5. Сортировка результатов запроса

Обычно MicrosoftAccessвыводит записи в том порядке, в каком они были найдены в базе данных. При необходимости можно изменить последовательность вывода данных в наборе записей запроса, задав порядок сортировки, - точно так же, как это делается для таблиц. Щелкните по строкеСортировка бланкаQBEв столбце того поля, по значениям которого необходимо отсортировать записи, и выберите в раскрывающемся списке один из предлагаемых вариантов:

• По возрастанию

• По убыванию

• Отсутствует.

Следует помнить, что выполнять сортировку можно сразу по нескольким полям. Accessприменяет условия сортировки в порядке их расположения в бланкеQBEслева направо. Если для установки нужного порядка возникнет необходимость переместить столбец, щелкните по области выделения столбца (серый прямоугольник над именем поля), чтобы выделить его целиком, и затем перетащите столбец на новое место.

6. Задание свойств запросов

Для каждого запроса MicrosoftAccessпозволяет устанавливать набор свойств, с помощью которых пользователь определяет функциональные характеристики запроса и представление результатов запроса. Чтобы открыть окно свойств запроса, щелкните в любом месте верхней части окна запроса в режиме конструктора вне списка полей и нажмите кнопкуСвойства на панели инструментов. Рассмотрим лишь некоторые из свойств запроса.

Рис. 33. Свойства запроса на выборку

Обычно, при выполнении запроса на выборку в набор записей включаются только некоторые поля. Если необходимо, чтобы были доступны все поля из всех базовых таблиц запроса, установите для свойстваВывод всех полей (рис. 33) значениеДа.В большинстве случаев лучше оставить для этого свойства заданное по умолчанию значениеНет.

В зависимости от сложности запроса и количества записей в базе данных Access, может понадобиться несколько секунд (а то и минут), чтобы найти все строки и начать вывод информации на экран. Если пользователя интересуют только «первые» или «верхние» строки набора записей, получаемые при выполнении запроса, можно воспользоваться свойствомНабор значений для вывода информации на экран, как толькоAccessнайдет первыеn или первыеx% строк. Количество строк в единицах или в процентах заказывает сам пользователь. В раскрывающемся списке предлагаются следующие значения:5, 25, 100, 5%, 25%иВсе.

При выполнении запроса часто возникают ситуации, при которых MicrosoftAccessнаходит повторяющиеся записи, удовлетворяющие заданным условиям. Повторяющимися считаются записи, у которых совпадают значения во всех полях. При значенииДасвойстваУникальные значениявыводятся только те записи, у которых значения всех полей являются уникальными. СвойствоУникальные записииспользуют, когда из результата запроса требуется исключить повторяющиеся записи, причем только в том случае, если в запросе используются поля из нескольких таблиц.

Свойства Уникальные записииУникальные значенияне могут одновременно иметь значенияДа. Например, при значенииДасвойстваУникальные записиавтоматически устанавливается значениеНетсвойстваУникальные значения. Однако, оба свойства могут одновременно иметь значениеНет. В этом случае выводятся все записи.

Остальные свойства используются достаточно редко поэтому здесь не рассматриваются.