2.3.4. Функция контроля

Контроль — одна из важнейших функций управления, которая может не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Контроль — это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления запланированных с фактически достигнутым уровнем промежуточных или конечных результатов.

Контроль обычно касается выполнения планов и направлен в основном на поддержание (в определенных пре делах) эффективности работы. При этом фактическое выполнение планов сравнивается с нормой как основой контроля. Нормирование предполагает ответственность. Что бы контроль был эффективным кто-то должен отвечать за отклонение от нормы. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникших проблем раньше, чем они станут необратимыми. И смысл не в том, чтобы найти виновных, но в том, чтобы яснее представить себе цели, за дачи достижения плана и избежать повторения ошибок.

Контроль сопровождает процесс реализации планов. Он прёдполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для установления результатов деятельности. Контроль включает также анализ отклонений от запланированных показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия решения, очередь инициируют проведение корректирующих мероприятий и обёспечивают долгосрочный обучающий эффект. Контроль становится действенным лишь тогда, когда по его итогам или в его ходе принимаются меры по устранению недостатков и причин, порождающих нежелательные явления.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Только контроль обеспечивает единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждение ошибок и недоработок.

Таким образом, контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. При этом выделяют два основных направления: контроль за выполнением работ, намеченных планом; меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга. Главные инструменты выполнения функции контроля — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

Учет - это сбор, регистрация и обобщение всей ин формации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений. Учет — информационная база контроля.

Выполняя свои задачи, учет не может обойтись без контроля качества хозяйственных процессов. В противном случае было бы не выполнено основное требование, предъявляемое к учету, — его достоверность. Поэтому учет включает отдельные контрольные функции.

Контроль в ряде случаев не может обойтись без данных учета, поскольку завершенные экономические процессы могут быть подвергнуты контролю только при наличии данных учета этих процессов. В этом состоит взаимосвязь учета и контроля.

Важную роль в подготовке информации, необходимой для принятия и обоснования управленческих решений, играет анализ. В процессе него осуществляется всесторонняя оценка функционирования объекта управления, анализируются причины отклонений от запланированного уровня, выявляются резервы, определяются возможные альтернативы управленческих решений.

Понятие контроля можно рассматривать в трех основных аспектах: как функцию управления или элемент управления экономикой, как целенаправленную деятельность; как систему органов, осуществляющих контроль. Но при этом необходимо учитывать, что эти три стороны контроля представляют единое целое. В то же время сам контроль - сложная система, нуждающаяся, в управлении.

Система контроля служит для:

— мотивации и поощрения желательного поведения;

— побуждения к делегированию полномочий;

— экономии времени управляющих так как внимание сосредоточивается только на значительных отклонениях от планов;

— обеспечения планирования обратной связью.

Прошлый опыт помогает сформировать планы на будущее: те, кто не учится на опыте, просто повторяют свои ошибки. «Золотое правило Руководителя»: учиться на своих успехах и чужих ошибках.

Тем не менее, системам контроля присущи свои недостатки, именно:

— подчиненные склонны подтасовывать факты, касающиеся эффективности их работы, чтобы произвести впечатление высоких достижений;

— подчиненные стремятся к установлению заниженных норм;

— внимание сосредотачивается исключительно на контроле, имеющем целью минимизацию отклонений от плана, а не на контроле как пути выявления ошибок в самих планах.

Правильно организованный контроль очень важен и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения. И в то же время по-настоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вред но: они теряют самостоятельность, инициативность.