Учетные регистры
ПО ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ ПО ХАРАКТЕРУ ЗАПИСИ
Схема 25. Классификация учетных регистров.
Классификация учетных регистров приведена в схеме 25.
Регистр должен иметь название, период (начало и окончание) регистрации операций, фамилии и подписи лиц, ответственных за его ведение. Основанием для записей в бухгалтерских регистрах является первичный документ, своевременно переданный и принятый (по форме и по существу) для регистрации работниками бухгалтерии.
Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах осуществляется в хронологической последовательности с систематизацией на счетах синтетического и аналитического учета согласно плану счетов.
Лекция 2. Порядок заполнения учетных регистров
Вопросы:
Порядок и техника записей в учетные регистры.
Типы ошибок, допускаемых в учете и методы из исправления.
Вопрос 1. Порядок и техника записей в учетные регистры.
Выбор того или иного способа заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: вида и формы учета, отраслевой принадлежности предприятия и т. д. Однако любая техника ведения учетных регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или только по кредиту забалансового счета).
По числу копий записи бывают:
простые;
копировальные.
Простые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экземпляре (например, это записи в журналах-ордерах; в Главной книге и т д ) Копировальные (многократные) записи делаются в двух и более экземплярах. Например, записи в кассовой книге кассир производит под копирку. Второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к нему первичными документами в виде отчета затем сдается в бухгалтерию.
По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на:
производимые вручную;
производимые с помощью ЭВМ.
По технике выполнения записи бывают:
линейные (линейно-позиционные);
шахматные.
Качество записей в учетных регистрах играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетных данных. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:
Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.
Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.
Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:
По документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
По массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры.
По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.
Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.
Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогами за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).
Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда.
Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением. Можно выделить обязательные элементы записей:
Дата записи в учетный регистр;
Номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
Основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
Номера счетов и позиций аналитического учета;
Сумма.
После всех проверенных записей выполненных в журналах-ордерах и ведомостях выполняется заключительная сводка учетных данных - перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.