3.5. Принципи роботи з журналами

Всі зареєстровані в програмі документи, операції, проведення зберігають­ся у відповідних журналах.

Конфігурація "Бухгалтерський облік для України" містить наступні жур­нали:

• Документів;

• Операцій (журнал операцій);

• Кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку (журнал прове­день);

• Повний журнал.

Відкрити журнали можна наступними шляхами:

1. Використовуючи пункт головного меню"Журналы".

2. Використовуючи пункти "Журнал операций", "Журнал проводок", "Жур­налы документов" головного меню"Операции". Привиборі останнього на екрані з'являється вікно для вибору журналу документів (рис. 3.22).

3. Використовуючи кнопки панелі інструментів головного вікна, які забез­печують відкриття журналів:

й/ - договорів;

- рахунків-фактур;

- прибуткових накладних;

- видаткових накладних;

- документів роздрібної торгівлі;

- складських документів;

64

Рис. 3.23. Журнал "Банк".

Документи в журналі мають піктограми, які позначають:

А -проведені документи;

_І -зареєстровані, але не проведені документи;

XI - документи, позначені на видалення.

Працюючи з журналами документів, можна виконувати наступні дії:

1. Додавати нові документи.

2. Виправляти зареєстровані документи.

3. Переглядати реквізити документів.

4. Копіювати документи.

5. Вводити документи інших типів.

6. Позначати на видалення зареєстровані документи.

7. Відміняти проведення документів.

8. Виправляти час реєстрації документів.

9. Встановлювати інтервал перегляду документів в журналі.

10. Здійснювати пошук документів.

11. Переглядати операції та кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що створені документами.

12. Відкривати журнали операцій та проведень.

13. Отримувати дерево документів -взаємозв'язок документів різних типів, які відносяться до однієї господарської операції.

14. Отримувати реєстр документів.

15. Отримувати дані про рух засобів на рахунках бухгалтерського обліку, що викликаний документами й ручними операціями.

Зазначені дії можна виконуються типовими шляхами (див. розділ 3.3.2).Для додавання нового документу використовують кнопку панелі інстру­ментів £^ або пункт "Новый" головного меню"Действия", або аналогічний

66

пункт контекстного меню, або клавішу Insert клавіатури. У випадку, якщо журнал містить дані одного документу, на екрані з'явиться вікно для реєст­рації його реквізитів. Якщо журнал відображає дані декількох типів докумен­тів то при додаванні нового рядка на екрані спочатку з'явиться перелік до­кументів, які можуть бути зареєстровані в журналі, а після вибору необхідно­го - вікно для реєстрації його реквізитів.

Для виправлення зареєстрованого документу необхідно зробити активним рядок, що відображає його реквізити, та вибрати кнопку панелі інструментів Ш або пункт "Открыть" головного меню"Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінацію клавіш Shift+Enter клавіатури, або натиснути два рази мишкою, після чого на екран буде виведене вікно для редагування реквізитів документа.

Перегляд реквізитів документу здійснюють за допомогою кнопки панелі інструментів або пункту "Просмотр" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню. У разі виконання цієї дії на екран виводиться вікно перегляду реквізитів документа.

Для копіювання реквізитів документу необхідно встановити курсор на ря­док, що відображає його реквізити, та вибрати кнопку панелі інструментів ' + або пункт "Копировать" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або клавішу F2 клавіатури. У цьому випадку на екран виводиться вікно з реквізитами документу, що копіювався, в якому можна виправити відмінні дані нового документу.

У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" існує можливість створення документів одних типів на підставі документів інших типів. При цьому, в новий документ автоматично переносяться реквізити того докумен­ту, який був документом-підставою. Наприклад, на підставі накладної можна створити податкову накладну. Для виконання цієї дії виділяють документ в журналі та вибирають кнопку панелі інструментів або пункт "Ввести на оснований" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінацію клавіш AU+F9 клавіатури. Система виводить вікно для вибору необхідного типу документу. Слід відмітити, що документи, введені на підставі інших документів, будуть взаємопов'язані між собою і відобража­тимуться при отриманні дерева документів.

Особливістю конфігурації "Бухгалтерський облік для України" є те, що Документи не можуть бути видалені з журналу. Вони спочатку повинні бути позначеними на видалення. Для цього використовується кнопка панелі ін­струментів . або пункт "Пометить на удаление" головного меню "Дейст­вия", або відповідний пункт контекстного меню, або клавіша Delete клавіату­ри. Аналогічно здійснюється відміна позначення документу на видалення.

Виправлення реквізитів більшості документів можлива у випадку відміни їх проведення. Для виконання цієї дії призначений пункт "Сделать документ не проведенным" головного меню"Действия",або аналогічний пункт кон-

5*

67

текстного меню.

Для непроведеного документу можна змінити час його реєстрації. Для цього використовується пункт "Изменить время документа'' головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню. Програма надасть можливість вказати новий час реєстрації документу.

Кожний журнал характеризується інтервалом відображення інформації. Для налагодження зручного для користувача інтервалу застосовується кнопка панелі інструментів t*"H або пункт "Интервал" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню. Користувач може вказати потріб­ний інтервал журналу.

Перегляд операцій або кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку, що створені при проведенні документу, здійснюється відповідно за допомо­гою кнопок панелі інструментів, чи пунктів "Открыть операцию", або "Открыть проводки" головного меню "Действия", чи аналогічних пунк­тів контекстного меню. Програма відкриває лише ті операції та проведення, що створені поточним документом.

Виконувати перехід в журнал операцій або проведень, працюючи з жур­налом документів, можна за допомогою кнопок панелі інструментів відпові­дно або пунктів "Перейти в журнал операций" і "Перейти в журнал проводок" головного меню"Действия", або аналогічних пунктів контекстно­го меню. Програма відкриває журнал операцій або журнал проведень, в яких активною буде операція або проведення, що створені поточним документом.

Працюючи з журналом документів можна здійснювати пошук необхідної інформації за допомогою пункту "Поиск" головного меню "Действия". Мож­на проводити пошук за наступними ознаками:

• реквізитом (пункт "Искать");

• датою (пункти "Следующая дата", "Предыдущая дата");

• номером (пункт "Найти по номеру").

Пошук документу за реквізитом аналогічний пошуку в довідниках, при виконанні якого необхідно задати умови (рис. 3.16).Принципи швидкого пошуку також не відрізняються від довідників.

У випадку виконання пошуку за датою документу програма автоматично встановлює маркер на запис з наступною або попередньою датою.

Для виконання пошуку за номером документу призначена кнопка пане­лі інструментів або пункт "Поиск" —> "Найти по номеру" головного меню "Действия". Уразі приведення цієї дії необхідно вказати точний номер у вік­ні умов пошуку та натиснути кнопку "Найти" вікна (рис. 3.24).

Кнопки "Реєстр", "Дерево" і "Печать движений" журналу документів використовуються для отримання відповідно реєстру, дерева документів, та друку операцій, поточного документу журналу.

У програмі існує можливість виконання певних дій одночасно з групою документів. У цьому випадку користувач може виконати наступні операції:

68

1. виключити проведення, сформовані документами;

2. включити проведення, що формують документи;

3. позначити документи на видалення;

4. відмінити позначення документів на видалення;

5. зробити документи не проведеними;

6. провести документи.

Рис. 3.24. Умови пошуку документу за номером.

Виконання цих дій одночасно з групою документів можливе у разі вибору пункту "Обработка документів" головного меню "Сервис". Програмою ви­водиться вікно, в якому задаються параметри опрацювання документів (рис. 3.25)