, таблицы с цифровыми показателями, сетевого или линейного графиков или в виде их комбинации.

Приступая к планированию, необходимо уточнить: сумму контракта закупки; сроки, отводимые на проведение конкурсного процесса, и сумму средств, выделяемую на его проведение. Следует также определить, какие элементы проекта ограничены (время или ресурсы) и какие могут быть изменены.

Планирование конкурсного процесса может осуществляться в следующей последовательности:

декомпозиция проекта на отдельные этапы и задачи;
составление календарного плана или графика;
составление сметы и бюджета проекта;
расчет потребности в ресурсах;
разработка техники контроля.

В процессе планирования тендерный процесс рассматривается как открытый процесс преобразования и передачи информации от одной процедуры к другой, относительно независимых, но тесно взаимосвязанных.

В основе планирования конкурса лежит его деление на этапы, каждый из которых состоит из определенного набора процедур и характеризуется каким-то качественным отличием. Например: подготовительный этап, этап проведения торгов, оценка конкурсных предложений, выбор лучшего, подготовка и заключение контракта и т.д.

Для каждого этапа (процедуры) должны быть четко определены конкретные задачи и их последовательность, что позволит добиться большей эффективности и избежать повторений. Разбивка тендерного процесса и отдельных этапов на конкретные процедуры производится на основе определенных критериев. Основным критерием может быть работа по подготовке, принятию и реализации решений на каждом конкретном этапе. При таком подходе обеспечивается достаточная независимость каждой процедуры и возможность ее выполнения конкретным участником. Последовательность действий определяется типом закупки, выбранным методом и логикой их выполнения. Иногда она может быть указана инвестором (например, в случае финансирования Мировым Банком). При делении тендерного процесса на процедуры следует обеспечить ясность и конкретность целей каждого участника, а также согласованность их действий.

Для составления календарного графика необходимо определить временные рамки тендерного процесса, его этапов и отдельных задач.

Определение временных рамок заключается в распределении времени между отдельными этапами, процедурами тендерного процесса таким образом, чтобы обеспечить его выполнение к заданному сроку.

В основе определения временных рамок каждой процедуры лежит общий срок, отводимый на проведение тендера, законодательно устанавливаемые сроки на выполнение отдельных процедур (подготовка оферт, срок действия тендерного предложения и др.), а также время, необходимое для выполнения аналогичных процедур при работе над другими проектами. Необходимо помнить, что в случае необходимости ускорить процедуру тендера, затраты на его проведение, как правило, возрастают.

При разработке плана необходимо учесть и возможность возникновения непредвиденных обстоятельств. Прогнозирование возможных сбоев помогает своевременно разработать меры по их предупреждению или ликвидации, что обеспечит стабильность тендерного процесса в будущем.

Для осуществления контроля за ходом конкурсного процесса рекомендуется наметить промежуточные сроки контроля и оценки  «ориентиры», которые позволят заказчику судить о процессе реализации проекта, возможных задержках. Обычно срок проведения конкурса четко привязывается ко дню публикации тендерного приглашения или началу тендерной сессии. Эти два срока чаще всего и выступают в роли ориентиров. Здесь же разрабатывается и техника контроля.

График позволяет решить еще одну очень важную задачу – определить (уточнить) потребность в ресурсах, необходимых для проведения конкурса.

Как известно, трансакционные затраты на проведение закупки достаточно высоки и включают как затраты на изучение рынка закупок, анализ поставщиков; определение потребности в ресурсах, так и определение потребности в денежных средствах на проведение самого конкурса.

На стадии формирования программы закупок определить потребность в ресурсах на проведение конкурса очень сложно. График позволяет предвидеть и уточнить состав всех участников, время их работы, составить графики встреч (привлечение консультантов, переводчиков, плата за публикацию и т.д.). Это позволяет достаточно точно сформировать требуемый бюджет и распределить его между отдельными этапами и процедурами.

Затраты на проведение конкурса могут быть сгруппированы по следующим статьям затрат:

1) затраты на оплату труда работников, непосредственно занятых в организации и проведении конкурса;

2) отчисления на социальное страхование;

3) стоимость материалов (бумага, канцелярские принадлежности, картриджи);

4) затраты на эксплуатацию оборудования (множительная и компьютерная техника);

5) транспортные расходы;

6) непредвиденные расходы;

7) прочие прямые (командировки, консультанты, эксперты);

8) затраты по работам, выполняемым сторонними организациями;

9) накладные расходы.

Контроль за использованием средств, их расходованием осуществляет руководитель проекта.

На основании графика проведения конкурсного процесса составляются графики встреч, которые помогут своевременно решать возникающие проблемы.