2.3. Фази циклу опрацювання облікової банківської інформації

Бухгалтерський облік у банках ведеться в автоматизованому режимі на основі меморіально-ордерної форми рахівництва з використанням інформаційних комп’ютерних технологій. Використання підсистеми «Операційний день банку» (ОДБ) дало змогу зменшити кількість процедур ручної обробки інформації, знизити витрати часу на обробку облікової інформації, підвищити оперативність отримання звітних даних. Основні функції ОДБ:

• введення та обробка інформації з розрахунково-грошових документів;

• створення та ведення особових рахунків та масивів нормативно-довідкової інформації;

• ведення аналітичного і синтетичного обліку, формування ба­лансу та відповідних форм звітності за кожний банківський день;

• сервісні функції: відкриття, закриття та протоколювання бан­ківського дня.

Облікова система незалежно від розмірів банку призначена для збору, опрацювання фінансової інформації про діяльність бан­ку та періодичного звітування щодо неї. Фінансові звіти складають наприкінці кожного звітного періоду, який також називають обліковим періодом. Протягом кожного звітного періоду облікова система повинна збирати та опрацьовувати економічну інформацію про всі операції, що здійснювались банком. Збір та опрацювання облікової інформації називають циклом цього процесу, оскільки він повторюється з новими даними кожного облікового періоду. У циклі можна виділити кілька послідовних фаз, починаючи з власне господарської операції, опрацювання інформації в обліковій системі протягом облікового періоду, до кінцевої фази — складання фінансових звітів. У повному обсязі обліковий цикл виконується за рік.

При комп’ютерній обробці облікової інформації більшість фаз облікового циклу здійснюється в автоматизованому режимі, і цей процес неможливо простежити наочно. Однак для розуміння цього процесу розглянемо зміст окремих фаз.

Початкова фаза циклу опрацювання облікової інформації — це збір первинної інформації щодо кожної операції. Діяльністю, пов’язаною зі збором інформації, займається чимало співробітників банку, і не тільки обліковців. Первинні документи містять інформацію для внесення до облікової системи. Такі документи повинні вчасно надходити і містити повну та достовірну інформацію про кожну операцію. На цій фазі перевіряється правильність оформлення первинного документа. Економічна інформація збирається постійно, як тільки відповідна операція відбулась. Якість інформації на виході з облікової системи обумовлюється насамперед якістю та своєчасністю надходження первинних даних про здійснені господарські операції.

Друга фаза — аналіз кожної операції з метою визначення впли­ву операції на баланс банку та встановлення економічних наслід­ків кожної операції для банку. Аналіз операцій потребує розуміння сутності господарських операцій і грунтовних знань процедур обліку. Визначення економічних наслідків кожної операції здійсню­ється відповідно до фундаментальної облікової моделі:

Активи = Зобов’язання + Капітал,

та рівності:

Дебет = Кредит.

На цій фазі бухгалтерський запис з документа вводиться в комп’ютерну систему, тобто здійснюється реєстрація операції.

Третя фаза — в автоматичному режимі операції розносяться за бухгалтерськими рахунками. При виконанні роботи вручну еконо­мічні наслідки кожної операції занотовуються у Журналі реєстрації господарських операцій (операційному щоденнику) у хроноло­гічному порядку. Журнал повинен відповідати трьом вимогам:

1) давати змогу відобразити в обліку зміст господарських операцій у хронологічному порядку;

2) давати змогу знайти можливі помилки у відображенні тієї чи іншої операції;

3) давати змогу мати усі записи щодо економічних наслідків кожної операції на одному носії.

Кожна операція відображається в журналі окремим проведенням за дебетом і кредитом відповідних рахунків. Кожне проведення у журналі робиться на відповідну дату, записи у журналі ведуть у хронологічному порядку. Це забезпечує можливість подальшої перевірки правильності запису та виявлення можливих помилок.

Четверта фаза — перенесення даних до Головної книги (постинг).

У Головній книзі зібрано різні рахунки: для кожного типу активів, зобов’язань та капіталу відкритий власний рахунок. Перенесення даних до Головної книги — важлива рекласифікація даних з хронологічного порядку у журналі до класифікації за фундаментальною обліковою моделлю: «Активи = Зобов’язання + + Капітал». Головна книга може вестись по-різному, наприклад, з використанням окремої картки для кожного рахунку. За умов комп’ютеризованої бухгалтерської системи дані Головної книги містяться в електронній пам’яті, але навіть у цьому разі розрізняють окремі бухгалтерські рахунки.

Отже, перенесення хронологічно упорядкованої інформації з журналу до Головної книги являє собою важливу рекласифікацію даних, оскільки в Головній книзі інформацію класифіковано як активи, зобов’язання, капітал, доходи, витрати, позабалансові рахунки, а не згідно з хронологією.

Особливості форми рахунків Головної книги в банках залежать від програмного забезпечення. Форма Т-рахунків застосовується переважно для ознайомлення з системою обліку. Типова форма рахунків, яка використовується на практиці, має вигляд таблиці, відповідає концепції «дебет-кредит», має додаткові колонки для дати, пояснень, номера кореспондуючого рахунку, вхід­ного та вихідного сальдо.

П’ята фаза — складання попереднього перевірного балансу.

На підставі даних Головної книги складають попередній баланс, котрий відповідає таким запитам:

1) дає змогу перевірити дотримання рівності між сумами за дебетами і кредитами рахунків на кінець облікового періоду;

2) подає фінансові дані у формі, зручній для подальшої роботи зі складання фінансових звітів. Такий баланс називають поперед­нім, оскільки до нього не внесено результатів коригуючих проведень. Перевірний баланс складається за всією номенклатурою бухгалтерських рахунків.

Шоста фаза — виправлення помилок, виявлених у процесі складання перевірного балансу, звіряння даних аналітичного і синтетичного обліку. Виправлення здійснюється методом зворотного сторно на підставі виправних ордерів.

Сьома фаза — здійснення коригуючих проведень — регламен­тується Порядком формування коригуючих проведень, що здійснюються комерційними банками України з метою забезпечення реальної фінансової звітності, затвердженим Постановою Правління НБУ від 9.10.2001 р. № 427. Коригуючі проведення застосовуються для таких бухгалтерських коригувань, як переоцінка, нарахування та рух резервів, розрахунки за податками та обов’яз­ковими платежами, що безпосередньо впливають на фінансовий результат звітного періоду. Коригуючі проведення здійснюються після дати балансу протягом перших днів наступного місяця, відображаються в балансі банку за поточну дату в день фактичного здійснення проведення. Наприклад, необхідно здійснити коригуюче проведення 3-го числа після звітного місяця за нарахованими доходами. Проведення у балансі здійснюються 3-го числа Д 1208 «Нараховані доходи за коштами до запитання в НБУ», К 6000 «Процентні доходи за коштами до запитання в НБУ» на суму 150 грн.

Коригуючі проведення мають чотири основні характеристики:

1. Сальдо рахунку доходів або витрат у звіті про прибутки та збитки змінюється.

2. Сальдо рахунку активів або зобов’язань у балансі змінюється.

3. Реєструються після звітного періоду.

4. Ніколи прямо не впливають на рахунки обліку готівкових коштів та на кореспондентський рахунок.

Восьма фаза — складання звіту про прибутки та збитки комер­ційного банку.

Дев’ята фаза — підсумкові проведення на рахунках звіту про прибутки та збитки. Рахунки доходів і витрат називають номінальними (тимчасовими) рахунками, оскільки вони використовуються для накопичення даних тільки за поточний обліковий період. Наприкінці кожного періоду їх кінцеві сальдо переносяться до рахунку 5040 «Прибуток чи збиток минулого року, що очікує затвердження». Періодичне закриття рахунків доходів і витрат робиться за допомогою підсумкових проведень. Підсумкові проведення виконують подвійне завдання:

1. Перенесення чистого доходу до нерозподіленого доходу (капіталу);

2. Установлення нульового сальдо за кожним рахунком доходів і витрат на початок нового облікового періоду.

Рахунки бухгалтерського балансу (активів, зобов’язань, капіталу) не закривають періодично, тому вони називаються постійними або реальними. Сальдо балансового рахунку на початок нового облікового періоду має дорівнювати сальдо цього рахунку на кінець попереднього періоду.

Десята фаза — складання повного пробного балансу. Ця фаза має процедурний характер, її мета — перевірка сальдо рахунків після здійснення підсумкових проведень, що може здійснюватись автоматично у комп’ютеризованій обліковій системі. Повний проб­ний баланс складається тільки з постійних рахунків, оскільки всі рахунки доходів і витрат закриваються наприкінці облікового періоду на рахунок фінансового результату. На підставі повного пробного балансу складається балансовий звіт банку.