2.3.2. Организация как обеспечивающая функция управления

Организация как функция управления должна обеспечивать, во-первых, соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях, во-вторых упорядочивание экономической, технической, социально-психологической и правовой сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях.

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей. Основными задачами организации являются:

— формирование структуры управления, исходя из размера предприятия, его целей, технологии, персонала и других переменных. При изменении внешних условий среды зачастую приходится перестраивать организационную структуру: упростить или, напротив, ввести новые элементы;

— обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными);

— установление конкретных параметров, режимов работы в организации, отношений между ними.

Важная задача системы управления персоналом — полностью задействовать творческий потенциал коллектива. Для этого имеется следующий инструментарий функции организации управления:

— необходимо организовать персонала таким образом, чтобы она способствовала общению;

— проводить с сотрудниками совещания, усилить коллегиальность в принятии решений; -

— сохранять неформальные труппы в коллективе и сотрудничать с ними;

— оценивать и поощрять положительные достижения сотрудников публично;

— делегировать подчиненным часть полномочий управляющих;

— обеспечивать продвижение талантливых сотрудников по служебной лестнице;

— организовывать для персонала постоянную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, внедряя систему непрерывного образования на предприятии;

— постоянно развивать у сотрудников творческое начало в их работе, открывать для персонала возможности реализации его потенциала.

Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях Если соответствия нет, то при помощи функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

Принципы осуществления функции организации

Организовать — создавать условия, необходимые для успешного функционирования предприятия в настоящем и будущем. У истоков науки управления стоял среди других управленцев американский предприниматель (с 1901 г. консультант по менеджменту) Г. Эмерсон.

Основной принцип Г. Эмерсона: «Работать направленно — значит прилагать к делу максимальные усилия, работать производительно — значит прилагать к делу усилия минимальные!» Он был первый, кто обратил внимание на проблему принципов научного подбора и обучения служащих. Г. Эмерсон предложил 12 принципов производительности. Главные среди них — точно поставленные цели, здравый смысл, дисциплина, справедливое отношение к персоналу, нормализация условий труда, вознаграждение за производительность.

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая, фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации [41. С. 50]:

1) неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

2) поручение различных задач индивидуумам (раз деление труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

З) координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т. е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

4) единство цели — каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных по и работни ков не должны противоречить общим целям организации;

5) Использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто.

Этот критерий во зависит от умения менеджера общаться с подчиненными сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.

Эксперимент доказано, что для персонала (коллектив специалистов) наиболее эффективно использовать группу в 10—12 человек, а в случае экстремальных ситуаций наиболее эффективной будет группа, состоящая из 3-5 человек. В.П. Пугачев считает оптимальной с точки зрения эффективности деятельности группу в 7 человек (или 7+/-2) [45. С. 212]. Однако в зависимости от, характера деятельности и интересов группа может насчитывать от 2 до 15 человек.

Этапы функции организации

Для более детального описания функции организации выделяют три основных этапа.

Первый этап: построение организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций. На этом этапе происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями, определяются задачи и функции выделенных подразделений.

Второй этап: установление соподчиненности и взаимосвязей установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с ниже стоящими уровнями управления и персоналом организации и обеспечивают возможность распределения и координации задач, т.е. делегирование полномочий.

Здесь должны быть четко определены права, обязанности я ответственность структурных подразделений и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний выше органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления.

Задачи инструктирования — знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап — это предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

Третий этап: обеспечение этих взаимоотношений — распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры.

Этот этап тесно связан с функцией контроля — принятие необходимых корректирующих действий. Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее предупреждающий характер, в рамках же функции контроля — это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Важнейшим условием эффективного функционирования экономико-организационной подсистемы на предприятии является действенная система организации и нормирования труда. Эта система будет специфичной для каждого конкретного предприятия в зависимости от отрасли промышленности, масштабов производства предприятия, категории работников и т.п. Однако от эффективности действия этой системы напрямую зависит производительность труда работников, а следовательно, оплата их труда и мотивация.

Новые методы организации труда должны использоваться, как в сфере управления, и в производстве. Например, происходит отказ от узкой специализации. Границы между специализациями становятся менее жесткими, расширяются функции сотрудников, соответственно сокращаются градации в классификации рабочих мест. Все это позволяет гибче использовать персонал за счет ротации (перемещения) рабочих мест. Создаются автономные рабочие группы, призванные решать конкретные производственные задачи, с делегированием им определенных прав распределения обязанностей в бригаде, контролю за качеством продукции и распределению финансового вознаграждения. Должно происходить расширение обязанностей, т.е. обеспечение большей автономности персонала в выполнении порученного дела и ответственности за него, а также включение в его обязанности некоторых функций планирования и контроля за качеством собственного труда.

Необходимо, чтобы каждый работник (от простого рабочего до руководителя) чувствовал, что его работа очень важна, интересна и полезна для предприятия, что его вклад в успех общего дела значителен и замечен на чал для создания хорошего психологического климата в организации, эффективной мотивации труда и развития каждого как личности необходимо:

— обеспечивать для всей равные условия при найме и продвижении по службе;

— создавать в коз команды в атмосфере искренности и честности;

— обеспечивать четкую зависимость карьерного роста от достигнутых результатов труда;

— принимать на работу только по конкурсу с тестированием на основе моделирования ситуаций;

— сформировать на предприятии четкую информационно-кадровую статистику;

— организовать на предприятии систему непрерывного образования, осуществлять ротацию кадров;

— управлять коллективом на основе предвидения возможных изменений, а когда это оказывается сложным, использовать систему гибких альтернативных решений;

— не допускать конфликтных ситуаций, а в случае конфликта, действовать внимательно, быстро и осторожно.

Основной показатель высокой организации управления быстрая реакция на изменения факторов внешней среды и особенная чувствительность к достижениям новейших технологий и к конкуренции.

Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов. Однако можно выделить две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление.

В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Конечно, принимает управленческие решения все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий.

Партисипативное управление дает организации значительные преимущества по сравнению с единовластием, и не только потому, что одна голова — хорошо, а две — лучшей. Соучастное управление — сильный мотивирующий фактор, влияющий на психологический климат коллектива, способствующий оздоровлению окружающей среды, а также помогающий удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывающий чувство ответственности и причастности к общему делу.

Таким образом, организация — это обеспечивающая функция управления, т.е. она направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей.