Тема 3. Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації

План

1. Поняття облікової номенклатури.

2. Структура облікової інформації.

3. Облікові номенклатури первинного, поточного і підсумкового обліку.

4. Методика вибору технології відображення та носіїв облікової інформації.

5. Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку.

6. Організація забезпечення формами паперових носіїв, зберігання і облік.

3.1. Поняття облікової номенклатури

Облікова номенклатура — це перелік (склад) господарських фактів про форми функціонування засобів виробництва, джерел їх утворення, про господарські операції і результати господар- ської діяльності, які повинні знайти відображення у бухгалтерському обліку. Першочерговим завданням організації облікових но­менклатур є відбір цих фактів, явищ і формування переліку цих облікових номенклатур.

Історично склалося так, що обсяг робіт з бухгалтерського обліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, й оформлення її здійснювалося за методом аналогії. Організація бухгалтерського обліку в умовах автоматизації без розроблення облікових номенклатур неможлива.

Ураховуючи різноманітність та велику кількість об’єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за підрозділами бухгалтерського обліку — основні засоби, готівкові кошти, оплата праці тощо, причому окремо для кожної стадії облікового процесу — первинного, поточного і підсумкового обліку. Особливістю розроб­лення облікових номенклатур в умовах автоматизованого обліку є створення системи довідкової та нормативної інформації.

Облікові номенклатури має розробляти обліковий апарат під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи можуть залучатися фахівці інших служб, заінтересованих у раціональному документуванні операцій з метою оперативного контролю за діяльністю суб’єкта господарювання.

Формування переліків облікових номенклатур — важливий мо­мент організації облікового процесу. Їх наявність дає змогу більш обґрунтовано обирати і проектувати первинні документи, визначати обсяги облікових робіт, сприяє ліквідації дублювання в обліку, фор­муванню раціонального документообігу, вирішенню інших завдань.

3.2. Структура облікової інформації

Облікова інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною одиницею, яка не підлягає подальшому змістовому поділу, є реквізит.

Реквізити — це обов’язкові дані, установлені законом або відомчими положеннями для документів, без яких вони не можуть бути підставою для відображення операції в обліку.

Розрізняють два види реквізитів: реквізити-ознаки і реквізити-основи. Перші характеризують якісний, а другі — кількісний бік об’єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак є: номер документа, назви матеріалу і постачальника тощо, а реквізитів-основ — кількість матеріалів, сума тощо.

Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують тільки для повної характеристики об’єкта обліку.

Кожний реквізит-основа разом з кількома реквізитами-озна­ками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником. Один або кілька економічних показників утво­рюють носія економічної інформації — документ.

Документи можуть містити тексти, зображення, звуки тощо. У вузькому розумінні документ — це діловий папір, що юридично підтверджує певний факт чи певне право.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма отри­мання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці чи іншо­му носії.

Для управлінської діяльності, особливо для бухгалтерського обліку, важливою є юридична сила документа, яку забезпечує наявність необхідних реквізитів і правильне їх оформлення.

Службові документи, що складаються в установі банку, повинні мати встановлений комплекс обов’язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення: назву установи — автора документа, вихідні номери і дату, назву документа, текст, підпис, дані про розробника документа. Для листів, що надсилаються електрон­ною поштою, вказується номер поштової скриньки відправника.

Документи, що надходять або складаються в бухгалтерії, оформ­ляються на бланках паперу форматом А-3 (розмір 297  420 мм), А-4 (розмір 210  297 мм) і А-5 (розмір 148  210 мм). Установлені такі види бланків:

• бланки розпорядчих документів;

• єдиний фірмовий бланк установи для листів;

• бланк департаменту для листів.

Листи, доповідні записки, довідки та інші документи, призначені для використання в межах установи, складаються на чистих аркушах, а не на бланках.

При підготовці і розсиланні документів засобами електронної пошти службові бланки не використовуються.

На форматах А-3, А-4 і А-5 оформляються як організаційно-розпорядчі, так і бухгалтерські документи.

Кожний службовий документ повинен мати повну й аргументовану інформацію, повне найменування установи, заголовок до тексту. Останній не складається на телефонограми, телеграми, телефаксограми, повідомлення та листи форматом А-5.