- •Содержание
- •1. Текстовый процессор Word 3
- •2. Процессор электронных таблиц Excel 28
- •3. Использование Access 49
- •Текстовый процессорWord
- •Работа с текстом
- •Ввод текста
- •Позиция ввода
- •Выделение текста
- •Редактирование текста
- •Исправление ошибок
- •Удаление и перемещение текста
- •Копирование текста
- •Преобразование регистра
- •Сохранение документа
- •Форматирование текста и документов
- •Режимы просмотра документов
- •. Форматирование текста
- •Изменение размера и ориентации листа
- •Установка полей
- •Корректура и печать документов
- •Работа с таблицами, диаграммами и графикой
- •Работа с диаграммами
- •Работа с графикой
- •Процессор электронных таблицExcel
- •Основные термины программыЕxcel
- •Движение по табличному полю
- •Ввод данных
- •Ввод текстовых данных
- •Ввод числовых данных
- •Выделение ячеек и интервалов
- •Сохранение рабочей книги
- •Редактирование рабочих листов (таблиц)
- •Форматирование рабочих листов (таблиц)
- •Использование формул и функций
- •Ввод функций
- •Создание и печать отчетов и диаграмм
- •Приложение
- •1. Составим таблицу для расчета зарплаты на малом предприятии.
- •Расчет заработной платы за месяц
- •Сумм(b6:b8),
- •3. Создадим диаграмму заработной платы.
- •Использование Access
- •Создание базы данных
- •Что такое база данных?
- •Когда следует использовать базы данных?
- •Работа с Access
- •Начинаем работать с Access
- •Объекты базы данных
- •Проектирование базы данных
- •Создание новой базы данных
- •Создание резервной копии базы данных
- •Сжатие базы данных
- •Восстановление испорченной базы данных
- •Создание таблиц
- •Создание новой таблицы
- •Преобразование таблицы
- •Просмотр и редактирование данных
- •Ввод и редактирование данных
- •Редактирование данных
- •Отмена редактирования
- •Удаление записей
- •Управление данными
- •Поиск данных
- •Сортировка и фильтрация данных
- •Изменение макета таблицы
- •Создание форм
- •Разработка форм
- •Панель элементов
- •Изменение формы
- •Создание запросов
- •Что такое «запрос»?
- •Создание запроса
- •Работа с окном запроса
- •Заполнение бланкаQbe
- •Сортировка результатов запроса
- •Задание свойств запросов
- •Создание отчетов
- •Создание отчета
- •Разработка отчета в режиме конструктора
- •Разделы отчета
- •Сортировка и группировка данных в отчетах
- •Установка свойств отчета
- •Установка свойств разделов отчета
- •Использование подчиненных отчетов
Ввод и редактирование данных
Создав таблицу в режиме конструктора, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду ВидРежимтаблицы. В этом режиме можно вводить и просматривать данные в привычном формате электронной таблицы. Напомним, что область пересечения строки и столбца называетсяячейкой (клеткой).
Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменений данных во время редактирования. Для ускорения ввода данных и перемещения по таблице в Access существует много быстрых клавиш. В таблице 3 приведен список быстрых клавиш для ввода данных, а в таблице 4 - список быстрых клавиш для перемещения по таблице.
Таблица 3. Быстрые клавиши для ввода данных
Быстрая клавиша |
Описание |
<Ctrl+;> |
Вставляет текущую дату |
<Ctrl+:> |
Вставляет текущее время суток |
<Ctrl+Alt+Пробел> |
Вводит в поле значение по умолчанию |
<Ctrl+’> или <Ctrl+”> |
Вводит значение из того же поля предыдущей записи |
<Ctrl+Enter> |
Вставляет новую строку в поле, подпись или в окно ввода |
<Ctrl++> |
Вставляет новую пустую запись |
<Ctrl+-> |
Удаляет текущую запись |
<F2> |
Переключает режимы редактирования данных и перемещения по таблице |
<Shift+Enter> |
Сохраняет изменения в текущей записи |
Таблица 4. Быстрые клавиши для перемещения по таблице
Быстрая клавиша |
Описание |
<F5> |
Перемещение точки ввода в поле номера записи над строкой состояния. Введите номер записи, к которой хотите перейти, и нажмите <Enter> |
<Tab> |
Перемещение к следующему полю |
<Shift+Tab> |
Перемещение к предыдущему полю |
<End> |
Перемещение к последнему полю текущей записи |
<Home> |
Перемещение к первому полю текущей записи |
<Ctrl+End> |
Перемещение к последнему полю последней записи. Перед изменением текущей записи Access проверяет данные на допустимость и сохраняет любые ещё не сохраненные данные |
<Ctrl+Home> |
Перемещение к первому полю первой записи |
< > |
Перемещение на одну запись вверх в том же самом поле |
< > |
Перемещение на одну запись вниз в том же самом поле |
<Ctrl+ > |
Перемещение к текущему полю первой записи |
<Ctrl+ > |
Перемещение к текущему полю последней записи |
<PgUp> |
Перемещение на один экран вверх |
<PgDn> |
Перемещение на один экран вниз |
<Ctrl+PgUp> |
Перемещение на один экран влево |
<Ctrl+PgDn> |
Перемещение на один экран вправо |
Д
Рис. 13. Пользуйтесь
кнопками управления для перемещения
по таблице
Добавление новых записей. Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.
В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда производится изменение данных или ввод новых записей. В режиме ввода данных Access выдает на экран пустую таблицу, готовую к вводу новых записей, пряча все существующие записи. Чтобы перейти в режим ввода данных, выберите команду ЗаписиВводданных.
В обоих случаях, для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы (см. на рис 14, строку отмеченную звездочкой). Когда начинается ввод данных в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей.
Рис. 14. Добавление
новых записей в таблицу
Перемещаясь по таблице, можно заметить, что в столбце маркировки записи появляются некоторые символы, имеющие следующее назначение:
Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).
Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи, звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.
Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые ещё не сохранены.
Символ блокировки в виде круга с диагональной линией показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения. Этот символ появляется только в том случае, если база данных используется в режиме коллективного доступа в сети.
По мере того, как осуществляется ввод данных и переход от поля к полю, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем, как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных. Пока не будут внесены исправления, перейти к следующему полю не удастся.
Когда осуществляется переход к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, выбрав команду ЗаписиСохранитьзаписьили нажав комбинацию клавиш <Shift+Enter>. Можно также сохранить сразу всю таблицу, нажав на панели инструментов кнопкуСохранитьс изображением дискеты.