1.5. Система управления организацией
Любую организацию (фирма, банк, школа, больница, театр и т.п.) можно представить в виде целостной организационной системы, условная схема которой представлена на рис. 4.
Рис.4 Схема организационной системы
Обязательными элемент организационной системы являются следующие подсистемы: ресурсы, технология, технический процесс, готовая продукция, рынок сбыта, отходы.
В качестве ресурсов в организационной системе могут выступать: человеческие, финансовые, сырье и материалы, технологические (здание, оборудование), информационные. В настоящее время приоритетная роль отводится человеческим ресурсам как интеллектуальным активам.
В любом технологическом процессе происходит слияние двух факторов организации: общественного и личностного, которые соединяют в себе техническую и социально-экономическую стороны. Итогом любого технологического процесса является готовая продукция и отходы производства. Готовая продукция поступает на рынок. Отходы производства могут вернуться на стадию технологического процесса на рынок качестве вторичного сырья.
Организационная система управления имеет следующие особенности:
— возможность сформирования целей и способность к самоорганизации,
— необходимость учета в процессе управления многочисленных политических и экономических факторов;
— высокую неопределенность исходных данных, невозможность прогнозирования всех факторов, влияющих на процессы управления и низкую эффективность применении математических методов для принятия управленческих решений;
— большое число разнообразных связей и отношений между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляющей системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру;
- основную роль человека при принятии решений и организации их выполнения, что определяет субъективный характер процессов управления и связанные с этим ошибки при формировании целей и расходовании ресурсов на их достижение.
Для управления организационной системой выделяют две управляемые подсистемы: -
— управление производственной деятельностью,
— управление персоналом.
Так, например, руководитель организации формирует управление производственной деятельностью, основанное на следующем: однородности используемых видов сырья, материалов,, технологий; интеграции и кооперации производства; использовании передовой технологии; создании холдингов в рамках единого технологического процесса.
Управление организацией осуществляются через человека: люди вносят определенные коррективы в техническую, технологическую и организационную стороны процесса производства. Но и сами работники являются объектом управления.
1.6. Персонал как система
Персонал (от лат. - личный) — это личный состав организаций, включающий всех наемных работников, а так же работающих собственников и совладельцев [ С. 50].
Персонал можно представить с одной стороны, как подсистему управления, которая является объектом управления в системе организация, с другой — как систему более низкого уровня.
Ю.П. Одегов [ С. 1 12] рассматривает систему персонал как коллектив людей, образующих определенную структуру, соответствующую
- применяемой технике и технологии;
- условиям обеспечения процессов производства рабочей силы;
- установленному регламенту управления (комплексу организационных и юридических норм, определяющих управление трудовым коллективом).
Основными характеристиками персонала организации являются: численность и структура. Численность персонала зависит от характера масштаба, сложности, трудоемкости производственных и управленческих процессов, степени их механизации, автоматизации, Персонал характеризуется наличием различного вида структур. Структура персонала организации — это совокупность отдельных групп сотрудников, объединенных по какому-либо признаку.
Структура персонала в зависимости от уровня управления, характера трудовой функции, профессии, должности и категории работника представлена на рис. 5 [ С. 93].
Организационная структура персонала — это структура коллектива, которая характеризуется распределением основных профессиональных обязанностей и ответственности между членами коллектива, его подразделениями, а также четкой системой субординации и системой коммуникаций.
Система субординации (соподчинения) устанавливает объем и меру ответственности каждой должности.
Степень коммуникаций обеспечивает следующие виды передачи информации: сверху вниз “по вертикали” (приказы, распоряжения, указания, задания); снизу вверх (отчеты, донесения, сведения, предложения); “по горизонтали” обмен информации между членами коллектива в форме согласования, обмена сведениями или консультации.
Рис. 5 Структура персонала.
В рамках организационной структуры каждый работник обладает определенным статусом, который характеризуется закрепленными за ним правами и обязанностями.
Важными моментами, вытекающими из определений структуры, являются следующие:
— структура - это составляющая организационной системы;
— структура основывается на целях организации;
— структура должна соответствовать ценностям организации;
— структура должна соответствовать стратегии организации;
— первичность функций по отношению к структуре;
— в рамках структуры реализуется процесс управления.
В рамках структуры выделяются следующие элементы: звенья, ступени (уровни) управления, горизонтальные и вертикальные линейные и функциональные связи.
Горизонтальные, связи имеют характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми.
Вертикальные связи- это связи подчинения. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния. Обычно рост организации сопровождается ростом вертикальных связей, поэтому по их количеству можно судить о размере организации.
Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями — лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Линейные связи могут быть определены как линейные полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и предоставляющие начальнику узаконенную власть. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организацией, скалярную цепь.
Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.
В зависимости от реализации линейных и функциональных связей выделяют следующие типы организационных структур: линейная, функциональная, линейно-функциональная, матричная, дивизиональная и др. [ 19,22, 23, 33].
Организационная структура подразделяется на два вида: формальную (официальную) и неформальную (не официальную). Формальная структура основывается на административно узаконенных взаимоотношениях между членами коллектива, которые регулируются следующим образом: должностными инструкциями; требованиями к соблюдению производственной дисциплины; приказами, распоряжениями.
Согласно российскому классификационному справочнику, персонал организации состоит из следующих категорий:
-руководители, осуществляющие функции общего управления;
- специалисты, осуществляющие экономические, инженерно-Технические, юридические и другие функции. Принципиальное отличие руководителей от специалистов заключается в юридическом праве принятия решений и подчинении других работников;
- другие служащие (технические исполнители), осуществляющие подготовку и оформление документов, учёт, контроль, хозяйственное обслуживание;
- рабочие, непосредственно создающие материальные ценности или оказывающие услуги производственно го характера.
Классификационный справочник, учитывая требования нового этапа развития нашего общества, впервые в число должностей руководителей ввел должность менеджера. Менеджеры высшего звена осуществляют управление деятельностью организации, менеджеры среднего звена — структурных подразделений.
Виртуальные работники — сотрудники, числящиеся в штате организации, но выполняющие работу на других местах, находящихся вне основного офиса, в рамках гиб кого графика работы.
Функциональная структура подразделяет персонал на группы по профессиям и квалификации. Профессиональная структура персонала — состав коллектива по профессиям т.е. соотношение представителей различных профессий и специальностей (экономистов, бухгалтеров юристов и т.д.), обладающих комплексом теоретических знаний и практических навыков. Квалификационная структура персонала — состав коллектива по уровню профессиональной подготовки и квалификации (соотношение работников различного уровня квалификации по степени профессиональной подготовки).
Социальная структура персонала — состав коллектива по возрасту, полу и национальности. Структура персонала по стажу — состав коллектива по общему стажу, стажу по профессии или стажу работы в данной организации. Структура персонала по уровню образования — состав коллектива характеризуется выделением лиц, имеющих высшее, незаконченное высшее, среднетехническое, начальное образование.
В любом трудовом коллективе формируется социальная ролевая структура, которая определяет состав, распределение творческих, коммуникационных и поведенческих ролей между отдельными сотрудниками и является важнейшим инструментом в системе управления персоналом.
Для сотрудников, которым присущи активная позиция в разрешении проблемных ситуаций, свойственны творческие роли, типичными среди которых являются: эрудит, креативщик, генератор идей, организатор, исполнитель, критик.
Коммуникативные роли определяют содержание и уровень участия сотрудников в обмене информацией в процессе выработки и принятия решений. В число коммуникативных входят роли лидера, связного, координатора, проводника.
В основе поведенческих ролей лежат типовые моде ли поведения людей на работе, отдыхе, в бытовых условиях, в конфликтных ситуациях. Поведенческие роли во многом определяются личностными портретами сотрудников и разделяются на следующие: оптимист, нигилист, конформист, догматик, комментатор, кляузник.
Социально-психологическая структура состав коллектива по состоянию межличностных отношений.
Иерархия персонала:, руководитель; актив (сознательные, деятельные члены коллектива; исполнители (добросовестные, не безынициативные); пассив (члены коллектива, стремящиеся делать поменьше и выбирать работу полегче) дезорганизаторы (недисциплинированные члены группы, мешающие работать другим, аморальные).
Под штатной структурой персонала понимается количественно его состав, размеры оплаты труда по штатным должностям и формам оплаты труда сотрудников. Данные, необходимые для формирования штатной структуры, определяют исходя из планового объема производства. нормативов численности и заработной платы, схемы организационной структуры управления и типовых штатных расписаний.
Персонал как объект управления рассматривают на трех уровнях: личность, группа, коллектив как социальная организация. Влияние различных факторов, воздействующих на персонал в организационной системе, показано на рис.6.
Рис 6. Эргономическая система управления персоналом.
Из рис. 6 видно, что каждый сотрудник включается в систему управления согласно схеме: специалист — персонал — информационные технологии — внешняя и внутренняя среда. Систематизирующим элементом при этом является человек. П. Друкер [8. С. 107] писал о том, что в любом случае последнее слово всегда остается за людьми.
Именно люди, а не экономическая обстановка, прогнозы или техника, в конечном итоге определяют облик организации.
Особо сложным объектом управления является персонал, т.е. группа людей, объединенная на основе общих задач, совместных действий, постоянных контактов. Интеллектуальный, культурный и моральный потенциалы каждого члена персонала настолько разнообразны, что бывает трудно предсказать реакцию каждой личности на управляющее воздействие.
Как установить и удержать взаимопонимание со своим коллегой, как нужно воздействовать на коллектив, чтобы добиться выполнения поставленных задач без конфликтов и стрессов? На все эти вопросы отвечает наука об управлении.
Какова же роль управления персоналом в формировании эффективной организационной системы? В управлении персоналом выделяют два крайних подхода: технократический и гуманистический.
При технократическом подходе управленческие решения подчинены прежде всего интересам производства, а управление персоналом сводится лишь к подбору кадров с соответствующими профессионально квалификационными характеристиками и их расстановке с учетом задач организации производства и труда.
При гуманистическом подходе к управлению персоналом функционирование организации и ее эффективность во многом зависят от уровня мотивации самих работников.
Гуманизация труда это совершенствование его характера и условий с точки зрения социального и психологического комфорта работы. Такое совершенствование предполагает определенное качество организационно-трудовых отношений. При этом возрастает роль человеческого фактора. Вовлечение работника как личности в творческий и производственный процесс способствует повышению содержательности, улучшению условий труда и т.д. При таком под ходе управленческие решения выходят за пределы чисто экономических вопросов и базируются на положениях социологии, физиологии и психологии труда.
В системе управления персоналом синергия означает сознательную однонаправленную деятельность всех членов коллектива как большой системы. При этом цели и задачи отдельных служб не могут и не должны противоречить целям и задачам организационной системы
Абсолютное большинство зарубежных фирм уделяет значительное внимание поиску источников и способов усиления положительной синергии и предотвращения отрицательной (негативной) синергии, затрачивая на них 10—20% средств, идущих на организацию управления.
Положительная синергия усиливается по мере роста организационной целостности больших систем, негативная синергия усиливается с дезорганизацией большой системы.
Наибольшее влияние на развитие положительной синергии в системах оказывают: высокий уровень общей и профессионально культуры, хорошие знания психологии, этики, высокий уровень морально-этических качеств всех членов фирм (организации) и грамотное использование рычагов и стимулов управления.