11. Преобразование таблицы

Access позволяет легко преобразовать таблицу в соответствии с изменившимися потребностями. Можно добавить, переименовать, удалить или переместить поля. Однако, перед тем, как приступить к изменению структуры таблицы, обязательно сделайте резервную копию данных. Кроме того, следует хорошо обдумать возможные последствия изменений структуры таблицы для зависимых объектов базы данных, таких, например, как формы, запросы и отчеты. Рассмотрим основные возможности Access, которые могут использоваться при преобразовании таблиц:

• Удаление поля.Когда поле таблицы оказалось ненужным, его необходимо удалить. Поля, удаленные из таблицы, также должны быть удалены из форм, запросов и отчетов.

• Переименование полей. Переименованные поля должны быть переименованы также в формах, запросах и отчетах. Кроме того, следует переименовать все ссылки на них в расчетах, выражениях, макрокомандах и программных модулях.MicrosoftAccessпозволяет без труда изменить имя поля таблицы - даже в том случае, если в таблицу уже введены данные.

• Изменение типа данных.Изменяя тип, следует иметь в виду, что некоторые преобразования данных не разрешены; например, такие как преобразование данных из любого типа в типСчетчик. В других случаях, если выполняется конвертация из большего по количеству занимаемых разрядов типа данных в меньший, - данные будут усечены (обрезаны или потеряны). Например, преобразование данных числового типа в типДенежный«обрежет» значения, разрешенные для числового типа, и данные соответственно, будут потеряны. (Для получения более подробной информации см. раздел «Типы данных» в начале этой главы.)

• Изменение размера поля.Изменение, усекающие числа с запятой, сопровождаются округлением этих чисел. Если уменьшение длины поля делает значение слишком большим для нового поля, данные будут потеряны (перед этим на экране появится сообщение об ошибке).

Для того, чтобы вставить новое поле, выполните следующее:

1. Установите точку ввода в строке, перед которой необходимо вставить строку.

2. Щелкните на кнопке Вставить строкупанели инструментов или в менюВставка выберите командуПоле.

Можно и иначе: щелкните в столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить строку, перед которой необходимо вставить новую строку поля, и нажмите клавишу <Insert>.

Для того, чтобы переименовать поле, выполните такую последовательность шагов:

1. Выделите ячейку с именем поля.

2. Наберите новое имя.

Чтобы удалить поле, щелкните на кнопке панели инструментов Удалить строку. Или щелкните в столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить строку, которую необходимо удалить, и нажмите клавишу <Del> (или <Delete>).

Для того, чтобы переместить поле, выполните такую последовательность действий:

1. Щелкните в столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить строку, которую необходимо переместить.

2. Переместите строку поля в новую позицию с помощью мыши, нажав и не отпуская левую клавишу мыши до окончания перетаскивания.

3. Просмотр и редактирование данных

Научившись проектировать базы данных и создавать таблицы, можно приступать к вводу данных. Вводить данные и выводить их на экран можно в режиме таблицы или в режиме формы. Режим таблицы позволяет работать в привычном формате строк-столбцов, когда на экране видны одновременно несколько записей. Режим формы дает возможность автоматизировать работу с данными и заменяет бумажные бланки электронными формами, которые можно просмотреть на экране или напечатать. Данная глава посвящена основным возможностям работы в режиме таблицы.

Изучив эту главу, можно научиться добавлять, удалять и редактировать записи, вырезать и вставлять данные, форматировать таблицу, осуществлять поиск, сортировать и фильтровать данные в таблице.