2. Работа с Access

Microsoft Access - система управления реляционными базами данных,предназначенная для работы в среде Windows. Работая с Access, можно решать следующие задачи:

• Разбивать данные на логически связанные части.

• Вводить, изменять и находить нужные данные.

• Находить подмножества данных по задаваемым условиям.

• Создавать формы и отчеты.

• Автоматизировать выполнение стандартных задач.

• Графически устанавливать связи между данными.

• Вставлять рисунки в формы и отчеты.

• Создавать собственные, готовые к работе с базой данных программы, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

В этой части пособия можно узнать, как решить многие из перечисленных задач.

1. Начинаем работать с Access

Чтобы запустить Access в Windows95 нажмите кнопкуПускна панели задач, расположенной внизу экрана. В появившемся меню установите указатель мыши на выбореПрограммы, а затем во втором меню щелкните на строкеMicrosoft Access. ЗапускAccessможно также осуществить путем нажатия кнопки с изображением ключа на панелиMicrosoftOffice. Обычно эта панель расположена вверху или справа на рабочем столеWindows95.

Рис. 2. Начальное окно диалога Access

После первого запускаMicrosoftAccess, на экране появится окно диалога, показанное на рис. 2. Это окно позволяет создать пустую базу данных, использовать мастера баз данных для создания нового приложения на основе одного из более, чем двадцати шаблонов или открыть существующий файл базы данных. Если раньше уже открывались какие-то базы данных (например, учебная база данных Борей, входящая в поставкуMicrosoftAccess), то в секцииОткрыть базу данных этого окна диалога будет представлен список последних использовавшихся баз данных (не более четырех).

Для того, чтобы открыть существующую базу данных, выполните такую последовательность шагов:

1. В начальном окне диалога MicrosoftAccess, показанном на рис. 2, установите переключательОткрыть базу данных и нажмите кнопкуOK. Если вы случайно выйдете из окна диалога, нажав кнопкуОтмена, то вернуться обратно можно, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+O> (имеется в виду «O» латинское, или, соответственно, «Щ»).

2. На экране появится диалоговое окно Открытие файла базы данных(рис. 3).

3. Выберите нужную папку.

4. Выберите нужное имя файла базы данных.

5. Нажмите кнопку Открытьили дважды щелкните на имени файла базы данных.

Рис 3. Окно диалога Открытие файла базы данных позволяет выбрать папку и имя открываемого файла базы данных

При создании новой базы данных или открытии существующей на экране появляется окно базы данных (рис. 4) и многие элементы меню и панели инструментов становятся доступными. Каждый раз можно открыть толькоодну базу данных.

Рис. 4. Окно базы данных остается открытым до тех пор, пока база данных не будет закрыта

2. Объекты базы данных

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая база данных Access может состоять из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макрокоманд и модулей. В таблице 1 описаны основные объекты, используемые в Access.

Таблица 1. Объекты базы данных

Объект	Описание
Таблица	Содержит данные в формате таблицы; похожа на электронную таблицу
Запрос	Выбирает данные из таблицы на основе заданного условия. Запросы позволяют видеть данные из нескольких таблиц в одной записи
Форма	Выводит на экран данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. Формы также позволяют вводить просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно выводить данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Отчет	Выводит на экран и печатает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. В отчете данные редактировать нельзя. Отчеты могут содержать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Макрос	Автоматизирует стандартные действия, на основе выбранных пользователем команд и событий
Программный модуль	Автоматизирует сложные операции, которые нельзя описать с помощью макрокоманд. Программные модули - это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic

В верхней части окна базы данных расположены корешки вкладок, которые позволяют выбрать один из шести основных типов объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули (рис. 4). Выбрав тип объекта базы данных, например Таблицы, на экране появится список имен имеющихся таблиц. Для того, чтобы открыть нужный объект, дважды щелкните на его имени или, выделив имя, щелкните на кнопкеОткрытьдля таблиц, запросов и форм; на кнопкеПросмотр- для отчетов или кнопкеЗапуск- для макросов и модулей. Для создания новых объектов базы данных или модификации существующих - используйте кнопкиСоздатьиКонструктор.