1. Інформаційні системи та IX роль в управлінні підприємствами малого бізнесу

Застосування нових інформаційних технологій на базі електронно-обчислювальної техніки і розвинутих засобів комунікації в управлінні під­приємствами малого бізнесу включає різноманітні аспекти, починаючи від забезпечення найпростіших функцій службового листування до системного аналізу і підтримки складних задач прийняття рішень.

Найперспективнішим напрямком впровадження нових інформаційних технологій у сучасних умовах є створення і застосування в управлінні інфор­маційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілену обробку даних, створювання обчислювальних мереж, експертних систем, систем під­тримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць управлінського персоналу.

У сфері управління економічними процесами в цілому і бухгалтерському обліку зокрема інформатизація передбачає передусім підвищення продуктив­ності праці працівників за рахунок зниження рівня співвідношення «вартість

- виробництво», а також підвищення кваліфікації і професіоналізму зайнятих обліковою діяльністю фахівців.

Одне з головних місць в управлінні підприємством займає сучасний бух­галтер. Він не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але і здійснює велику роботу з планування, контролю, оцінки й аналізу фінасово-господарської діяльності підприємства, з аудиту та розробки управлінських рішень.

У зв'язку з новими умовами в управлінні змінюється роль бухгалтерського обліку й істотним коригуванням піддаються методологічні і методичні аспек­ти його організації.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік та продукована ним інформація використовується набагато ширше, ніж за умов ручної обробки даних.

Можна виділити три основні категорії користувачів автоматизованої сис­теми обліку:

• керівники, що несуть повну відповідальність за керування підприємст­вом;

• користувачі з прямим фінансовим інтересом, тобто особи, зацікавлені в стабільному фінансовому стані підприємств (інвестори, кредитори); користувачі з непрямим фінансовим інтересом (ДПА, фондові біржі, не­урядові та урядові організації, покупці й ін.).

Сучасна автоматизована система обліку, контролю та аудиту будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна забезпечувати:

- повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів; виконання задач контролю з метою отримання потрібної інформації про наявні відхилення;

8

отримання управлінських рішень;

- здійснення аналізу і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

В залежності від технологічного та функціонального підходів автоматизо­вані інформаційні системи можуть бути поділені на декілька складових. За технологічним підходом в автоматизованих інформаційних технологіях вио­кремлюють апарат управління, а також техніко-економічну інформацію, ме­тоди і засоби її технологічної обробки.

Автоматизована інформаційна технологія замикає через себе прямі та зворотні зв'язки між об'єктом та апаратом управління, а також забезпечує введення у систему і виведення з неї інформаційних потоків.

Функції автоматизованих інформаційних технологій визначають її струк­туру, до якої входять такі процедури:

збирання і реєстрація даних; підготовка інформаційних масивів;

• обробка, нагромадження і збереження даних;

• формування результатної інформації;

• передача даних від джерел виникнення до місця обробки, а результатів -до споживача.

Напрямки господарювання підприємств малого бізнесу різноманітні, тому в управлінні фірмами, що займаються декількома видами діяльності, не мож­ливо обійтись без використання інформаційних систем і технологій. При цьому слід врахувати зміни нормативно-законодавчої бази, різні принципи відображення деяких господарських операцій в бухгалтерському обліку та згідно з вимогами податкового законодавства, а також особливості оподатку­вання суб'єктів малого підприємництва та інші чинники.

1.1. Економічна інформація, засоби її опису

Економічна інформація являє собою сукупність різних відомостей еконо­мічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, в процесі ви­робничо-господарської діяльності та при управлінні цією діяльністю. Систе­ма економічної інформації - це сукупність методів генерації, передачі та об­робки інформації у всіх ланках економіки підприємства.

Структурні одиниці економічної інформації:

Реквізит - неподільна одиниця даних, що має певний зміст. Реквізити під­розділяються на:

основи - характеризують кількісні властивості об'єктів (кількість виробів, розцінка і т.і.);

ознаки - характеризують якісні властивості об'єктів (назва товару, прізвище .т.і.).

Агрегат даних -сукупність двох або більше реквізитів (дата народження робітника і т.і.)

9

Запис - сукупність логічно зв'язаних реквізитів, що використовуються для опису об'єкта (відомості про підприємство). Сукупність взаємопов'язаних типів реквізитів, розташованих у певній послідовності, утворює шаблон відповідної структури запису.

Файл - сукупність записів для об'єктів одного типу (відомості про структу­рні підрозділи підприємства).

База даних - сукупність взаємопов'язаних файлів, що представлені для од­ночасного використання багатьма користувачами або додатками (файли Мате­ріали, Продукція тощо).

Економічна інформація класифікується за ознаками:

За функціями управління: директивна, нормативна, планова, облікова, статистична, аналітична, звітна, довідкова та спеціальна.

За місцем виникнення:

внутрішня -виникає всередині об'єкта (підприємство, цех, склад і т.і.), поділяється на інформацію про продукцію, виробничі процеси, внутрішні відхилення (простої, відсутність матеріальних цінностей тощо);

зовнішня -поділяється на планову (інформація про параметри об'єкта управління на майбутній період), нормативно-довідкову, про зовнішні відхи­лення (несвоєчасна зміна нормативів).

За стадіями утворення: вхідна (виникає на початковій стадії управління -сукупність вхідних даних), вихідна (результат вирішення задач і призначена для використання в управлінні), проміжна (результат вирішення задач і вико­ристовується як вхідна при розв'язку інших задач).

За часом виникнення: оперативна, поточна, ретроспективна.

За об'єктивністювідображення: достовірна, недостовірна, точна та неточ­на.

За повнотою: достатня, недостатня, надмірна.

За відношенням до процесу обробки: що обробляється, що не обробляєть­ся.

За проміжком часу між надходженнями: періодична, неперіодична.

За відношенням до процесу управління: релевантна, нерелевантна.