6. Поиск данных

Стандартная задача базы данных - поиск записи по заданному значению одного из полей. Предположим, что на фирму звонит клиент и спрашивает, есть ли на складе конкретный товар. Воспользовавшись командой поиска Найти, можно определить наличие товара по его названию.

Если использовать команду поиска ПравкаНайти, на экране появится диалоговое окноПоиск в поле, предлагающее ввести условие поиска (рис. 16). Можете указать Access искать в текущем поле (стандартная установка) или во всех полях, просматривать записи вперед или назад, искать значение, с учетом или без учета, различий строчных и прописных букв. Можно также искать соответствие данных условию поиска, начиная только с начала поля, с любого места поля или поиск точного (без лишних символов) значения поля. Щелкните на кнопкахНайтииНайти далее, чтобы, соответственно начать или продолжить поиск.

Для того, чтобы найти запись, выполните следующие действия:

1. В меню Правкавыберите командуНайти. На экране появится диалоговое окноПоиск вполе.

2. Введите данные, которые нужно найти, в строку Образец.

3. Опишите область и направление поиска Просмотр-Все(поля),ВверхилиВниз.

4. Выберите условие поиска Совпадение.

5. Если необходимо различать прописные и строчные буквы, активизируйте опцию С учетомрегистрасимволов, записанных в строкеОбразец.

6. Если необходимо искать данные в том виде, в котором они выводятся на экран, а не в том, в котором они хранятся, активизируйте опцию С учетом формата полей.

7. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, снимите флажок Только в текущем поле.

8. Чтобы начать поиск, щелкните на кнопке Найти. Access выведет первую запись, удовлетворяющую заданному условию поиска.

9. Щелкните на кнопке Найтидалее, чтобы продолжить поиск и вывести следующий результат поиска.

10. 

    Рис. 16. Для быстрого поиска записи щелкните на кнопке Найти, расположенной на панели инструментов, и введите искомый текст или условие поиска

    Чтобы закончить поиск, щелкните на кнопкеЗакрыть.

7. Сортировка и фильтрация данных

Когда производится открытие таблицы, Accessвыводит строки в последовательности, определяемой значениями основного ключа. Если этот ключ не определён, строки таблицы выводятся в той последовательности, в которой они были введены. Если необходимо изменить их порядок,Accessпредоставляет все необходимые для этого средства.

Access позволяет сортировать и фильтровать данные в режиме таблицы. Эта возможность может пригодиться для формирования списка записей на основании нескольких условий сортировки или фильтрации.

Существует несколько способов сортировки данных. Самый простой и быстрый из них - использование кнопок на панели инструментов. Сначала необходимо открыть таблицу, затем щелкнуть мышью в любом месте столбца, значения которого требуется отсортировать. Дальнейшие действия зависят от того, в каком порядке необходимо сортировать данные. Если по возрастанию, то нажимается кнопка Сортировка по возрастанию;если по убыванию -Сортировка по убыванию.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Когда выбирается командаЗаписиФильтрРасширенный фильтр, на экране появится диалоговое окноФильтр (рис. 17). Укажите нужное поле (поля), порядок (по возрастанию или по убыванию) и условие отбора. Условие указывает Access, какие записи необходимо выбрать. Условие отбора может быть выражением, включающим операторы, например «=» и «>», а также символы, например «*» и «?». Чтобы получить помощь при вводе условия сортировки, нажмите правую кнопку мыши в ячейкеУсловие отбора, а затем выберите командуПостроитьв меню быстрого доступа.

Для того, чтобы воспользоваться фильтром, выберите команду ЗаписиПрименитьфильтр или нажмите кнопкуПрименитьфильтр на панели инструментов. Отфильтрованные данные (выборка) появятся на экране в виде таблицы.

Рис. 17. Фильтры обеспечивают быстрый временный способ отображения части данных таблицы

Чтобы увидеть опять все записи, выберите командуЗаписиУдалитьфильтр или нажмите кнопкуУдалитьфильтрна панели инструментов.

Чтобы отфильтровать данные, выполните такую последовательность действий:

1. Выберите команду ЗаписиФильтрРасширенныйфильтр. На экране появится диалоговое окно фильтра (рис. 17).

2. Перейдите в строку Поле. В раскрывающемся списке выберите поле, по которому необходимо провести фильтрацию, или дважды щелкните на нужном имени поля в списке полей.

3. Перейдите в строку Сортировка. В раскрывающемся списке выберите нужный порядок сортировки:По возрастанию,По убываниюилиОтсутствует.

4. Перейдите в строку Условия отбораи введите условия поиска.

5. Повторите пп. 2-4 для каждого поля, по которому хотите провести фильтрацию.

6. Нажмите кнопку Применить фильтрпанели инструментов или выберите командуЗаписиПрименитьфильтрдля просмотра выбранного подмножества данных.