Описание бизнес-процессов предприятия

Материал подготовлен с использованием работы: Ю. Клубничкина Описание бизнес-процессов предприятия// Менеджмент сегодня, №5, 2005.

Любой руководитель хочет, чтобы его компания работала как часы: чтобы подчиненные не беспокоили руководителей по мелочам, чтобы у всех сотрудников было время на обдумывание работы или на дискуссии в Internet. Желания разные, но суть одна — разгрузить себя от текучки.

Каждый подчиненный хочет четко знать, за что он отвечает, а за что – нет, кто ответственный за допущенные ошибки.

Под бизнес-процессом понимается последовательность процедур (операций), ведущая к достижению того или иного результата деятельности компании. Основной принцип включения операций в бизнес-процесс – их повторяемость с определенной периодичностью.

Можно выделить ключевые процессы, которые осуществляются практически на каждом предприятии:

• снабжение сырьем

• подготовка производства

• производство

• маркетинг и продажи

• финансы.

В свою очередь каждый ключевой бизнес-процесс можно разбить на несколько процедур, которые потом можно описать как отдельные бизнес-процессы. Например, бизнес-процесс «маркетинг и продажи» включает в себя процедуры отгрузки готовой продукции, логистики, взаимодействия с клиентами, ценовой и ассортиментной политики, планирование продаж и т. д.

Это своеобразная «матрешка», в которой бизнес-процессы нижнего уровня являются процедурами бизнес-процессов высокого уровня.

Регламентация бизнес-процессов — это разработка внутренних документов, определяющих основные бизнес-процессы компании, участников процедур, их права и обязанности, а так же закрепляющих правила выполнения процедур, их последовательность и взаимосвязь.

С организационной точки зрения регламент бизнес-процесс является внутренним нормативным документом компании, ее законом. С технической точки зрения – это подробно описанная последовательность процедур при выполнении какого-либо вида работ с указанием сроков, исполнителей и ответственных, входящих и исходящих документов, а так же пояснений относительно выполнения процедур.

К регламенту формируются приложения — схема бизнес-процессов и формы документов, в нем использующиеся. Если формы сложные, в приложениях целесообразно привести также образцы их заполнения и (или) пояснения к заполнению.

Написание регламентов — занятие трудоемкое, поэтому для его выполнения следует сформировать рабочую группу. Руководить деятельностью рабочей группы должен один человек, его может назначить директор компании или выбрать рабочая группа. Руководитель рабочей группы является координатором работ, он также осуществляет коммуникации с руководством компании.

В рабочую группу должны входить представители всех подразделений, участвующих в описываемом бизнес процессе.

На первом заседании рабочей группы необходимо определить формат работ и подготовить примерный план действий. Настоятельно рекомендуется назначить строго определенное время для совещаний группы — это позволит руководителю группы вовремя отслеживать отклонения от сроков и решать проблемы взаимодействия между подразделениями.

Работу над описанием бизнес-процесса целесообразно начинать с создания его схемы.