Формы документов

Очень важным элементом написания бизнес-процессов являются формы документов. Некоторые документы (например, аналитические отчеты) могут быть написаны в свободной форме, но для большинства документов форму необходимо стандартизировать. Форма документов помимо информационных полей, должна содержать также все грифы (утверждение, согласование), подпись исполнителя, дату составления и т. д.

Основные требования к формам документов должны быть следующие:

1. Оптимальное количество форм (в погоне за максимальной информативностью можно увлечься настолько, что исполнители не в состоянии будут заниматься своей текущей работой).

2. Максимальное удобство для пользователей (форма должна быть понятной на интуитивном уровне).

3. Оптимальная информативность (формы должны содержать только ту информацию, которая необходима получателю в его деятельности).

Перед тем как приступить к разработке новых форм документов, рекомендуется проанализировать те, которые используются в организации в настоящее время. В этом случае не придется «изобретать велосипед» и это позволит откорректировать потоки информации.

К разработке форм необходимо привлекать как будущих исполнителей процедур, так и получателей информации. Разработанные формы должны быть удобны как для одних, так и для других.

После того как регламент написан, согласован и утвержден, нужно приступить к его внедрению. С точки зрения мотивации персонала, лучше не разводить сильно по времени согласование регламента и начало работы по нему.

Некоторые сложные процессы следует внедрять постепенно.

Основные системы, используемые в организациях

Для работы на различных организационных уровнях предназначены четыре основных вида ИС.

Системы операционного уровняпомогают менеджерам комбинировать все элементарные действия транзакции внутри организации. Это продажи, денежные поступления, депозиты, платежные ведомости, поступления сырья в производство. Основными целями использования систем этого уровня являются решения рутинных задач и мониторинг всех транзакций внутри компании. Для быстрого получения ответов на эти вопросы информация должна быть легкодоступной, свежей и точной.

Системы работы со знаниямиподдерживают знания организации. Назначением таких систем является интеграция новых данных и знаний и помощь сотрудникам в работе со всевозможной документацией.

Подобные информационные системы, особенно установленные на рабочих станциях, являются наиболее распространенными программами, используемые в настоящее время.

Системы управленческого уровняслужат для мониторинга, контроля, помощи в принятии решений. Системы управленческого уровня могут представлять юридические отчеты и состояние дел информацию по отдельным операциям. Некоторые системы управленческого уровня помогают в принятии нестандартных решений. Они полезны при необходимости принятия «неструктурированного» решения, исходные предпосылки для которого не всегда ясны. Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных, которые нельзя получить внутри самой организации.

Стратегические системыпомогают сотрудникам верхнего эшелона управления решать вопросы стратегии и заниматься долгосрочным планированием, учитывая при этом кроме данных самой компании реалии внешнего мира.