2. Особливості підготовки й проведення ділових зустрічей із зарубіжними партнерами. Структура протоколу і програми.

Будь-яка ділова зустріч підтримується взаємною зацікавленістю. Із цією метою й організується зустріч. Про організації ділової зустрічі можна домо-витися за допомогою 1) особистої зустрічі; 2) електронної пошти; 3) скайпу; 4) телексу; 5) телефону. Важливими факторами досягнення мети виступають ре-сурсні витрати учасників: 1) час; 2) ступінь напруженості; 3) характер відно-син між ними.. Особливої уваги вимагають протокол і програм і їх перебу-вання

2.1. Структура протоколу ділових зустрічей із закордонними партнерами.

1) Предмет ділової зустрічі. 2) Місце проведення. 3) Тимчасові границі. 4) Кі-лькість учасників. 5) Матеріали для обговорення і підсумкові документи зу-стрічі.

Предмет ділової зустрічі. Предметом ділової зустрічі є питання, які ви-носяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік головних проб-лем. Переговори, як правило, проводяться по питань: 1).Обговорення основних форм діяльності. 2) Зміни форм діяльності. 3). Припинення співробітництво, коли умови або підходи однієї сторін не задовольняють іншу. 4) Проведення протокольних переговорів - «візити увічливості», які проводяться для особис-того знайомства з партнерами.

Місце проведення ділової зустрічі. Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав’язує) свій варіант місця зустрічі, однак остаточне слово про місце прове-дення залишається за запрошеною стороною. Проводяться ділові переговори як правило, у службових приміщеннях: 1) Своєї фірми. 2) У партнера. 3) Дистан-ційно.

Тимчасові границі ділової зустрічі. По даному пункті необхідно врахо-вувати такі фактори: 1) Не планувати зустріч у понеділок. Хоча, з іншого боку, у понеділка є свої переваги («почати тиждень із важливих зустрічей, задати ді-ловий тон і т.д.). 2) Не планувати зустріч безпосередньо перед обідом, Близько 11 годин запропонувати партнерам чашку кава. Це підбадьорить обидві сторо-ни. 3) Не слід планувати зустріч відразу ж після обіду, її бажано хоча б через годину, надавши партнерам можливість зібратися з думками. 4) Не вирішувати важливі питання в п’ятницю (Week-end). 5) Обговорюйте тривалість зустрічі. Обговорювати час і тривалість зустрічі й дотримуватися обов’язково регла-менту. Домовившись про час проведення зустрічі, будьте точним.

Кількість учасників ділової зустрічі. При необхідності на зустрічах і пе-реговорах з іноземними партнерами в протокольних списках приводяться коро-ткі відомості про сферу діяльності й інтересів кожного учасника, тему майбут-нього виступу. Обмінюються протокольними списками до початку зустрічі. Як-що ж списки завчасно не складені, для того, щоб володіти інформацією про учасників зустрічі, сторони обмінюються візитними картками. Важливість пра-вильного підбора складу і рівня учасників переговорів залежить від значення, що на-дають зустрічі її учасники, характеру угоди й культурного рівня сторін.

Матеріали для обговорення й підсумкові документи зустрічі. У про-цесі переговорів необхідно розрізняти кілька категорій документів, які обгово-рюються в ході зустрічі: 1) Звід документів, що відображають позицію уча-сника зустрічі по широкому колу питань. Як правило, вони містить рекоме-ндації щодо питань, які будуть розглядатися. 2) Проекти угод, протоколів або договорів, які пропонуються як основа для проведення переговорів. 3) Резо-люції, які відбивають можливі варіанти взаємовигідних рішень, розробле-них і про-понованих заздалегідь, але обговорюються в процесі переговорів обох сторін. 4) Допоміжні матеріали або підбор документів. Добірка матеріалу може складатися з офіційних довідок й інших документів, вирізок з газет і жур-налів, які містять відомості про партнера і його бізнес.