3. Разделы отчета

Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул,Нижний колонтитул, между которыми находитсяОбласть данных. Ниже приведен полный обзор разделов отчета.

• Заголовок отчета. Информация, которая выдается в начале первой страницы отчета; например, название отчета.

• Верхний колонтитул. Информация, которая выдается в начале каждой страницы отчета; может содержать, например, заголовки столбцов таблиц или запросов.

• Заголовок группы. Информация, которая выдается перед каждой группой данных; например, название группы.

• Область данных. Содержит данные отчета. Эта область, где выводятся данные из таблиц или запросов.

• Примечание группы.Информация, которая выдается в конце каждой группы данных; например, итоговые результаты по каждой группе.

• Нижний колонтитул. Информация, которая выдается в конце каждой страницы отчета; например, номера страниц.

• Область примечаний отчета. Содержит информацию, которая выдается в конце последней страницы отчета; может содержать, например, итоговые результаты вычислений, выполненных по всем записям отчета.

Линейки с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как задан верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы. Как и при работе с формами, можно изменить размер любого раздела, перетащив его границу. Учтите, что ширина всех разделов должна быть одной и той же, поэтому при изменении ширины одного из разделов Accessавтоматически настраивает ширину всех остальных.

В каждом разделе Accessвыводит сетку макета, которая содержит 24 точки на дюйм по горизонтали и вертикали; кроме того, имеются вертикальные сплошные линии с интервалом в 1 дюйм. Если в качестве единицы измерения используется сантиметр, тоAccessвыводит сетку с 10 точками на сантиметр, как по горизонтали, так и по вертикали. Можно изменить плотность точек в сетке, установив в окне свойств отчета другие значения для свойствЧисло делений по X иЧисло делений по Y. (Если в окне отчета точки не видны, выберите командуВидСетка. Если командаСетка отмечена, но точки все равно не выводятся на экране, попробуйте изменить установкиЧисло делений по X иЧисло делений по Y.)

Верхний и нижний колонтитулы будут печататься, соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета. Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды ВидКолонтитулы. Можно задать заголовок, который будет выводиться только в самом начале отчета, и примечание, печатающееся в конце отчета. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выберите командуФорматЗаголовок/примечание отчета. Как включить в отчет заголовки и примечания для групп будет рассказано в следующем разделе

.

4. Сортировка и группировка данных в отчетах

Отчеты предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию. Например, в отчете по продажам продукции фирмы можно сгруппировать фамилии клиентов по областям или городам.

Группировка возможна только при разработке отчетов. При этом данные разбиваются на группы, которые в свою очередь могут быть отсортированы в соответствии с заданным условием. Например, в отчете - списке телефонных номеров сотрудников фирмы, записи можно сгруппировать по отделам, в которых работают эти сотрудники. Можно также отсортировать этот список в алфавитном порядке названий отделов, а внутри каждого отдела отсортировать фамилии сотрудников по алфавиту.

Рис. 35. Окно отчета в режиме конструктора

Можно провести и многоуровневую группировку на основании данных нескольких полей. Такой группировкой можно воспользоваться, например, для создания отчета, в котором были бы перечислены все сотрудники фирмы и их номера телефонов по подразделению, по отделам внутри подразделения и по занимаемым должностям внутри отдела.

Для того, чтобы сгруппировать данные в отчете, нажмите кнопку Сортировка и группировкана панели инструментов (рис. 35) или в менюВидвыберите командуСортировка и группировка. На экране появится окно с одноименным названием (рис. 36). В верхней части окна можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие - подгруппы внутри групп.

Если щелкнуть в первой строке столбца Поле/выражение, то в правом углу ячейки появится кнопка со стрелкой вниз. Щелкните по ней или нажмите клавиши <Alt+>, чтобы открыть список базовой таблицы или запроса. Выберите в списке поле, которое необходимо поместить в столбецПоле/выражение. Можно также ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса. Установите порядок сортировки в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбцаПорядок сортировки. По умолчаниюMicrosoft Access сортирует значения по возрастанию. Этот порядок можно изменить, если выбрать значениеПо убыванию.

С

Рис. 36. Используйте диалоговое окно Сортировка и группировка для разделения записей по группам и их сортировки

ледует помнить, что условия сортировки можно задать в базовом запросе, но после установки условий в окнеСортировка и группировка, отчет игнорирует любую сортировку, определенную в запросе. Чтобы быть уверенным, что данные в отчете сортируются в нужном порядке, всегда задавайте условия сортировки в окнеСортировка и группировка, а не в базовом запросе.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчет эти разделы, установите для свойств Заголовок группыиПримечание группызначенияДав окне сортировки и группировки, как показано на рис. 36. Для завершения работы нажмите кнопкуСортировка и группировка на панели инструментов или кнопку закрытия в строке заголовка окна.