2.4. Категория управленческой информации

Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения, необходимые для организации управления — основное условие конкурентоспособности организации.

Применительно к организационным системам управления необходимо учитывать следующее:

1. Информация — это один из ресурсов организации. Подобно другим видам ресурсов ее можно получать, перерабатывать, покупать, хранить, продавать и эффективно использовать. В последнее время большое значение при обретает экономика информации, т.е. сопоставление за трат на получение той или иной информации с ее реальной ценностью, определяемой в конечном итоге улучшениями функционирования и развития объекта управления.

2. Информация постоянно обновляется и обогащается по мере поступления новых данных о реальной действительности. Особо ценной следует считать ту ее часть, которая является опережающей, содержащей в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, раз работку планов, действий на будущее. В системах управления важна не только объективная содержательная сторона информации, но и ее относительная объективная пригодность для принятия управленческих решений.

З. Информация носит многоцелевой характер. Она может быть исходной, промежуточной, конечной, комплексной, частичной, универсальной (полезной во всех подразделениях), объектной (используемой в некоторых подразделениях), функциональной (охватывающей определенный круг проблем).

Можно классифицировать информацию по емкости, стабильности, по источникам и способам ее приобретения, средствам передачи и т.д.

Характеристики управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, своевременность, открытость и насыщенность. Рассмотрим подход к этим характеристикам.

Под объемом информации будем понимать объем воспринимаемой информации.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон как объем символьной и воспринимаемой информации:

— объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах;

— объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения.

Чем выше полнота информации о каком-либо объекте, тем больше вероятность принятия обоснованного решения, тем активнее и разумнее может поступать человек.

Недостаток информации увеличивает степень риска и затрудняет выработку правильного решения. В то же время избыточность информации увеличивает стоимость и время на ее обработку.

Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) Постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику? Считается, что утечка 20% коммерческой информации может привести организацию к краху.

Достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность информации имеет три уровня:

- абсолютный (100%);

- доверительный (более 80%);

- негативный (менее 80%).

Достоверность информации во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность.

Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег), повышением производительности труда, увеличением прибыли и т.д.

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Ценность информации имеет четыре уровня:

— нулевой. Такую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики;

— средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%). Средний уровень ценности имеет информация, создаваем добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами;

— высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза). Высокую ценность представляют имитационные модели информации, позволяющие руководителю Правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения;

— сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) Сверхвысокую ценность представляет ин формация, связанная с инновационными технологиями, (маркетинговыми исследованиями). Иногда сверхценная информация имеет криминальный источник

Все предшествующие стадии НТП заключали в себе только потенциальную эффективность, тогда как экономическая эффективность проявляется на стадии внедрения и использования новейших технологий Причем эта эффективность во многом зависит от скорости прохождения стадии внедрения научных открытий в практику (табл. З).

Из табл. З видно, что под влиянием научно-технических и информационно-технологических революций произошла смена технологических укладов от четвертого (фотография, телефон, радио), пятого (телевидение, радар, транзисторы) до шестого (новейшие технологии), что способствовало бурному развитию стадий экономического роста от доиндустриального до постиндустриалъно-информационного типов. Быстрое обновление техники, информации и новых знаний требуют непрерывного обучения и повышения квалификации руководителей, специалистов. Сегодня период времени, в течение которого устаревает половина знаний специалиста, сократился до одного года — трех лет.

Своевременность. Информацию следует предоставлять тогда, когда ее можно использовать наилучшим образом. Широко известен лозунг У. Черчиля: “Кто владеет информацией, тот владеет миром”. Однако надо заметить, что сегодня мало владеть информацией: кто своевременно сможет воспользоваться информацией, тот только и будет владеть миром.

Хотя не следует стремиться к скорости ради скорости, постоянно запаздывающая информация может быть бесполезной или вести к действиям, которые не отвечают создавшейся тем временем новой ситуации.

С другой стороны, нет смысла вырабатывать ин формацию быстрее, чем ее можно использовать, если только ее более раннее получение не снижает затраты.

Открытость информации - это возможность пре доставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации: -

— секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Степень секретности информации отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно;

- конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном, и т.п.): инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов;

— публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование. Например, в организации, не связанной с государственными военными заказами, не должно быть секретной информации.

Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

— улучшения настроения;

— поднятия эмоционального уровня;

— предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная информация оценивается человеком как “сухая” и плохо воспринимаемая. При обилии фоновой информации можно частично пропустить необходимый объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много “воды”. Насыщенность имеет три уровня: высокий (80—100%), нормативный (50— 80%), низкий (менее 50%). Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (Наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

Рассмотренные шесть характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.

Характерной чертой последних десятилетий стало ускоренное развитие современных информационных технологий (ИТ), включающих новые средства связи, обработки информации и коммуникации (табл. 4) [32].

Из табл. 4 видно, что в результате быстро набираю щей темпы информационной революции одновременно происходят два процесса — резкое снижение цен на товары и услуги, связанные с современными технологиями, и стремительное, практически не имеющее прецедентов, распространение ПТ в производственных системах и в сфере домашнего быта.