3.5.2. Журнал операцій

Журнал операцій представлений двома таблицями: операцій і проведень (рис. 3.26). У верхній таблиці відображаються загальні реквізити операції, у нижній - кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку поточної операції.

69

Кожна операція в журналі має піктограму, яка означає: E?j-операція створена проведеним документом;

операція створена не проведеним документом;

операція, створена "вручну" або за допомогою типової;

операція, в якій відключені проведення;

операція, створена документом і позначена на видалення;

операція, створена "вручну" або за допомогою типової, і позначена на

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

11

видалення. Працюючи з журналом операцій, можна виконувати наступні дії: Додавати нові операції "вручну" або за допомогою типових. Додавати документи.

Відкривати операції та документи, що створили операції. Копіювати операції.

Переглядати реквізити операцій та документів, що створили операції. Вводити документи інших типів на підставі зареєстрованих операцій. Позначати на видалення зареєстровані операції. Відключати проведення в операціях. Виправляти час реєстрації операцій. Встановлювати інтервал перегляду операцій в журналі. Здійснювати пошук і відбір операцій.

12. Відкривати журнал проведень.

70

Рис. 3.26. Вікно журналу операцій.

Зазначені дії виконуються типовими шляхами (див. розділ 3.3.1).

Додавання нової операції здійснюється з використанням кнопки панелі ін­струментів <Ш або пункту "Новая" головного меню "Действия", або аналогі­чного пункту контекстного меню, або клавіші Insert клавіатури. Всі реквізити такої операції заповнюються користувачем у відповідному вікні (рис. 3.27)

Номер операції встановлюється програмою автоматично, дата приймаєть­ся згідно робочої дати в параметрах системи, але може бути змінена, зміст вказується користувачем. Операція може мати одне або декілька проведень, які реєструються в табличній частині вікна операції (рис. 3.27).

Проведення операції мають наступні параметри, які реєструються у від­повідних графах таблиці:

• номер -порядковий номер проведення;

• рахунок дебету;

• субконто дебету -об'єкти аналітичного обліку дебету;

• рахунок кредиту;

• субконто кредиту -об'єкти аналітичного обліку кредиту;

• валюта проведення;

• курс валюти по відношенню до гривні;

• кількість -кількість ТМЦ (вказується у випадку присутності в прове­денні рахунків обліку ТМЦ);

• валютна сума -сума проведення у валюті (вказується у випадку присут­ності в проведенні валютних рахунків);

• сума -сума проведення;

• коментар -коментар до проведення;

• фірма -фірма, діяльність якої відображає проведення;

• № журналу -номер журналу, в якому буде розміщуватись проведення. При роботі з табличною частиною вікна операції можна виконувати на­ступні дії:

• додавати нове проведення або нову кореспонденцію;

• виправляти проведення;

• копіювати проведення;

• видаляти кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;

• переміщуватись в журнал операцій та проведень;

- змінювати порядок розташування проведень. Зазначені дії можуть бути виконані типовими шляхами. Кнопки панелі інструментів вікна операції дозволяють:

- додавати нові проведення або кореспонденцію рахунків;

- виправляти зареєстровані проведення;

- копіювати проведення;

- видаляти проведення;

- переміщуватись в журнали операцій та проведень; -змінювати порядковий номер проведень.

Для збереження операції використовується кнопка "ОК".

Додавати ручну операцію можна ще використовуючи пункт „Операция" головного менюДокументы".

Додавання операції за допомогою типової здійснюється за допомогою кнопки ^ панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Ввести типовую" головного меню"Действия", або аналогічного пункту контекстно­го меню, або комбінації клавіш Ctrl+ клавіатури. Програма дозволяє зареєст­рувати операцію з використанням заздалегідь підготовленого шаблону (типо-

72

вої операції). В конфігурації "Бухгалтерський облік для України" відсутній набір типових операцій. Бухгалтер може самостійно їх зареєструвати в зале­жності від потреб обліку діяльності фірми. Використання типових операцій полегшує реєстрацію тих операцій, які не створюються проведеними докуме­нтами. При реєстрації операції з використанням типової доводиться вказува­ти лише її індивідуальні реквізити (наприклад, номер, дату, суму), інші пере­носяться програмою автоматично з обраного шаблону.

Для додавання документу, який створить операцію, призначена кнопка ІЙ панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Ввести документ" головного меню"Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінація клавіш Shift+F9 клавіатури. Після виконання цієї дії система за­пропонує вибрати документ, який буде зареєстровано.

Введення документів інших типів можливе лише на підставі операцій, що створені проведеними документами. Виконання цієї дії здійснюється за до­помогою кнопки панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Ввести на основанииі" головного меню"Действия", або аналогічного пунк­ту контекстного меню, або комбінацію клавіш Alt+F9 клавіатури. Система запропонує вибрати вид документу, що буде зареєстровано.

Для копіювання операції використовують кнопку - панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Копировать" головного меню"Дейст­вия", або аналогічний пункт контекстного меню, або клавішу F9 клавіатури. У разі виконання цієї дії буде виведене вікно операції з реквізитами, що ко­піювались, які, при потребі, можна змінити. Слід звернути увагу, на те, що у випадку вибору для копіювання операції, створеної проведением документом, система запропонує відредагувати реквізити документу, що згенерував опе­рацію, вибрану для копіювання.

Відкриття операції або проведень здійснюється за допомогою кнопок панелі інструментів вікна журналу операцій або пунктів "Открыть опе­рацию" і "Проводки операции" головного меню "Действия", або аналогічних пунктів контекстного меню. Відкрити операцію можна за допомогою подвій­ного натиску на ній мишкою. Якщо операція сформована проведеним доку­ментом, то виправити її та проведення неможливо. У разі відкриття ручної операції система дозволяє коригувати її реквізити та інформацію проведень.

Для перегляду операцій призначена кнопка панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Просмотр" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню. Редагування реквізитів операції при !х перегляді не доступне. Слід зауважити, що, якщо буде обрана операція, створена проведеним документом, то для перегляду буде відкриватись до­кумент, що згенерував операцію, вибрану для перегляду.

Позначення на видалення операції здійснюється за допомогою кнопки -панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Пометить на уда­ление" головного меню"Действия", або аналогічного пункту контекстного

73

меню, або клавіші Delete клавіатури. Слід звернути увагу на те, що у випадку обрання операції, створеної проведеним документом, буде позначатись на видалення і операція, і документ, що її згенерував.

Для відкриття документу, що згенерував операцію, використовується кнопка Ififiпанелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Доку­мент" головного меню"Действия", або аналогічний пункт контекстного ме­ню, або подвійний натиск мишкою. Слід зауважити, що при виконанні цієї дії за допомогою головного меню"Действия" або контекстного меню програма дозволяє виконати з документом наступні операції, окрім зазначеної:

• відмінити проведення документу;

• переглянути рух документу;

• відкрити підпорядковані документи;

• копіювати операцію, що створена документом.

При роботі з журналом операцій можна встановлювати інтервал відобра­ження операцій за допомогою кнопки панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Интервал" головного меню"Действия", або аналогіч­ного пункту контекстного меню.

Для можливості аналізу ситуацій у випадку відсутності або наявності де­яких операцій у програмі є можливість відключати та включати проведення операцій. Виконання цієї дії забезпечується пунктом "Отключить проводки" або "Включить проводки" головного меню "Действия", або аналогічним пун­ктом контекстного меню, або клавіші F8 клавіатури. Відключені проведення відображаються в журналі операцій, але не враховуються програмою при розрахунку підсумків.

Для зміни часу реєстрації операції призначений пункт "Изменить вре­мя..." головного меню"Действия", або аналогічний пункт контекстного ме­ню. Змінити можна як час ручної операції, так і сформованої проведеним до­кументом. В останньому випадку спочатку необхідно відмінити проведення документу.

Працюючи з журналом операцій, можна здійснювати пошук необхідної інформації аналогічно роботі з журналом документів.

При роботі з журналом операцій можна виконувати відбір операцій, для зазначення умов якого може використовуватись пункт "Отбор по значению" головного меню"Действия" або аналогічний пункт контекстного меню, або кнопки панелі інструментів, які дозволяють:

- виконати відбір за значенням; - відмінити встановлені умови відбору; - виконати відбір за значенням колонки; - переглянути історію умов відбору.

При виконанні відбору за значенням відкривається вікно для реєстрації його параметрів (рис. 3.28)

74

Рис. 3.28. Вікно параметрів відбору за значенням.

Вікно умов відбору дозволяє встановити наступні параметри відбору:

1. Види відбору -визначає вид відбору.

2. Значення відбору -визначає значення вибраного виду відбору.

У разі натиснення кнопки "Установить отбор по значению" будуть віді­брані операції в журналі за встановленим значенням.

3. Існуючі значення -після натиску кнопки "Получить список" відо­бражає значення, що можуть бути відібрані для встановленого виду відбору.

4. В діапазоні з:... по:... -відображає діапазон можливих значень.

5. В межах значення -дозволяє заповнити список наявних значень від­бору значеннями, що починаються послідовністю символів, означе­ною в полі "Значения отбора".

6. 3 інтервалу журналу -дозволяє із списку значень відбору вибирати значення лише з операцій, які містяться в інтервалі журналу.

У разі натиснення кнопки "Установить отбор" будуть відібрані операції в журналі за виділеним значенням із списку існуючих.

Поле "Получать по: ... значений" дозволяє встановити кількість значень,

75

Рис. 3.29. Вікно журналу проведень.

Журнал проведень в системі залишився від версії "1С: Бухгалтерія" 6.0, де він був одним із основних розділів програми. У версії 7.7 системи "1С: Під­приємство" проведення нерозривно пов'язане із операцією або документом.

76

тому бухгалтер не працює з кореспонденцією рахунків, а має справу з опера­цією або документом, що створив операцію. Не зважаючи на це, журнал про­ведень є частиною програми.

Кожне проведення в журналі має піктограму, яка означає: - проведення створене проведеним документом;

- проведення відноситься до операції, для якої відключені проведення;

- проведення, сформоване при створенні ручної операції.

Кожне проведення в журналі має наступні реквізити:

- дату;

номер (операції або документу, що створили проведення); номер проведення в операції;

• рахунок дебету;

• субконто дебету - об'єкти аналітичного обліку дебету; рахунок кредиту;

• субконто кредиту -об'єкти аналітичного обліку кредиту;

• валюта проведення;

• курс валюти по відношенню до гривні;

• кількість -кількість ТМЦ (вказується у випадку присутності в прове­денні рахунків обліку ТМЦ);

• валютна сума -сума проведення у валюті (вказується у випадку присут­ності в проведенні валютних рахунків);

• сума -сума проведення;

• коментар проведення -коментар до проведення;

• зміст операції -зміст операції, до складу якої входить проведення;

• № журналу -номер журналу, в якому буде розміщуватись проведення в разі розділу журналу проведень за номерами.

- Кожне проведення в журналі займає три рядки. Працюючи із журналом проведень можна виконати наступні дії:

1 ■ Додавати нові проведення "вручну" або за допомогою типових операцій.

2. Додавати документи.

3. Відкривати операції та документи, що створили проведення.

4. Копіювати проведення.

5. Переглядати реквізити операцій та документів, що створили проведення.

6. Вводити документи інших типів на підставі зареєстрованих операцій. 1 ■ Позначати на видалення зареєстровані проведення.

8. Відключати проведення в операціях.

9. Встановлювати інтервал перегляду проведень в журналі. 10. Здійснювати пошук проведень.

11. Відкривати журнал операцій.

Усі перераховані дії виконуються аналогічно журналу операцій, однак слід зазначити деякі особливості.

При додаванні проведення на екран виводиться вікно реквізитів ручної

77

операції (рис. 3.27),оскільки проведення може існувати в програмі тільки в складі операції.

При копіюванні проведення, що створене проведеним документом, про­грамою буде копіюватись документ. У разі копіювання проведення, що вхо­дить до складу ручної операції, програма виведе запит, в якому потрібно ви­брати необхідність копіювання одного проведення чи всієї операції.

При позначенні на видалення проведення зникає з журналу, а документ, що його створив, чи операція, до складу якої воно входить, будуть позначені на видалення. Таким чином, з журналу проведень зникнуть всі проведення, створені даним документом чи операцією. Отже, не слід застосовувати дії позначення на видалення в журналі проведень.

Для зручності роботи журнал проведень може бути розділений за номе­рами, що здійснюється за допомогою встановлення позначки в полі "Розде-лять по номерам журналов" увікні журналу проведень (рис. 3.29).У разі такого розділення журнал проведень у верхній частині буде мати закладки з позначеннями номерів. Для звернення до них необхідно зробити активною відповідну закладку.