2. Редактирование данных

После внесения в таблицу данных, их легко редактировать прямо в режиме таблицы. Перед началом изменения данных существующей таблицы, выделите поле записи, которую необходимо отредактировать. Эту операцию можно выполнить несколькими способами:

• Щелкните в ячейке непосредственно слева от первого символа, который нужно изменить, и расширьте область выделения, чтобы включить в неё все изменяемые символы.

• Дважды щелкните по слову в ячейке, чтобы выделить его целиком.

• Щелкните в левом нижнем углу ячейки (когда указатель мыши примет форму белого контурного знака плюс). Access выделит все содержимое ячейки.

Если поле содержит данные, Access выделит их инверсным изображением. Для того, чтобы полностью заменить содержимое ячейки, просто начните вводить в неё новую информацию. Чтобы иметь возможность перемещать курсор внутри ячейки, нажмите клавишу <F2>. Для данных, выходящих за границы ширины ячейки, воспользуйтесьОкном ввода(<Shift+F2>).

3. Отмена редактирования

Access позволяет отменитьизменения, внесенные в данные. Чтобы отменить изменения, сделанные в текущем поле, нажмите клавишу <Esc>, либо выберите командуПравкаОтменить ввод, либо нажмите кнопкуОтменитьна панели инструментов.

Если необходимо отменить добавление записи в базу данных, дважды нажмите клавишу <Esc> или щелкните по кнопкеОтменитьна панели инструментов. Если курсор находится в поле, которое содержит изменения, то для восстановления текущей записи выберите сначала командуПравкаОтменитьввод, а затем - ПравкаВосстановить текущее поле/запись.

4. Удаление записей

Рис. 15. Когда производится удаление записи, Access дает последний шанс отменить удаление

Если необходимо удалить всю запись, щелкните на поле маркировки записи или воспользуйтесь клавишами перемещения, для того, чтобы перейти к нужной записи, а затем из меню редактированияПравкавыберите командуВыделить запись. В столбце выделения записи появится символ текущей записи, а вся строка будет выделена. Из менюПравкавыберите командуУдалитьили нажмите клавишу <Del>. Access удалит запись и отобразит диалоговое окно, требуя подтвердить удаление (кнопкаДа) или отменить удаление (кнопкаНет) (рис. 15). Следует иметь в виду, что в случае положительного ответа, восстановить уничтоженные данные можно только путем их повторного ввода, либо скопировав из резервной копии таблицы.

5. Управление данными

Перемещение, копирование, поиск и сортировка данных могут быть достаточно утомительными, пока не обращаться к возможностям, которые предоставляет Access. Управление перемещением данных - одна из важных задач автоматизации работы с базами данных, с которой Access прекрасно справляется.

Большая часть возможностей (команд) управления данными находится в панели инструментов:

• Найти.

• Изменить фильтр.

• Копировать в буфер.

• Удалить в буфер.

• Сортировка по возрастанию.

• Применить фильтр Вставить из буфера.

• Сортировка по убыванию.

• Фильтр по выделенному.

Вырезание, копирование и вставка данных.Подобно тому, как и в электронных таблицахExcel,Accessпозволяет вырезать, копировать и вставлять данные из одной ячейки в другую или из одной таблицы в другую.

Чтобы вырезать или скопировать всю запись, сначала выделите её. Затем необходимо поместить вырезанную или скопированную запись в буфер обмена. Для этого выберите команды ВырезатьилиКопироватьиз менюПравка. В нужной таблице выделите записи, которые хотите заменить, и выберите из менюПравкакомандуВставитьили командуДобавить из буфера, чтобы добавить записи в нужную таблицу.

Для копирования или перемещения данных в другую таблицу, выполните такую последовательность действий:

1. В таблице-источнике (из которой необходимо копировать записи) выделите записи, которые хотите скопировать.

2. В меню редактирования Правкавыберите командуВырезатьилиКопировать.

3. Откройте таблицу-приемник (в которую необходимо скопировать записи). При необходимости для согласования очередности полей с таблицей-источником измените очередность полей и свойства полей.

4. Для того, чтобы заменить записи таблицы-приемника, выделите записи, подлежащие замене, и в меню Правкавыберите командуВставить.

5. Для того, чтобы добавить записи в таблицу-приемник, в меню Правкавыберите командуДобавить из буфера.