4.3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв

Найбільш поширеним є графічний спосіб організації руху інфор­мації і носіїв. В окремих випадках застосовують текстовий спосіб.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікових робіт: строки передавання (здавання) документів, особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання доку­мента та дотримання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують: крім посад виконавців, указують їхні пріз­вища, строки можуть бути конкретизовані по годинах і хвилинах.

Графік документообігу має передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожний первинний документ, мінімальний термін знаходження його у підрозділі.

Графік документообігу може оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі складання, передавання й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом і кожним виконавцем із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, емпірічним способом тощо.

При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу ува­гу приділяють питанню передання документа від одного вико­навця іншому, у разі необхідності конкретизується спосіб передавання різними каналами зв’язку. Організація документообігу на стадії складання і просування включає вибір форм первинних документів за кожним об’єктом обліку, вибір технічних засобів і способів складання первинних документів, визначення складу осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання первинного документа, визначення часу на документування.

4.4. Види графіків документообігу та основні принципи їх побудови

Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) і зведені (на групу носіїв) графіки документообігу. Зазвичай складають графіки табличної форми. В індивідуальних графіках фіксують: за рядками (горизонталь) — види робіт, за графами (вертикаль) — служби, структурні підрозділи, посадові особи, строки виконання та інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами. Як правило, їх використовують для оптимальної організації руху документів на стадії первинного обліку. Для складання оперограми необхідно визначити:

• перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

• склад осіб, відповідальних за складання документа;

• час роботи над документом від першої до останньої операції;

• технічні засоби, за допомогою яких виконуються операції над документом;

• спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому.

На кожний документ складають оперограму, або документо- граму.

У зведених графіках планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних робітників до бухгалтерії і звідти — до передання в архів. У цих графіках не відображають порядок складання документа. Зведені графіки розподіляють за розділами обліку (зведений графік руху документів з обліку матеріалів тощо). У рядках, як правило, вказують назву усіх первинних документів, якими оформляється операція, а у графах — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть з документом, строки обробки, види процесів обробки.

Основні принципи побудови графіків документообігу такі:

• документ слід складати в момент виконання господарської операції, після створення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за вірогідністю показників документа. З графіка має бути виключений процес проходження документів по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції;

• час проходження документів від місця складання до бухгалтерії має бути мінімальним, а надходження документів до бухгал­терії — рівномірним;

• у графіку слід чітко зазначати час складання документа і його проходження через кожну інстанцію, строки передання документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені;

• графік складають у двох примірниках: перший передається структурному підрозділу установи, другий — зберігається у головного бухгалтера.