4.2. Документообіг за банківськими операціями

Документообіг у банках — комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських операцій.

Правильна організація документообігу в банках забезпечує ефективність внутрішньобанківського контролю операцій, прискорення обіговості коштів у розрахунках, нормальний режим робочого дня при рівномірному навантаженні обліково-операцій­ного апарату банку, найкоротший шлях проходження документів без повторного їх передання одному і тому ж виконавцеві.

Банківський документ — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.

Під банківською документацією розуміють сукупність документів, які є письмовим свідченням виконання операцій і підставою для відображення їх в обліку.

Усі банківські операції документально підтверджуються. Документи, які засвідчують операції, називають первинними.

Банківські документи класифікують за такими ознаками:

1) за місцем складання — внутрішні і зовнішні;

2) за призначенням — розпорядчі і виконавчі;

3) за змістом — грошові, меморіальні, інші;

4) за обсягом — прості і зведені.

Для спрощення обробки документи уніфікують: розробляють форми документів, які використовуються для різних операцій. Так, бланками платіжних доручень оформляють перекази грошових коштів і одержання лімітованих чекових книжок, оплату товару або послуг.

Обов’язковими реквізитами банківських документів є:

• назва документа (форми);

• номер і дата складання;

• місце складання документа;

• назва отримувача коштів;

• зміст операції (підстави для її здійснення);

• сума операції (цифрами і прописом);

• номери рахунків за дебетом і кредитом;

• назва банку (отримувача та платника коштів) і номер МФО;

• підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежать від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва, місце­знаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслу­говують, номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції, сума цифрами і літерами, коди опрацювання інформації, печатка і підписи посадових осіб клієнта, інші дані.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — зліва, бухгалтерські і статистичні — справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення інформації з них в облікову систему.

Грошово-розрахункові операції, які виконуються установами банків, різні за своїм змістом. Залежно від характеру операції грошово-розрахункові документи операційного відділу (внутрішньобанківські та клієнтські) поділяють на меморіальні і касові.

Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. До їх складу належать:

• вимоги-доручення,

• платіжні доручення,

• меморіальні ордери,

• виправні ордери,

• розрахункові чеки,

• розпорядження кредитного відділу,

• акредитиви,

• електронні розрахункові документи,

• векселі.

Касові документи:

• прибуткові касові документи — об’ява на внесення готівки, прибутковий касовий ордер, повідомлення;

• видаткові касові документи — грошовий чек, видатковий касовий ордер.

Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що складаються у банку, має бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до виписок з рахунків. Усі примірники документів заповнюють за допомогою технічних засобів або від руки українською мовою. Документи, які надають клієнти банку, повинні мати підписи уповноважених відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації. Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється банком — створювачем документа на машинозчитувальному носії, а також забезпечуються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

У кожному банку повинен розроблятися графік документо- обігу, який затверджується керівником банку.

Документообіг за банківськими операціями проходить низку послідовних стадій.

На першій стадії перевіряються форма і зміст документів, що надійшли, визначається можливість виконання операції залежно від стану рахунків.

На другій стадії документи підписуються відповідальними виконавцями, а в окремих випадках — контролерами. За деякими операціями цієї стадії складають похідні документи.

На третій стадії документи групуються за балансовими і позабалансовими рахунками, здійснюється механізоване й автоматизоване опрацювання документів і відображення операцій в обліку.

На четвертій стадії документи групуються і брошуруються в папки для здавання в поточний архів.

Організація документообігу в умовах автоматизації обліку має свої особливості:

• приймання і контроль документів здійснюють обліково-опе­раційні працівники;

• на початку дня операційні працівники перевіряють рахунки і проводять підготовчу роботу до прийому клієнтів;

• операційні працівники обслуговують клієнтів у їх присутності;

• документи проводяться за рахунками в день їх надходження;

• оплата документів можлива, якщо у клієнта вистачає коштів на рахунку;

• операційний день у банку закінчується видачею усіх вихідних форм (оборотні, сальдові відомості, щоденний баланс тощо);

• перевірка вихідних форм та формування архівних папок документів покладається на обліково-операційних працівників.