8.2.2. Автоматизація розрахунків з підзвітними особами

Дані про підзвітних і матеріально-відповідальних осіб підприємства збері­гаються в довіднику "Контрагенти".

Операції видачі готівки з каси та повернення невикористаних сум у касу підзвітними особами проводяться в програмі за допомогою касових ордерів. Окрім цих документів у реєстрі "Авансові звіти" пункту головного меню "Документи" модуля „Бухгалтерія" системи можна формувати звіти про ви­користання коштів підзвітними особами. Документ "Авансовий звіт" дозво­ляє оформити операції розрахунків з підзвітною особою та оприбуткувати товарно-матеріальні цінності, об'єкти основних засобів, інші матеріальні та нематеріальні активи за національну валюту від підзвітної особи.

Звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, окрім типових шляхів реєстрації, можуть створюватись з використанням да­них раніше зареєстрованого касового ордеру, що відображав видачу коштів під звіт.

Реквізити звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, реєструються у відповідних полях вікна документу (рис. 8.2):

1.На закладці .Документ":

• тип, номер, дата звіту (поля групи Авансовий звіт");

• тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації звіту про

використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (поля групи ,Документ-підстава")\

• дані про підзвітну особу та організацію (поля групи ^Контрагенти");

• суми отриманого авансу, витрачених коштів та заборгованість підзві­тної особи (поля групи „Суми").

2. На закладці Призначення": призначення авансу, що видавався підзвітній особі.

3. На закладці „Специфікації" шляхом додавання записів реєструються ви­трати підзвітної особи з використанням довідника ,^оменклатор".

Слід звернути увагу на те, що інформацію про витрачені кошти та забор­гованість підзвітної особи не можна внести в електронну форму авансового звіту вручну. Вони заповнюються програмою автоматично на підставі даних специфікації документу та суми попередньо виданого авансу.

190

Рис. 8.2.Вікно реквізитів звіту про використання коштів, наданих на від­рядження або під звіт.

У реєстрі "Авансові звіти" окрім типових можна виконувати наступні дії:

1. Переглядати касові ордери, пов'язані з авансовими звітами.

2. Друкувати документи.

3. Отримувати додаткові звіти.

8.3. Автоматизація операцій отримання запасів

Для збереження даних про запаси та послуги призначений довідник "Но­менклатор". Програма дозволяє зареєструвати операції лише з тими ТМЦ і послугами, інформація про які зберігається в цьому довіднику. При реєстра­ції реквізитів запасів і послуг у довіднику "Номенклатор" вказуються насту­пні дані (рис. 6.4):

• коротке найменування ТМЦ або послуги;

• повне найменування ТМЦ або послуги;

• вид податкової групи, яка буде використовуватись для розрахунку сум податків при реєстрації операцій з ТМЦ та послугами;

• номенклатурна група, до якої відноситься ТМЦ;

191

• одиниця виміру;

• країна, яка виготовляє ТМЦ.

Крім цих реквізитів, у довіднику " номенклатор" можна реєструвати об­лікові ціни, за якими ТМЦ оприбутковуються. Слід звернути увагу на те, що програма зберігає історію змін облікових цін (рис. 6.3).

При реєстрації операцій надходження запасів у програмі „Парус-Підприємство" можна використовувати наступні документи модуля „Реаліза­ція і склад":

1. "Вхідний рахунок на сплату";

2. "Прибутковий ордер";

3. "Вхідна податкова накладна".

Черговість реєстрації документів залежить від першої події: оприбутку­вання ТМЦ (рис. 8.3)або перерахування коштів в якості передоплати за ТМЦ (рис. 8.4).

Рис. 8.4.Черговість реєстрації документів при отриманні запасів за умови першої події передоплати за ТМЦ.

192

У випадку готівкових розрахунків при надходженні запасів черговість ре­єстрації документів аналогічна за виключенням того, що платіжне доручення заміняється видатковим касовим ордером.

Документ .Вхідний рахунок на сплату" відображає дані рахунку постача­льника на оплату запасів. Реєстрація у програмі вхідного рахунку на сплату обов'язкова, навіть у випадку відсутності його паперового аналогу.

Вхідні рахунки на сплату створюють у модулі „Реалізація і склад" у ре­єстрі " вхудні рахунки на сплату" (пункт меню Документи") типовими шля­хами. Реквізити вхідного рахунку на сплату реєструються у відповідних по­лях вікна документу (рис.8.5):

Рис. 8.5. Вікно реквізитів вхідного рахунку на сплату.

1.На закладці ,Документ";

• тип, номер, дата рахунку (поля групи Документ");

• тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації вхідного рахунку на сплату (поля групи ,Підстава");

• термін сплати рахунку;

• необхідність внесення цін з врахуванням податків (поле ,Ціни вклю­чають податки").

2. На закладці контрагенти":

• реквізити постачальника (поля групи ,Від кого");

• реквізити власної організації (поля групи ,кому").

3. На закладці „Суми" програма автоматично відображає дані про суми: рахунку, сплачені постачальнику та оприбуткованих ТМЦ.

4. На закладці „Відмітки" є можливість встановити позначки, коментарі тощо.

193

5. У табличній частині вікна реквізитів документу шляхом додавання запи­сів з використанням довідника "Номенклатор" вказується перелік ТМЦ, що включені в рахунок, їх кількість, ціни, суми. У реєстрі ,Вхіднi рахунки на сплату" окрім типових передбачено викону­вати наступні дії:

1. Відображати факт оплати рахунку шляхом створення записів про плате­жі в журналі платежів, використовуючи дані зареєстрованих документів.

2. Реєструвати видатковий касовий ордер, який відображає оплату зареєст­рованого рахунку готівкою.

3. Реєструвати прибутковий ордер, який відображає оприбуткування виро­бничих запасів (товарів) включених у рахунок.

4. Переглядати записи журналу платежів, касові ордери, прибуткові доку­менти, що створені з використанням даних документу.

5. Отримувати додаткові звіти.

Факт оплати рахунку постачальника у програмі реєструється шляхом створення платежу в журналі платежів. Відобразити оплату можна, викорис­товуючи дані раніше зареєстрованого вхідного рахунку до сплати. В цьому випадку програма виводить на екран вікно реквізитів платежу, інформація якого відповідає зареєстрованому рахунку. Змінювати дані такого платежу можна до тих пір, поки вони не збережені в журналі платежів програми.

Створені у модулі „Реалізація і склад" записи журналу платежів доступні для опрацювання у модулі „Бухгалтерія". В останньому, на підставі зареєст­рованих платежів є можливість реєструвати банківські чи касові документи, що підтверджують факт проведених оплат рахунків постачальників, а також відображати відпрацювання платежів або платіжних документів у господар­ському обліку.

У разі здійснення оплати постачальнику готівкою, у модулі „Реалізація і склад", використовуючи дані вхідного рахунку до сплати, можна створювати касовий ордер. Зареєстрований таким чином документ буде доступний у мо­дулі „Бухгалтерія" для перегляду та відпрацювання у господарському обліку.

Документ Прибутковий ордер" відображає у програмі оприбуткування ТМЦ і створюється у реєстрі "Прибуткові документи" модуля „Реалізація і склад", окрім типових, наступними шляхами:

• 3 використанням заздалегідь підготовленого зразка.

• На підставі раніше зареєстрованого вхідного рахунку до сплати. Реквізити прибуткового ордеру реєструються у відповідних полях вікна

документу (рис.6.15), структура якого аналогічна вхідному рахунку до спла­ти.

У реєстрі "Прибуткові документи" окрім типових можна виконувати на­ступні дії:

1. Реєструвати документи на повернення ТМЦ постачальникам на підставі прибуткового ордеру.

2. Додавати ціну реалізації ТМЦ, що оприбутковуються ордером.

194

З Переглядати вхідні рахунки до сплати та документи на повернення ТМЦ постачальнику, що пов'язані з даним документом.

4. Отримувати додаткові звіти.

5. Виконувати додаткові функції:

• експорт реєстру прибуткових документів;

• імпорт реєстру прибуткових документів;

• експорт документів;

• пошук товарів, що не виставлені на продаж.

Працюючи з прибутковими документами у модулі „Бухгалтерія", окрім типових дій можна реєструвати реквізити податкових накладних, отриманих від постачальників, використовуючи дані прибуткових ордерів.

Реквізити податкової накладної постачальника відображає у програмі до­кумент ,Вхіднa податкова накладна", який може реєструватись у відповід­ному реєстрі модуля „Бухгалтерія" окрім типових шляхів з використанням даних раніше зареєстрованого прибуткового ордеру.

Реквізити вхідної податкової накладної реєструються у відповідних полях вікна документу (рис.8.6):

Рис. 8.6. Вікно реквізитів вхідної податкової накладної. 1.На закладці „Заголовок": 195

• тип, номер, датавхідної податкової накладної (поля групи Доку­мент");

• тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації вхідної

податкової накладної (поля групи Підстава");

• дати відвантаження та оплати ТМЦ;

• реквізити постачальника та власної організації (поля групи "контра­генти");

• дані про суми розраховуються на підставі зареєстрованих позицій

специфікації.

2. На закладці „Специфікації" шляхом додавання записів з використанням довідника ,4іоменклатор" вказується перелік ТМЦ, що включені в пода­ткову накладну, їх кількість, ціни, суми.

3. На закладці „Особливі відмітки" вказується тип податкового зо­бов'язання та форма оплати ТМЦ.

Працюючи з реєстром ,£хідні податкові накладні" модуля „Бухгалтерія", окрім типових можна виконувати наступні дії:

1. Відпрацьовувати податкові накладні у господарському обліку.

2. Отримувати дані про господарські операції, що зареєстровані на підставі вхідної податкової накладної.

3. Отримувати Реєстр отриманих та виданих податкових накладних.

4. Виконувати додаткові функції:

• експорт реєстру вхідних податкових накладних;

• імпорт реєстру вхідних податкових накладних.