Создание схемы бизнес-процесса
Схемы бизнес-процессов можно создавать в любом графическом редакторе, нолучше всего в MSVisio.
В схеме должна содержаться следующая информация:
название процедуры;
входящие документы;
исходящие документы;
управляющие воздействия;
ответственный исполнитель.
Для большей наглядности можно также указать сроки выполнения процедур. При выборе формата представления данных важно, с одной стороны, отобразить достаточное для понимания процесса количество информации, а с другой — не «перегрузить» схему лишними деталями.
Каждая процедура бизнес-процесса изображается отдельным элементом или группой элементов.
Название процедуры — короткая и отражающая ее сущность фраза, например: «Утверждение прайс-листа», «Формирование отчета о деятельности конкурентов», «Расчет себестоимости по номенклатуре» и т. д.
Входящая информация — любая внешняя или внутренняя информация, на основании которой строится работа в ходе процедуры. Например, это может быть заказ о клиента, документ из другого департамента компании, финансовая информация от подразделений и т. д.
Исходящая информация — результат исполнения процедуры.
Входами и выходами процедур могут быть как документы, так и материальные потоки (денежные, сырьевые, готовой продукции и т. д.).
Управляющие воздействия — это нормативные акты, целевые установки и прочие внешние факторы, которые являются «законодательными» в процессе исполнения процедуры.
Ответственный — это лицо или структурное подразделение компании, которое отвечает за выполнение процедуры и ее сроки. Строгое правило: ответственный должен быть у каждой процедуры, и только один.
Иногда в процедуре принимают участие несколько персон. В этом случае их участие также целесообразно отмечать на схеме, а ответственного указывать непосредственно в регламенте бизнес-процесса.
Особое внимание необходимо уделять местам стыковки бизнес-процессов. Это касается в первую очередь оформления финансовых документов (стыковки основных и вспомогательных бизнес-процессов) и разработки последовательных бизнес-процессов, когда выходы одного бизнес-процесса являются входами для другого.
Элементы схемы могут соединяться друг с другом, образуя как последовательные, так и параллельные цепочки. В популярном сегодня стандарте IDEF0 принято располагать процедуры последовательно, по диагонали (из верхнего левого края листа в нижний правый), задавая очередность и выполнение соединительными стрелками.
Пример схемы бизнес-процесса в стандарте IDEF0 приведен на рис. 5.7.
Рис. 5.7.Пример схемы бизнес-процесса
Бумажный экземпляр схемы бизнес-процесса рекомендуется передать на подпись руководителю компании, предварительно собрав подписи согласования с участников рабочей группы.
Написания регламента
После того как схема бизнес-процесса сформирована, можно приступать к ее описанию, т. е. созданию собственно регламента. Его целесообразно разделить на три большие части:
общее положение
описание процедуры
дополнительные действия.
В общих положениях указывается область действия регламента компании, сроки его вступления в силу и сроки действия, приводятся принятые условные обозначения, указываются участники бизнес-процесса.
В описании процедуры последовательно рассматриваются все шаги бизнес-процесса. При описании используется единый для всех процедур шаблон. Как показала практика, наиболее полным является следующий список параметров:
Название процедуры должно быть кратким, однозначно понимаемым и совпадать с названием процедуры в схеме процесса. Процедуры удобно нумеровать в соответствии со схемой бизнес-процесса.
Ответственный (указывать должность лица, ответственного за выполнение процедуры, фамилию и инициалы).
Поля «Участники», «Утверждает» — этоnпараметр необязателен, но может использоваться для описания некоторых процедур (собрания, совещания и т. д.), в которых особенно важен состав участников. Если утверждение документа не выделено в отдельную процедуру, целесообразно указать не только ответственного за подготовку документа, но и утверждающего, вводящего в действие.
Сроки исполнения процедуры могут быть указаны как в виде календарной даты, так и в виде срока от начала или до окончания процесса в целом.
Входы процедуры – перечисление входящих документов и потоков (информации, материалов).
Результаты выполнения процедуры – список исходящих после выполнения процедуры документов и потоков (информации, материалов).
Порядок исполнения процедуры и требования к ней — подробное описание конкретных шагов по выполнению процедуры. По каждому шагу процедуры должны быть указаны исполнители, используемые формы документов, определены сроки выполнения шага. Если документ проходит несколько инстанций, необходимо указать порядок передачи документа с указанием лиц, которые эту процедуры непосредственно осуществляют, и сроков. Также актуальны сроки при провидении согласований и утверждений.