Вопрос 2. Документооборот

Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.

В таблице № 14 приведен график документооборота.

Таблица № 14

УТВЕРЖДЕН

приказом от _______________ 20___г.

График документооборота № ___________

Наименование документа	Создание документа					Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	количество экземпляров	ответственный за выписку	ответственный за оформление	ответственный за исполнение	срок исполнения	ответственный за проверку	кто представляет	порядок представления	срок представления	кто исполняет	срок исполнения	кто исполняет	срок передачи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.

Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформлением документов.

Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует и подразделения объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

ВЫПИСКА ДОКУМЕНТА

ВЫПОЛНЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ, УКАЗАННЫХ В ДОКУМЕНТЕ

ПОСТУПЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛТЕРИЮ ОТ ОПЕРАТИВНЫХ РАБОТНИКОВ

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТОВ

ТАКСИРОВКА (РАСЦЕНКА) ДОКУМЕНТОВ

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ

СОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТЧЕТОВ

КОТИРОВКА ДОКУМЕНТОВ (УКАЗАНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЧЕТОВ)

ЗАПИСЬ ДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА СЧЕТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (АРХИВ)

Схема 24 Документооборот

Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право, в соответствии с положением об оформлении бухгалтерских документов. Устанавливается определенный регламент по их заполнению. Бухгалтерская обработка документов состоит из следующих стадий:

а) контроль документа:

• формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение всех реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

• арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали;

• проверка документов по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, давших разрешение на проведение данной операции;

б) таксировка документов предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

в) группировка показателей и их запись в соответствующие бухгалтерские документы.

Для того чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей, при их составлении необходимо соблюдать следующие требования:

1. заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами черного или синего цвета либо на машинных носителях информации. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

2. строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. точно и ясно излагать содержание документа;

4. четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. снабжать документы необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

При хранении бухгалтерских документов следует соблюдать требования ряда нормативных документов, таких как:

• Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13;

• - Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждении, организации и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5;

• - Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38' (далее по тексту -Перечень-2001);

• Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная Минфином СССР от 08.03.1960 № 63 (разд. XIV "Хранение документов и учетных регистров")";

• Перечень документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, утвержденный постановлением МНС РБ от 30.05.2003 № 63'" (далее - Перечень-2003).