8.2. Этапы подготовки выставки

При проведении выставки можно выделить пять этапов: подготовка выставки; доставка экспонатов и их размещение на стенде, проведение выставки; демонтаж стенда и вывоз экспо­натов; анализ полученных результатов.

216

Прежде всего осуществляются сбор, анализ и систематиза­ция информации по прошедшим и предстоящим мероприяти­ям подобного рода.

Затем специалист, отвечающий за данное направление дея­тельности, на основе имеющегося банка информации проводит опрос всех заинтересованных служб предприятия в целях вы­яснения мнений по поводу необходимости и широты участия в конкретных выставках и ярмарках.

После этого руководством принимается решение, на основе которого разрабатывается годовой план-график подготовки и участия в выставках и ярмарках. На основе годового плана могут разрабатываться квартальные или месячные планы. За­тем конкретное задание по подготовке и участию в выставке или ярмарке доводится до ответственных подразделений и пер­сонала.

Параллельно ведутся работы по определению затрат, а в дальнейшем — и составлению смет на конкретные экспози­ции. После утверждения соответствующих смет проводятся работы по проектированию стендов, дизайну и подбору требуемых материалов.

Затем, на основе предложенных дизайнерскими группами макетов, изготавливаются необходимые стенды, сопутствую­щее оборудование и упаковка.

Затем подбираются и готовятся штаты для работы на стендах, осуществляется руководство и контроль за работой вспомогательного персонала.

В случае если выставка или ярмарка проводится за рубе­жом, необходимо особенно тщательно изучить следующие во­просы: требования принимающей стороны к организации экс­позиции; график работы; формы расчетов; налоговое, торговое, трудовое и экономическое законодательство; транспорт и транспортные расходы; виды и условия страховки; проезд и размещение сотрудников; таможенное и специальные правила и нормы; рекламное и информационное обеспечение.

Рекламное обеспечение выставок и ярмарок должно ор­ганически входить в фирменный стиль, являться элементом маркетинговой и рекламной программы предприятия или фир­мы.

217

Необходимо заготовить материалы для пресс-релизов, прайс-листы и каталоги.

Желательно еще до размещения экспозиции выяснить или уточнить вопросы, связанные с подготовкой помещений, стои­мостью площадей и арендой специального оборудования, убор­кой, наличием и стоимостью средств коммуникаций, охраной, освещением, энерго- и водоснабжением, штрафными санкция­ми, наличием потенциальных посетителей.

Необходимо позаботиться об удобном и престижном месте расположения экспозиции, наличии и условиях оплаты помеще­ний складских и под временный офис, условиях сбора информа­ции на данной выставке (что запрещено и что разрешено).

Заранее надо позаботиться о получении разрешения органи­заторов выставки на использование нетрадиционных форм рекламы, устройств, производящих шум, вибрацию и другие неудобства при их демонстрации. Определить, нет ли резкого диссонанса стилей, нежелательного контраста с соседними экс­позициями.

Необходимо самим или с помощью работников торгового представительства организовать посещение экспозиции важ­ными гостями, нужными клиентами, представителями прессы, радио или телевидения. В случае если принято решение об ос­вящении экспозиции служителями культа, надо заранее дого­вориться с ними об этой процедуре, постараться придать поло­жительный общественный резонанс с помощью средств массо­вой информации.

Необходимо тщательно, с учетом местного ландшафта, экс­терьера и интерьера, продумать схему размещения всех наруж­ных и внутренних экспонатов, не оставляя без внимания рас­положение вытяжек, вентиляторов, шкафов, панелей, обогрева­телей, розеток, вешалок, светильников и прочего оборудова­ния.

С организаторами выставки необходимо согласовать усло­вия проживания, питания и отдыха персонала, пользование средствами транспорта и коммуникации, рассмотреть вариан­ты проезда до гостиницы, наличие культурной программы, официальных встреч, приемов, пресс-конференций, проведе­ние церемоний открытия и закрытия выставки или ярмарки.

218

Стенды на выставке. Стенды должны состоять из трех зон: зоны переговоров, хозяйственной зоны и зоны размещения экспонатов.

Оформить стенд помогут планшеты, диаграммы, плакаты и фотографии. Однако нельзя перегружать посетителей излиш­ней текстовой информацией. Поэтому на выставочном стенде для концентрации внимания посетителей должны преобладать экспонаты по возможности в действующем виде. Если это не­возможно, то их работу должны пояснять макеты, демонстра­ционное табло, видеофильмы.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из светильников, зелени и цветов.

На некоторых выставках организаторы предоставляют гото­вые модули или блоки для компоновки стенда, однако не все­гда они могут подойти по стилю к конкретной экспозиции. По­этому лучше иметь наготове собственные неоднократно прове­ренные в деле (желательно компактные и удобные при транс­портировке и эксплуатации) модули.

Экспонаты, требующие осторожного обращения или пред­ставляющие большую материальную ценность, должны быть ограждены с помощью стеклянных плоскостей, пластиковых барьеров, насыпанной на пол гальки или керамзита и т.п. Одна­ко следует стремиться, чтобы подобные ограждения составля­ли со всей композицией органическое целое и не создавали диссонанс в восприятии.

Стенд должен быть художественно оформленным, но не пест­рым. При большом скоплении посетителей в среднем внимание одного из них задерживается на стенде не более 5-10 секунд.

Сотрудников должно быть достаточно для нормальной рабо­ты. Рекомендуется иметь двух стендистов на стенде длиной 2 м, на каждые дополнительные 3 м — еще одного, на каждые 12 кв. м общей площади — еще одного. При высокой плотности потока (например, при плотности потока четыре человека на 10 кв. м экспозиционной площади) лишь 3,5% посетителей из них смо­гут полноценно пообщаться с представителями фирмы .

¹См.: Голъман И.А., Добробабенко Н.С. Практика рекламы. Новоси­бирск, 1991.С. 70.

219

Документы к выставке. Чтобы на деле оценить все аспекты деятельности при подготовке к выставке, полезно составить следующие документы: тематический план экспозиции, с опре­делением перечня экспонатов и их основных технических ха­рактеристик; тематико-экспозиционный план, представляю­щий собой своеобразный детально проработанный сценарий деятельности на стенде.

Эти планы служат основой для художественного проекти­рования стенда и тщательной разработки его художественного оформления. Генеральная компоновка стенда может основы­ваться на индивидуальном, групповом или комплексном мето­дах экспонирования предметов.