6. Создание резервной копии базы данных

Одна из наиболее важных “административных” задач ведения базы данных заключается в создании резервной копии. Резервное копирование базы данных необходимо для предотвращения потери важной информации. Создавать резервную копию базы данных необходимо регулярно (особенно перед тем, как вы приступаете к радикальным изменениям и после них).

Создание резервной копии базы данных не представляет труда, так как все таблицы, формы и другие объекты базы данных хранятся в одном файле. Для того, чтобы скопировать базу данных на дискету или в другую папку жесткого диска, можно воспользоваться проводникомMicrosoftWindows95 или командой копирования DOS.

7. Сжатие базы данных

По мере того, как происходит добавление или удаление объектов в файле базы данных, он может стать, в силу особенностей размещения информации на магнитных дисках, сильно фрагментированным (кусочно-связанным), а работа с ним - медленной и непроизводительной. Сжатие базы данных устраняет фрагментацию и повышает скорость работы. Это также экономит свободное пространство на диске. Частота сжатий зависит от того, как часто в базе данных проводится дополнение и удаление объектов. Например, базы данных, используемые в основном для просмотра информации, можно сжимать редко, а те базы, информация в которых обновляется ежедневно или еженедельно, необходимо сжимать регулярно.

Перед сжатием все базы данных должны быть закрыты. Кроме того, убедитесь, что в сети никто не работает с базой данных, которую будете сжимать. Выберите команду СервисСлужебные программыСжать.

Рис. 7. Укажите в этом диалоговом окне базу данных, файл которой нужно сжать

Выберите базу данных и нажмите кнопкуСжать (рис.7).Accessзапросит имя для сжатой базы данных. Можно создать сжатую копию базы данных под другим именем или ввести имя, совпадающее с именем исходной базы данных (в этом случае появится сообщение о том, что вы собираетесь использовать одно и то же имя). В последнем случаеAccessпомещает сжатую базу данных во временный файл. Если сжатие заканчивается успешно,Accessудаляет исходную базу данных и автоматически присваивает её имя новой копии.

8. Восстановление испорченной базы данных

Перебои в электропитании и другие случаи неожиданных поломок компьютера или электронной сети могут испортить вашу базу данных. При открытии базы данных, Access проверяет, не испорчены ли данные, и в случае, если необходимо восстановление данных, выдает на экран соответствующее сообщение.

Если вы подозреваете, что данные испорчены, обнаружив, что часть их потеряна или повреждена, а Access не предупредила об этом, выполните следующие действия:

1. Закройте базу данных. При работе в сети проверьте, что все пользователи закрыли базу данных.

2. Создайте резервную копию базы данных.

3. Выберите команду СервисСлужебные программыВосстановить.

4. Укажите имя и папку восстанавливаемой базы данных.

Нажмите кнопку Восстановить.

9. Создание таблиц

Теперь, когда база данных спроектирована и создана, следующий шаг работы в MicrosoftAccess- создание таблицы для хранения данных. Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты - формы, запросы и отчеты, зависят от данных, содержащихся в таблицах.

В этой главе будет рассмотрено, как создать новую таблицу, работать с таблицей, устанавливать свойства таблиц и свойства полей.