6. Создание отчетов

Отчеты используются для того, чтобы выбрать данные из одной или нескольких таблиц, произвести над ними вычисления, подвести итоги и вывести их на экран или печать. Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

• Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

• Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

1. Создание отчета

Перед тем, как приступать к созданию отчета, уделите немного времени обдумыванию его содержания и оформления. Для этого выполните следующее:

• Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в используемой базе данных.

• Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

• Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

• Обдумайте возможность использования вместо отчета имеющихся форм; возможно, вам понадобится осуществлять как вывод, так и ввод данных в одном формате. Помните, что в отчет нельзя вводить данные или изменять их.

• Просмотрите уже напечатанные отчеты и посоветуйтесь с теми, кто применяет эти отчеты в своей работе, для выявления их недостатков и получения рекомендаций по улучшению.

Рис. 34. Окно диалога Новый отчет

Создание отчетов напоминает создание форм. Для этой цели может использоваться несколько способов. Во-первых, активизируйте окно базы данных, щелкните на корешке вкладкиОтчет, а затем на кнопкеСоздать (рис. 4) или выберите строкуНовый отчет в раскрывающемся списке кнопкиНовый объект на панели инструментов, либо воспользуйтесь командой менюВставкаОтчет. На экране появится диалоговое окноНовый отчет, представленное на рис. 34. В поле со списком внизу окна диалога, выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

Далее рассмотрим, как можно разработать отчет в режиме конструктора. Для этого оставьте маркер на строке Конструктор в верхнем поле окна диалога и нажмите кнопкуOK. На экране откроется окно нового отчета в режиме конструктора (рис. 35).

2. Разработка отчета в режиме конструктора

Режим конструктора отчета предназначен для создания и изменения отчетов. Инструменты и возможности, предлагаемые пользователю в режиме конструктора отчета (список полей, окно свойств, панель элементов и панель инструментов форматирования), аналогичны или очень похожи на те, которые используются при построении форм.

В верхней части окна Accessможно увидеть панели инструментов конструктора отчетов и форматирования. Кроме того, конструктор отчетов предоставляет такие средства разработки, как окно свойств, список полей и панель элементов, которые можно выводить на экран по мере необходимости с помощью командВидСписок полей,ВидСвойства иВидПанели элементов.