3. Проектирование базы данных

Перед тем как приступить к созданию таблиц, форм и отчетов, следует потратить какое-то время на проектирование базы данных. Сконцентрируйте внимание на необходимых для хранения и обработки данных, исполнителях и задачах. Ниже приведены некоторые важные советы, которых следует придерживаться при разработке базы данных.

• Начните с анализа существующей базы данных (созданной вручную или с помощью компьютера). Просмотрите используемые формы и отчеты. Определите источник данных (если это компьютер, подумайте, нельзя ли импортировать уже введенные данные). Поговорите с другими людьми, использующими содержащуюся в базе данных информацию, обсудите возникающие в связи с этим проблемы и пожелания. Просмотрите решаемые с помощью базы данных задачи (и продумайте те, которые следует решать в будущем).

• Идентифицировав данные и задачи, которые следует решить, разделите их на группы (например, разделите информацию о клиентах и информацию о платежных документах). Эти группы впоследствии станут таблицами.

• Определите типы данных, которые будут храниться в каждой таблице. (Таблица клиентов, например, может содержать фамилии клиентов, их адреса и номера телефонов.) Эти группы данных таблицы называются полями. Поля определяют некоторую характеристику или свойство объектов, описываемых строками таблицы.

• Просмотрите общие элементы таблиц. (Фамилия клиента может быть общим элементом таблицы клиентов и таблицы накладных.) Эти общие элементы называются ключевыми полями.

• Продумайте оформление форм и отчетов.

• Определите условия выбора для запросов.

• Обдумайте, как автоматизировать стандартные задачи баз данных, такие как выполнение запросов и печать отчетов.

• Обдумайте проблемы безопасности данных, такие как стратегия создания копий, разделение данных и ограничения доступа при работе в сети.

4. Создание новой базы данных

Спроектировав базу данных, можно приступить к её созданию. Чтобы создать новую базу данных, выполните следующие шаги:

1. 

   Рис. 5. Для того чтобы создать новую базу данных, в диалоговое окно Файл новой базы данных введите имя новой базы данных и щелкните на кнопке Создать

   Установите переключательНовая база данныхв начальном окне диалогаAccess(рис. 2) и нажмите кнопкуOK или выберите командуФайлСоздать, а затем в окне диалогаСозданиещелкните дважды по значкуНовая база данных. После этого откроется окно диалогаФайл новой базы данных (рис. 5).

2. В раскрывающемся списке Папкавыберите нужный диск и папку. В данном примере была выбрана папкаMyDocumentsна текущем диске.

3. В поле Имя файлавведите имя новой базы данных. Access автоматически присваивает новому файлу базы данных расширение .MDB, происходящее от сокращенияMicrosoftDataBase(база данныхMicrosoft). Файл с расширением.MDB Accessиспользует для хранения всех объектов базы данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

4. Щелкните на командной кнопке Создать.

После того как Access создаст новую базу данных, на экране появится пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов (рис. 6). В следующей главе можно познакомиться с более подробной информацией о создании таблиц.

5. 

   Рис.6. Для вновь созданной базы данных появляется пустое окно базы данных

   Поддержка данных в Access

При работе с базой данных приходится решать различные задачи защиты и обновления данных. Например, следует регулярно создавать резервную копию базы данных. Возможно, вы захотите сжать файл базы данных для более эффективной работы, увеличив, таким образом, скорость доступа к данным и уменьшив место на жестком диске, необходимое для хранения файла базы данных. Можно также зашифровать данные, чтобы оградить базу данных от несанкционированного доступа. В этом разделе описаны некоторые из перечисленных выше процедур и приведены рекомендации по их выполнению.