5.2.1. Автоматизація отримання запасів

При реєстрації операцій надходження запасів у конфігурації „Бухгалтер­ський облік для України" можуть використовуватись наступні документи:

1. "Договор";

2. "Счет входящий";

3. "Приходная накладная";

113

4. "Расходы на приобретение";

5. "Запись книги приобретений'";

6. "Доверенность".

Черговість реєстрації документів залежить від першої події: оприбутку­вання ТМЦ (рис. 5.7) або перерахування коштів в якості передоплати за ТМЦ (рис. 5.8).

і

У випадку готівкових розрахунків при надходженні запасів черговість ре­єстрації документів аналогічна за виключенням того, що банківські докумен­ти заміняються видатковим касовим ордером.

Бажано, щоб всі документи, що відносяться до однієї операції купівлі-продажу були пов'язані між собою. Для цього у конфігурації "Бухгалтерсь­кий облік для України" існує поняття "Документ-замовлення".

Документ-замовлення -це документ, який реєструється першим в лан­цюжку документів однієї операції купівлі-продажу і до якого "приєднують­ся" всі інші документи даної операції.

В екранних формах всіх документів, які відносяться до однієї операції ку­півлі-продажу, в реквізиті "Заказ" відображаються дані документу-замовлення даної операції. В екранній же формі документу-замовлення рекві­зит "Заказ" незаповнений.

Для того, щоб програма автоматично пов'язувала різні документи, які

114

відносяться до однієї операції купівлі-продажу, потрібно такі документи ре­єструвати, використовуючи дію "Ввести на оснований" (див. розд. 3.5.1).

Більшість документів, які призначені для обліку запасів складаються з за­головної та табличної частин (див. розділ 3.4).Заповнювати табличну части­ну можна шляхом підбору даних з довідника "Номенклатура". Для цього призначена кнопка "Подбор" внижній частині вікна документу (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Вікно реєстрації реквізитів рахунку вхідного.

Програма дозволяє здійснювати підбір довільної кількості найменувань номенклатури.

Документ "Договор" призначений для реєстрації договорів, укладених ор­ганізацією з її контрагентами (постачальниками і покупцями). У розрізі дого­ворів можливо ведення аналітичного обліку взаєморозрахунків з контраген­тами. При реєстрації документа вказуються наступні реквізити:

• контрагента, з яким укладається договір,

• валюта договору, її курс, ~ процентна ставка ПДВ.

~ дата початку та закінчення договору,

~ загальна планова сума постачань ТМЦ в рамках договору,

- стаття валових доходів чи витрат.

Реквізити договору будуть підставлятись за замовченням в однойменні реквізити всіх документів, в яких даний договір буде обраний як документ-

8*

115

замовлення. При проведенні договір не формує бухгалтерських проведень. Працюючи з програмою реєструвати договори не обов'язково. Але є ситуації, в яких не обійтись без реєстрації договорів.

На підставі договору можуть бути зареєстровані рахунки вхідні (рахунки постачальників), прибуткові накладні, сформований запис книги придбання. Зареєстровані договори зберігаються програмою в журналі "Договора".

Документ "Приходная накладная" призначений для відображення в обліку операцій оприбуткування запасів, необоротних активів (об'єктів основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, інших необоротних активів). Документ реєструється у програмі за умови на­явності накладної постачальника. Вікно реєстрації реквізитів документу складається з двох частин: заголовної та табличної. У першій вносяться зага­льні дані документу, в другій - інформація про ТМЦ, що включені до накла­дної. Заголовна частина прибуткової накладної з валютою "гривня" має дві закладки: "Основные", "Дополнительные" (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Вікно реєстрації реквізитів прибуткової накладної.

Поле "Вид поставщика" може приймати одне з наступних значень: "Оте­чественный поставщик", "Иностранный поставщик", "Подотчетное лицо" або "Прочее", привиборі яких відповідним чиномзмінюється бухгалтерсь­кий рахунок обліку розрахунків з постачальником на закладці "Дополнитель­ные".

116

У полі "Заказ" відображається інформація про документ-замовлення.

Поле "Место хранения" має відображати місце збереження ТМЦ, на яке буде виконане їх оприбуткування (гуртовий склад, матеріально-відповідальна особа).

Реквізит "Что приходуем" може приймати одне з наступних значень: "За­пасы", "ОС, НМА, др. необор. мат. активы", "Бланки стр. отч-сти", "Проч. необор, активы". Значення цього поля повинне бути встановлене до запов­нення таблиці документа.

Поле "Вид торговли" дозволяє вибрати для накладної один з можливих видів торгівлі: за готівку, безготівковий розрахунок, бартер. Оплата за готів­ку допускається тільки при встановленій валюті "гривня".

На закладці "Дополнительные" у реквізиті "Вид ПДВ" визначається ставка ПДВ для даної накладної. Слід зазначити, що конфігурація дозволяє оприбу­ткувати ТМЦ з різними ставками ПДВ в одній накладній. Для цього призна­чене поле "ПДВ" у кожному рядку табличної частини. У полі "Статья вал. расходов" здійснюється вибір з довідника "Валовые доходы/расходы" статті валових витрат, до якої відноситься операція з придбання ТМЦ, а в полі "Счет поставщика" - рахунок обліку взаєморозрахунків з постачальником.

Суми попередньої оплати, потрібні для правильного формування прове­день "за першою подією", програмою розраховуються автоматично. Але ко­ристувач може зазначити їх самостійно. Для цього потрібно включити прапо­рець "Указать сумму предварительной оплаты вручную" назакладці "До­полнительные" та внестисуми увідповідних полях.

У прибутковій накладній програма дозволяє оприбуткувати ТМЦ або інші перераховані об'єкти і провести розрахунки з підзвітною особою. Для цього варто включити опцію "Закрыть подотчет на сумму" на закладці "Дополни­тельные".

У табличній частині прибуткової накладної вказується: найменування ТМЦ, що оприбутковуються, їх кількість, одиниці виміру, ціни без ПДВ, су­ма без ПДВ, сума ПДВ, сума з ПДВ. Графа "Остаток" відображає поточний залишок ТМЦ на складі.

У валютній прибутковій накладній в заголовній частині з'являється за­кладка "ГТД" („грузо-таможенная декларация"), а втабличній частині -графи "Пошлина", "Там. усл.", "Акциз", "Перев. Вал", "Перев. Грн". На закла­дці "ГТД" вказуються:

- бухгалтерський рахунок обліку взаєморозрахунків з митницею; ~ митниця;

Т" документ-замовлення для взаєморозрахунків з митницею; ~ сума мита без ПДВ, сума митних послуг без ПДВ, сума акцизу без ПДВ; ~ бухгалтерський рахунок взаєморозрахунків з перевізником; ~ перевізник;

документ-замовлення для взаєморозрахунків з перевізником; "" курс валюти і суму перевезення в обраній валюті.

117

При проведенні документа суми мита, акцизу, митних послуг і перевезен­ня будуть включені у первісну вартість об'єктів, що оприбутковуються. Сума ПДВ, нарахована на додаткові витрати, при імпортуванні ТМЦ розраховуєть­ся автоматично і відображається у реквізиті "НДС на доп. издержки".

При проведенні прибуткова накладна формує кореспонденції рахунків бу­хгалтерського обліку з оприбуткування ТМЦ, відображення сум ПДВ з ура­хуванням першої події в податковому обліку, обліку розрахунків з контраге­нтами, підзвітними особами тощо в залежності від вищевказаних реквізитів.

Документ "Приходная накладная" можна створювати на підставі докуме­нтів "Договор", "Остатки взаиморасчетов", "Счет входящий".

Зареєстровані прибуткові накладні зберігаються в журналі "Приходные накладные".

Документ "Расходы на приобретение" призначений для відображення ін­ших витрат підприємства, пов'язаних з придбанням запасів. Документ бажано створювати на підставі прибуткової накладної, якою оприбутковуються ТМЦ, при придбанні яких виникають додаткові витрати. Документ склада­ється з двох частин: заголовної та табличної. В першій вноситься інформація про прибуткову накладну, за якою оприбутковані ТМЦ, в другій - інформа­ція про додаткові витрати, що понесені при придбанні ТМЦ: назва витрат, кореспондуючий рахунок та його субконто, кількість та вартість витрат, ін­формація про наявність попередньої оплати, стаття валових витрат (рис.5.11).

При проведенні документаформуються проведення, що відображають суму ПДВ і збільшення вартості запасів, оприбуткованих за накладною. При цьому, якщо в табличній частині прибуткової накладної були зазначені декі-

118

іька найменувань ТМЦ, то додаткові витрати розподіляються між ними про­порційно їх вартості.

Зареєстровані документи "Расходы на приобретение" зберігаються в жу­рналі "Приходные накладные".

Документ „Запись книги приобретения" є вхідним податковим докумен­том і призначений для реєстрації інформації податкових накладних, отрима­них від контрагентів. „Запись книги приобретения" можна створювати в про­грамі на підставі документів ,Договор", Приходная накладная", расходы на приобретение", „Счет входящий", „Услуги сторонних организаций". При проведенні документ „Запись книги приобретения" може створювати госпо­дарську операцію з відображення податкового кредиту з ПДВ. Крім цього, така операція може формуватись документами, які відображають першу по­дію (прибутковими накладними або банківськими виписками).

Документ Запись книги приобретения" можна створювати на підставі документів "Договор", "Приходная накладная", "Счет входящий".

У журналі ,Днига приобретений" зберігаються дані про зареєстровані за­писи книги придбання. Працюючи з журналом, можна отримати друковану форму Реєстру податкових накладних.

Для відображення операції акцепту рахунку постачальника в програмі призначений документ „Счет входящий". Вікно реєстрації реквізитів рахунку вхідного складається з двох частин: заголовної та табличної. Принципи їх заповнення аналогічні прибутковій накладній (рис. 5.10).

При проведенні рахунок вхідний не формує господарських операцій. До­кумент „Счет входящий" може бути створений, використовуючи інформацію документа ,Договор". На підставі інформації вхідного рахунку можна сфор­мувати в програмі платіжне доручення, що відображає оплату рахунку.

Зареєстровані рахунки вхідні зберігаються в журналі "Счета входящие".