10. Создание новой таблицы

Рис. 8. Окно диалога Новая таблица

Чтобы создать новую таблицу, выведите на экран окно базы данных (рис. 4), перейдите на корешок вкладкиТаблицыи нажмите кнопкуСоздать. На экране появится диалоговое окноНоваятаблица(рис. 8).

Из приведенного в окне списка видно, что в программе Access есть несколько способов создания таблиц.

Режим таблицы служит в основном для ввода, просмотра и редактирования данных. В этом режиме можно так же создавать простые таблицы путем ввода в поля различных типов данных: текст, числа, даты, денежные значения. При этом таблица напоминает обычную электронную таблицу (рис. 9), но в отличие от неё, в данную таблицу нельзя вводить вычисляемые выражения.

Режим Мастер таблицпозволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например, списки рассылки корреспонденции, списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Мастер можно усовершенствовать, добавив собственные шаблоны таблиц.

Рис. 9. Создание таблицы путем ввода данных

После того, как вы выберете тип и зададите поля, Access создаст таблицу и предоставит возможность изменить её внешний вид (можно использовать карточки подсказок). Введите данные в таблицу, созданную мастером. При этом необходимо использоватьРежим таблицы. Применение мастеров - самый простой способ обучения и работы в Access.

В процессе работы с Access, очень скоро может возникнуть ситуация, когда образцы таблиц мастера мало соответствуют создаваемой таблице. В этом случае пришлось бы потратить столько же времени на подбор полей и их переименование, как при построении самостоятельной таблицы. Значит, пришло время познакомиться с режимомКонструктор. Данный режим предоставляет ряд дополнительных возможностей для настройки таблиц, что в свою очередь может отразиться на работе запросов, форм и отчетов, построенных на базе этих таблиц. Поэтому мы более подробно познакомимся именно с режимомКонструктор.

Создание таблицы в режиме конструктора. Сразу отметим, что режим конструктора позволяет создать, изменять структуру и внешний вид таблицы, но в этом режиме вы не сможете вводить данные.

Для того, чтобы вывести на экран в режиме конструктора существующую таблицу, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Если же таблица выведена в режиме таблицы, активизируйте команду ВидКонструктортаблиц.

Для того чтобы описать структуру новой таблицы, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных перейдите на корешок вкладки Таблицы (рис.6).

3. Щелкните на кнопке Создать.

4. В окне диалога Новаятаблица(рис. 8.) сделайте выборКонструктори нажмите кнопкуOK.

На экране появится окно пустой таблицы в режиме конструктора (рис. 10). В верхней части окна, называемой таблицей полей, введите имена полей (Имя поля) и тип данных (Тип данных), а также понятное описание каждого поля (Описание), которое будет впоследствии появляться в строке состояния. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

Имена полей. Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов). Имена полей в каждой таблице не должны повторяться.

Рис. 10. Окно пустой таблицы в режиме конструктора

Типы данных. Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если описать поле какДата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда указывается тип данных поля, Access получает информацию не только о том, какие по типу данные могут храниться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Переменной типаДататребуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа (20-символьному слову необходимо 20 байт памяти). На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

В Access предусмотрены восемь следующих основных типов данных:

• Текстовый.Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ).

• Мемо (меморандум или примечание).Символы, до 64 Кбайт. Поля данного типа служат для ввода в записи больших блоков текста. Поля МЕМО следует использовать только в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов или когда в тексте встречаются символы форматирования, такие, как табуляция или возврат каретки.

• Числовой. Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в таблице 2.

• Дата/Время. Даты и время (до 8 байт).

• Денежный.Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака.

• Счетчик.Последовательная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для каждой добавляемой пользователем записи. Поля этого типа не подлежат изменению.

• Логический.Логические переменные (1 бит, Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

• Поле объекта OLE.ТехнологияObjectLinkingandEmbedding(связь и внедрение объектов) позволяет вставить в базу данныхAccessтакие данные, как картинки, видеоролики, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь связи с другими приложениямиMicrosoftWindows95. Например,Accessпозволяет хранить и редактировать документыMicrosoftWord, электронные таблицыMicrosoftExcel, картинкиMicrosoftPowerPoint, звуковые файлы (.wav), видеофайлы (.avi) или рисунки, созданные в приложенияхPaintbrushилиCorelDraw. Максимальный размер поля до 1 гигабайта

В зависимости от поля и типа данных, Access допускает следующие диапазоны значений для числовых данных (таблица 2).

Таблица 2. Размеры данных числового типа

Размер поля	Объем занима- емой памяти	Диапазон
Байт	1 байт	от 0 до 255; без дробной части
Целые	2 байт	от -32768 до 32767; без дробной части
Длинные целые	4 байт	от -2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части
Одинарной точности	4 байт	Числа с точностью до 6 разрядов. Отрицательные: от -3,402823 Е38 до -1,401298 Е-45. Положительные: от 1,40129 Е-45 до 3,402823 Е38
Двойной точности	8 байт	Числа с точностью до 10 разрядов. Отрицательные: от -1,79769313486232 Е308 до -4,94065645841247 Е-324. Положительные: от 4,94065645841247 Е-324 до 1,79769313486232 Е308

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того, чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося списка Тип данных(рис. 11).

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие, как дефисы в номерах телефонов), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

Рис. 11. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите нужный тип данных из раскрывающегося списка

Описание полей. В столбцеОписание можно ввести пояснительный текст для каждого из полей. Описание полей не обязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния (строка в нижней части окнаAccess), когда точка ввода находится в данном поле. Разработчику приложения следует уделять содержимому поляОписание достаточно внимания, поскольку оно является своего рода мини-справкой для пользователя, тем более, что текст, введенный в это поле, автоматически появляется и в других объектах приложения.

Установка основных ключей. Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить поле (несколько полей), соответствующее основному ключу. Основной ключ, являясь единственным, однозначно идентифицирует каждую запись. Например, в базе данных по учету кадров каждый сотрудник имеет уникальный табельный номер - числовое полеНомерКарточки. Это поле будет основным ключом.

Преимущества использования основного ключа.

• Скорость.Используя основной ключ, Access создает индексы, позволяющие ускорить работу запросов и ряда других функций.

• Упорядочение. Access автоматически сортирует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.

• Отсутствие совпадений. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.

• Связи.Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ.

Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладной и номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.

Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов:

1. В окне конструктора щелкните в области выделения, расположенной слева от имени поля (первый столбец), которое хотите использовать в качестве основного ключа. Для того, чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.

2. Нажмите кнопку Ключевоеполе на панели инструментов или выберите командуПравкаКлючевоеполе. В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.

Установка свойств поля. Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и изображения данных. Устанавливая свойства полей, можно указать следующее:

• Заданное по умолчанию название поля.

• Заданное по умолчанию значение поля.

• Заданный по умолчанию формат (способ отображения на экране) для ввода данных.

• Границы допустимых значений при вводе данных.

• Индексирование (для полей, которые можно индексировать). Смотрите далее раздел «Индексированное поле».

• Способ вывода на экран, а именно: размер поля и форматы.

После того, как произведен выбор типа данных, Accessвыведет свойства поля в нижней части окна. Здесь можно задать значения свойств поля, набор которых меняется в зависимости от выбранного типа данных, причем некоторые из значений свойств устанавливаются по умолчанию (рис. 11). Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу - формы, отчеты и запросы.

В списке Свойства поляокна таблицы (рис. 11) перечислены следующие свойства:

• Размер поля. Это свойство задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Поле с текстовым типом данных может иметь размер от 1 до 255 символов; по умолчанию устанавливается 50 символов. Для числового типа данных размер поля может быть из диапазонов, указанных в таблице 2.

• Формат поля.Задает определенный формат изображения дат и чисел, например, 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994.

• Число десятичных знаков.Устанавливает число знаков после точки (запятой) в полях типаЧисловойиДенежный, например 2.99.

• Маска ввода(только для полей типаТекстовыйиМемо). Устанавливает символы форматирования, такие, как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.

• Подпись.Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

• Значение по умолчанию.Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы проката компакт-дисков.

• Условие на значение.Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата компакт-дисков должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.

• Сообщение об ошибке. Можно определить текст сообщения, котороеMicrosoftAcctssбудет выводить в случаях, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение.

• Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер -НомерКлиента.

• Индексированное поле.Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле. (Более подробная информация приведена в разделе «Индексированное поле» дальше в этой главе.)

Для того, чтобы установить свойства полей, выполните такую последовательность действий:

1. Выберите поле, свойства которого необходимо установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля (см. рис. 11).

2. Щелкните на выбранном свойстве или нажмите клавишу <F6> для перемещения в область свойств поля.

3. Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).

4. Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого также необходимо установить свойства.

5. Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.

Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите командуОбласть вводадля вывода диалогового окна.

Индексированное поле. Индексы помогают Access быстро находить нужные записи.Индекс- это внутренняя таблица, состоящая из двух столбцов: первый - значение выражения, содержащего поле или поля, включенные в индекс, второй - местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа. Можно создать дополнительные индексы, установив для соответствующих полей таблицы свойство индексирования.

Рис. 12. Свойство Индексированное поле можно использовать для создания индекса, учитывая наличие повторяющихся или уникальных значений полей

Если часто производится поиск или сортировка информации по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектовOLE,Мемои логического типа (см. раздел «Типы данных»).

Можно установить следующие свойства индексирования (см. рис. 12):

• Нет. Не создается индекс по данному полю. Это свойство устанавливается по умолчанию (автоматически) для всех полей, за исключением основного ключа.

• Да(Совпадения допускаются). Создается индекс, учитывающий возможность повторения значений в полях. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «Фамилия», которое может содержать повторяющиеся значения (однофамильцы).

• Да(Совпадения не допускаются). Создается индекс в предположении, что значения поля не повторяются. Например, в таблице «Сотрудники» можно создать индекс по полю «Табельный номер», которое содержит уникальные значения.

Чтобы установить свойства индексирования, выполните такую последовательность действий:

1. Используя режим конструктора, в таблице полей выберите поле, которое хотите проиндексировать.

2. В таблице свойств поля выберите свойство индексирования - Индексированное поле.

3. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.

4. Выберите тип индекса (см. рис. 12)

Чтобы построить индекс по нескольким полям, выберите команду Индексы в менюВид или нажмите кнопкуИндексы на панели инструментов.

Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы в Accessсоздаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Можно в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в окне конструктора таблиц.