Кассовая книга

Журналы-ордера

Накопительные и группировочные ведомости

Главная книга

Регистры аналитического учета

Бухгалтерский баланс и отчетные формы

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Запись

Сверка записи

Схема 27. Журнально-ордерная форма учета (документооборот)

Лекция 3. Простая форма учета. Автоматизированная и упрощенная форма учета

Вопросы:

1. Книжно-журнальная форма учета.

2. Упрощенные формы учета.

3. Автоматизированные формы учета.

Вопрос 1 Книжно-журнальная форма учета.

Книжно-журнальная форма учета используется в потребительской кооперации. Основным регистром являются журналы (книги). Форма включает 10 журналов и 21 книгу. Общая схема обработки информации приведена на схеме 28. Данные о хозяйственных операциях из первичных документов в хронологической последовательности записываются в соответствующие журналы, где производится их систематизация по корреспондирующим счетам (например, по счету 50 «Касса» ведется журнал № 1; по счету 51 «Расчетные счета» — журнал № 2).

Запись

Сверка записи

Схема 28. Обработка информации при книжно-журнальной форме

В конце месяца бухгалтер подсчитывает в журналах итоги — обороты по дебету, кредиту и остатки. На основании итогов журналов после сверки встречных сумм составляются мемориальные ордера. По операциям, не записанным в журналы (например, по счету 01 «Основные средства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.), также составляются мемориальные ордера. Итоги мемориальных ордеров заносят в регистрационный журнал, а затем информация из мемориальных ордеров записывается по каждому счету в Главную книгу. Итоги Главной книги (остатки и обороты по синтетическим счетам) переносят в оборотную ведомость, по данным которой составляется бухгалтерский баланс. Достоинства формы:

• большинство журналов представляют собой комбинированные регистры, сочетающие признаки аналитического и синтетического учета (например, по счету 20 «Основное производство»;41 «Товары» и т. д.), что делает ненужным ведение каких-либо других учетных регистров аналитического учета;

• основные регистры этой формы (журналы и книги) открываются на 1-й финансовый год, что создает дополнительные возможности использования этой информации для анализа;

• проста в изучении.

Недостатки книжно-журнальной формы: многократность одних и тех же записей в различных регистрах и, как следствие, сложность при выявлении ошибок, небольшая скорость при обработке информации.

Вопрос 2. Упрощенные формы учета.

На предприятиях с небольшим документооборотом и объемом обрабатываемой информации используются упрощенные формы учета. Старейшей из них является журнал-главная (американская) форма, описанная в 1802 году. Используется в Республике Беларусь на небольших предприятиях, в бюджетных учреждениях, колхозах и т. д. Основным регистром является книга журнал-главная (схема 29). Записи в нее делаются на основании мемориальных ордеров, составленных по однородным первичным документам. При наличии большого количества первичных документов их предварительно объединяют в группировочных ведомостях, итоги которых служат основанием для составления соответствующих мемориальных ордеров. В конце месяца по книге журнал-главная подсчитывают итоги.

Запись

Сверка записи

Схема 29. Схема обработки информации при форме учета «журнал-главная»

Параллельно с синтетическим учетом на основании первичных документов ведется аналитический. Для этого открывают книги или карточки специальной формы. В конце месяца по ним подсчитывают итоги и составляют оборотные ведомости. Данные оборотных ведомостей аналитического учета сверяют с соответствующими синтетическими счетами в книге журнал-главная. После этого составляется баланс.

Достоинством формы является то, что она проста в ведении. Недостатки заключаются в том, что основной регистр (журнал-главную) может вести только один человек. Следовательно, ее невозможно применять для обработки больших объемов информации, т. е. на крупных и средних предприятиях.

С развитием предпринимательской деятельности в 1991 г. на малых предприятиях стала внедряться также другая упрощенная форма ведения учета. Ее основной регистр — журнал регистрации хозяйственных операций. Для дополнительных расчетов используют ведомости учета имущества и заработной платы. Общая схема обработки информации приведена на схеме 30.

Запись

Сверка записи

Схема 30. Схема обработки информации при упрощенной форме ведения учета.

Достоинства этой формы учета те же, что и формы журнал-главная, недостатком является то, что она неэффективна при обработке больших объемов информации.