Таблиця 3.3

Номер файла	Назва файла	Періодичність	Назва форми	Номер форми	Спосіб подання та адреса подання
1	2	3	4	5	6

Тема 4. Організація документообігу і діловодства

План

1. Поняття і стадії документообігу.

2. Документообіг за банківськими операціями.

3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв.

4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови.

5. Організація діловодства.

4.1. Поняття і стадії документообігу

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг — це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення).

Документопотік — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів.

Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Обробка інформації, відображеної у документах, в обліковому процесі полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями. Найбільш суттєвими у технології облікового процесу є операції передавання від одного виконавця іншому й обробки (виконання різних технічних, логічних процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання або одержання документа ззовні, просування від місця складання або одержання до місця обробки, рух у процесі обробки, рух до місця зберігання — архіву. Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які виконуються окре­мим виконавцем за певний час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності операції, доку­мента, тривалості його руху.

Документи з часу їх створення (надходження) і до передання їх до архівного підрозділу установи банку зберігаються за місцем їх формування — у структурних підрозділах. З метою оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинки справ зазначаються індекси за номенклатурою. Схоронність документів і справ до передання їх до архіву забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловод- ство. Вилучення документів зі справ постійного зберігання забороняється, дозволяється лише видача справ у тимчасове користування з дозволу керівника установи банку.

Вилучення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання за відповідний період згідно з вимогами інструкцій з архівної справи. Для знищення вилучаються справи, строк зберігання яких закінчився до 1.01 року, в якому складено акт. Після здачі документів на знищення вносяться відповідні записи до журналу обліку надходження й вибуття документів з архіву.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарської операції та одержанням необхідних відомостей про цю операцію органами управління.