5. Технологічний процес автоматизованого розв'язання облікових задач в "1с: підприємство"

5Л. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій

5.1.1. Автоматизація обліку банківських та касових операцій

У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" можуть бути зареєст­ровані банківські документи наступних типів:

1. платіжне доручення;

2. платіжна вимога;

3. платіжна вимога-доручення;

4. банківська виписка;

5. заява на акредитив;

6. інкасове доручення.

Документи можуть реєструватись наступними шляхами:

1. "Вручну" -необхідні реквізити документу заповнюються користувачем. У цьому випадку документ реєструють шляхом вибору відповідного до­кументу пункту "Банк" головного меню "Документы" або шляхом дода­вання нового рядка в журналі банківських документів.

2. Копіюванням аналогічного документу, що зареєстрований раніше. Для цього в журналі банківських документів встановлюють курсор на рядок, що відповідає документу, який буде копіюватись, і виконують дію копі­ювання.

3. На основі документів інших типів. Для цього в журналі документів вста­новлюють курсор на рядок, що відповідає потрібному документу та ви­конують дію "Ввести на основании". Банківські документи можна реєст­рувати, використовуючи інформацію наступних документів:

• платіжне доручення -на основі документів "Заявление на аккреди­тив", "Счет входящий", "Приходная накладная", "Услуги сторонних организаций".

• платіжну вимогу -на основі документів "Договор"',"Расходная на­кладная", "Оказание услуг".

• платіжну вимогу-доручення -на основі документів "Договор", "Рас­ходная накладная", "Оказание услуг", "Счет".

Реквізити платіжного доручення вказуються у відповідних полях вікна документу (рис. 5.1):

• "Расчетный счет" - рахунок в банку, з якого будуть перераховуватись кошти;

• "Номер платежки" - номер платіжного доручення;

• "Оплата налога/отчисления" - встановлюється позначка в разі перера­хування платіжним дорученням податку, відрахування до фонду або обов'язкового платежу, при цьому в документі буде з'являтись додаткове

104

поле для вибору з довідника "'Налоги и отчисления" виду податку чи від­рахування, що сплачується; "Счет" -кореспондуючий рахунок; "Контрагент" -одержувач коштів; "Р/счет" - розрахунковий рахунок контрагента; "Заказ" -реквізити документу, що є підставою для здійснення платежу.

Рис. 5.1. Вікно реквізитів платіжного доручення.

Вікна для реєстрації платіжної вимоги, платіжної вимоги-доручення, інка­сового доручення не відрізняються від вікна реквізитів платіжного доручен­ня. Принципи створення цих документів аналогічні.

Реквізити заяви на акредитив вказуються у відповідних полях вікна реєст­рації документу (рис. 5.2):

• "Бенефициар" -контрагент, на користь якого відкривається акредитив.

• "Вид аккредитива" визначається вид акредитива.

• покритий -для здійснення платежів завчасно бронюються кошти платника на рахунку в банку-емітенті чи виконуючому банку;

• непокритий -гарантується банком-емітентом за рахунок банківсько­го кредиту у випадку тимчасової відсутності засобів на рахунку пла­тника;

• відкличний -може бути змінений чи анульований банком-емітентом без попереднього узгодження з бенефіциаром;

105

•безвідкличний -може бути змінений чи анульований тільки при зго­ді бенефіциара, на користь якого він був відкритий. "Срок действия" -дата закриття акредитиву в виконуючому банку. "Договор" -договір, яким було передбачено відкриття акредитиву. "Вид доставки условий аккредитива" - вибирається вид доставки умов із списку можливих значень. При виборі параметру "Другим путем" уфор­мі документа з'являється додаткове поле редагування для визначення на­йменування каналу зв'язку.

"С акцептом" - встановлюється позначка у випадку, якщо умовами ак­редитива передбачений акцепт заявника акредитива та вводиться ПІБ і паспортні дані уповноваженої особи покупця у текстовому полі, що з'яв­иться.

"Список документов" - перелік документів, що додаються до реєстру документів по акредитиву, і надаються після відвантаження продукції (виконання робіт, послуг) підприємством-виконавцем виконуючому бан­ку.

Утабличній частині документаперераховуються найменування ТМЦ (ро­біт, послуг), для отримання яких від постачальника був відкритий акредитив.

Із всіх перерахованих банківських документів лише банківська виписка створює господарські операції по зарахуванню або списанню безготівкових

106

коштів в бухгалтерському обліку.

Документ "Банковская выписка" складається із заголовної частини і таб­личної (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Вікно реквізитів банківської виписки.

У заголовній частині відображається інформація про рахунок обліку без­готівкових грошових коштів, у табличній - про платежі. Документ може ви­користовуватись для відображення операцій гривневих і валютних рахунків.

Кожний рядок табличної частини відповідає одному платежу, реквізити якого відображаються в наступних полях:

• "N" - порядковий номер платежу в банківській виписці;

• "+/." _ _ВИд платежу, надходження коштів на рахунок позначається зна­ком "+",витрата -знаком "-";

• "№ШГ - номер платіжного доручення, за яким перераховувались кош­ти;

• "Счет" -кореспондуючий рахунок.

"Вид НДС - ставка ПДВ в операції платежу;

- "Вид прихода /расхода денег" - вид надходження або списання коштів, який вибирається з переліку запропонованих значень;

- "Субконто" ~ об'єкт аналітичного обліку для кореспондуючого рахунку;

- "Заказ" - реквізити документу, що є підставою для здійснення платежу;

- "Сумма платежа" - сума коштів, що надходять або перераховуються;

- "Сумма +" -сума платежу з податками;

- "НДС -сума ПДВ в складі платежу;

- "Д/Р" -віднесення операції надходження або списання коштів до вало­вих доходів чи витрат здійснюється шляхом вибору наступних позна­чень:

107

• "+" -валові доходи;

• "-" - валові витрати;

• "0" - не відноситься до валових доходів чи витрат.

• "Субконто Д/Р" - стаття валових доходів чи витрат;

• "Обяз. зачисл. НДС -забалансовий рахунок, на якому накопичуються суми ПДВ, що підлягають обов'язковому зарахування на спеціальний рахунок. Наказом Президента України № 259 від 01.03.04 планувалось передбачити здійснення розрахунків з ПДВ на окремих банківських ра­хунках платників податку. Ця норма так і не була прийнята, але розроб­ники конфігурації не видаляють реквізити щодо обов'язкового зараху­вання ПДВ на спеціальні рахунки, оскільки можливе їх використання в майбутньому.

• "Указ, отгр.?" -необхідність вказувати попереднє відвантаження ТМЦ, що відноситься до операції надходження або перерахування коштів;

• "Сумма отгр." - сума попередньо відвантажених ТМЦ;

• "НДС отгр." -сума ПДВ в сумі попередньо відвантажених ТМЦ;

• "Содержание" -коментар до операції надходження або перерахування коштів.

Внесення у банківську виписку даних про платежі, що пов'язані із взаємо-розрахунками, може здійснюватись шляхом підбору за документами, які є підставами для платежів. Для цього призначена кнопка "Подбор по заказам" у вікні виписки.

Інформацію, що стосується платежів власної фірми, можна внести в бан­ківську виписку, використовуючи дані раніше зареєстрованих платіжних до­ручень. Для цього використовується кнопка "Заполнить по платежкам" уформі виписки.

Кнопка "?" у вікні банківської виписки дозволяє отримати інформацію про стан розрахункового рахунку на початок і кінець дня, суми надходження і витрат по виписці.

Набір проведень, що формуються банківською випискою, залежить від виду оформлюваних нею платежів та їх позиції в ланцюжку взаєморозрахун-ків організації з покупцями або постачальниками.

Зареєстровані банківські документи зберігаються програмою в журналі "Банк".

Принципи роботи з касовими документами аналогічні банківським.

У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" можуть бути підгото­влені касові документи наступних типів:

1. прибутковий касовий ордер;

2. видатковий касовий ордер.

Структура вікна видаткового і прибуткового ордерів подібна (рис. 5.4, 5.5).

108

1."Вручну" шляхом вибору відповідного документу пункту "Касса' головного меню"Документы" або шляхом додавання нового рядка в журналі касових документів.

2.Копіюванням аналогічного документу, що зареєстрований раніше. Видаткові касові ордери можуть реєструватись різними за змістом і по- різному відображати в обліку операції. Реквізит "Вид операции" форми доку­ мента (рис.5.4.) може приймати одне з наступних значень, яке відображає:

• "Выдача денег под отчет" - видачу з каси готівки підзвітній особі.

• "Оплата заказа поставщика" -виплату готівки постачальнику за вже отриманий товар, послуги або передоплату згідно рахунку-фактури.

• "Сдача денег в банк" -здача готівки на рахунок фірми в банку.

- "Прочие операции" -видаток грошей з каси на будь-які інші потреби. Реквізит "Вид операции" форми прибуткового касового ордеру (рис. 5.5)

може приймати одне з наступних значень, яке відображає:

• "Приход денег из подотчета" -отримання готівки від підзвітної особи.

• "Оплата заказа покупателем" -надходження готівки від покупця за від­вантажений товар, надані послуги або як передоплату.

• "Поступление денег из банка" - отримання готівки з рахунку в банку.

- "Прочие операции" -надходження готівки з будь-якого іншого джерела. При реєстрації касового ордеру за допомогою кнопки Ш можна перегля­ нути поточний залишок готівки в касі.

При проведенні касові ордери формують господарські операції. Але в де­яких випадках можна відмовитись від створення бухгалтерських проведень. Наприклад, якщо вони створені іншими документами. Для цього призначе­ний прапорець "Только зарегистрировать" форми касового ордеру. У разі його встановлення проведений касовий ордер не буде створювати кореспон­денцій рахунків бухгалтерського обліку.

Після закінчення реєстрації касовий ордер може бути роздрукований. Для цього використовується кнопка "Печать" вікна реєстрації реквізитів касово­го ордеру (рис. 5.4, 5.5).

Зареєстровані касові документи зберігаються у журналі "Касса".