8.4. Проведение выставки

Руководству выставки следует заранее выяснить условия транспортировки оставшихся после закрытия выставки обору­дования и экспонатов, вопросы о наличии возможных сопрово­дительных документов, билетов в обратном направлении и прочие организационные вопросы.

При проведении выставки полезно попытаться изначально привлечь внимание большинства посетителей к собственной экспозиции с помощью таких средств, как выступления извест­ных личностей, концерты известных артистов, лотереи с круп­ными выигрышами и другие подобные программы.

Для привлечения внимания посетителей выставки иногда используют яркие и необычные предметы, или «бликфанги». Бликфанг — обобщенное название предмета, привлекающего внимание посетителей выставок и ярмарок. Им может быть стационарный объект или привлекающий внимание предмет, находящийся в движении. Для бликфанга характерно его оформление и сопровождение световыми, цветовыми, звуковы­ми, обонятельными и другими эффектами.

Необычность восприятия бликфанга достигается варьированием цве­та, нестандартными размерами и нетрадиционными пространствен­ными решениями. Павильон, имеющий фантазийные формы или вы­полненный из необычных материалов, его экстерьер и интерьер, ка­кое-либо необычное сооружение рядом с ним, неожиданный прием

223

ландшафтной архитектуры — все это также может рассматриваться в качестве бликфанга. Иногда бликфанг представляет собой товарный продукт, выполненный в натуральную величину, иногда это могут быть его уменьшенные или увеличенные копии. Вообще говоря, функции бликфанга могут иметь как самые необычные предметы, так и необычные комбинации самых обычных предметов.

Во время работы выставки, особенно на ее заключительном этапе, необходимо следить за сохранностью экспонатов, пре­дотвращать возможные случаи их воровства и порчи. Если же неприятный инцидент все же произойдет, надо составить соот­ветствующие акты в четырех экземплярах, приложив к ним фо­тографии испорченных товаров и оборудования. В случае во­ровства необходимо сразу же обратиться к правоохранитель­ным органам с соответствующим заявлением.

При подготовке к проведению выставки и во время ее рабо­ты за рубежом полезно использовать опыт работы зарубежных представительств российских фирм, функционирующих в дан­ном регионе, а также консультации сотрудников торговых представительств Российской Федерации.

После проведения выставки вся полученная информация тщательно сортируется и анализируется, составляется подроб­ный отчет со всеми требуемыми аспектами, который направ­ляется руководству и соответствующим подразделениям пред­приятия или фирмы.

8.5. Оборудование и материалы, необходимые для проведения выставок и ярмарок

При обеспечении нормального функционирования выста­вок (выставок-продаж, ярмарок) следует иметь в наличии и при необходимости использовать в комплексе или по частям следующие материалы и оборудование в количестве, отвечаю­щем поставленным целям и задачам.

Экспонаты и оборудование: экспонаты (демонстрацион­ные и товары подготовленные на продажу), киоски, киоски пе­редвижные, киоски передвижные разборные, столы, столы де­монстрационные, стулья, витрины, шкафы, стеллажи, стенды,

224

планшеты, компактные сейфы, подиумы, подставки под экспо­наты, элементы крепежа, стойки, навесы от дождя и солнца, ве­шалки, напольные и настольные вазы, искусственные цветы, необходимые средства для уборки помещений от мусора, кото­рый остается при монтаже стендов и экспонатов и появляется в процессе их эксплуатации.

Электрооборудование: электрические переносные устрой­ства, тройники, переходники, аккумуляторные батареи, преоб­разователи тока и напряжения, аккумуляторные фонари, ро­зетки, электропровод, кабель, монтерский инструмент, изоля­ционная лента.

Телерадиоаппаратура: магнитофоны, видеомагнитофоны, плееры, телевизоры, (стационарные и переносные), электрон­ные табло, видеокамеры, громкоговорители (в том числе авто­номные типа «Колокол»), фотоаппараты (в том числе типа «Поляроид»), фотооборудование, телефонные аппараты, сред­ства мобильной связи, телефонный кабель, диктофоны, радио­телефоны, аудиокассеты, видеокассеты, диски для использова­ния в различных коммуникационных системах.

Специальные коммуникационные средства и обеспече­ние: персональные компьютеры с необходимым программным обеспечением и оборудованием.

Канцелярские принадлежности: бумага, канцелярские скрепки, ручки, карандаши, ластики, письменные приборы, чернила (фиолетовые, черные, цветные), краски (гуашь, бал­лончики с нитрокраской необходимых цветов и пр.), специаль­ные краски, мастика для печатей и штампов, трафареты (алфа­витные и специальные), кнопки, лента «Скотч», лента «Скотч» двухсторонняя (удобная для аккуратного и незаметного при­крепления рекламного материала), клей (типа ПВА и пр.), фломастеры, альбомы для визитных карточек, папки, скоро­сшиватели, коробки, ящички и прочее необходимое оборудова­ние.

Бланки, документы, элементы оснащения: перечни това­ров, прайс-листы, бланки договоров, спецификации, протоко­лы намерений, отчеты, книги отзывов, журналы учета посети­телей, фирменные конверты, списки приглашенных, бланки писем и деловой документации, пригласительные и входные

225

билеты, визитные карточки, представительские карточки, штатный список участников и инструкции к нему, необходи­мая справочная информация, сигнатуры и пиктограммы, указа­тели, таблички, ценники, подставки под ценники, при необхо­димости, печать и штампы, прочие необходимые элементы ос­нащения.

Рекламное обеспечение: электронные диски, видеоролики и аудиокассеты с рекламными обращениями, воздушные шари­ки разного цвета и формы с рекламными обращениями, товар­ным знаком и реквизитами, нанесенными на них, печатные рек­ламные обращения (листовки, проспекты, буклеты, пресс-ре­лизы, каталоги выставки, фирменные календари разных фор­матов, специальные выпуски газет и пр.), значки, рекламные трафареты, надписи, флажки, вымпелы, голограммы, специаль­ные виды рекламы и прочие элементы фирменного стиля.

Сувениры и подарки. Подразделяются на относящиеся к фирменному стилю предприятия или представляющие культу­ру и традиции страны или региона.

Сувениры — значки, в том числе в фирменной упаковке, по­лиэтиленовые пакеты, коллекционные модели автомобилей с рекламным обращением на них, зажигалки, авторучки, каран­даши, брелоки, пеналы, вымпелы и прочие предметы, как пра­вило, выполненные в фирменном стиле, несущие рекламную информацию и по стоимости не превышающие 50 долл. США.

Подарки — картины, шкатулки, книги, альбомы, фото-, ау­дио- и видеоаппаратура, портфели, кейсы, папки, дорогие авто­ручки, предметы, выполненные из дерева и расписанные в сти­ле «Хохлома», шкатулки с палехской росписью, фарфор и фа­янс (особенно «Гжель»), керамика, подарочные шахматы, в от­дельных случаях — «электроника» и прочие предметы стоимостью более 50 долл. США. Подарки могут снабжаться табличкой с дарственной надписью и сжатой рекламной ин­формацией, например, в виде товарного знака и соответствую­щих реквизитов. В этом случае табличка или надпись не долж­ны быть на виду. Противное не согласуется с правилами хоро­шего тона.

Инструменты и принадлежности: молотки, ножовки по дереву и по металлу с запасными полотнами, отвертки, плоско-

226

губцы, кусачки, дрель, перфоратор, электродрель, набор сверл, ножницы, шурупы, винты, гайки, шайбы, шнур, провод, дюбе­ли, бечевка, иголки, нитки, наперстки, аптечка, баллон с гелием (для надувания воздушных шариков с рекламным обращени­ем), редуктор, шланг, вентиляторы, выставочные ящики и ко­робки, упаковка (в том числе специальная — фирменная), упа­ковочные материалы, специальные замковые устройства, бло­кирующие крышки стеллажей, витрин и шкафов, средства ох­ранной сигнализации и прочие необходимые элементы.

Мобильное обеспечение: автомобили для доставки и пере­мещения экспонатов и товаров на продажу, автомобили для оборудования и материалов, автобусы для персонала, пере­движной салон для работы с клиентами, легковые автомобили обеспечения (в том числе представительские), автомобили охра­ны, автомобили с радио- и видеоаппаратурой для мобильной де­монстрации и воспроизведения рекламных обращений, прочие необходимые транспортные средства, например, соответствую­щим образом оформленные теплоходы, катера и яхты, в случае проведения ярмарки «на» или «у» водной акватории, самоле­ты, дельтапланы, вертолеты и прочие транспортные средства. Иногда в целях рекламы используются лошади, верблюды, оле­ни и прочие нетрадиционные и сенсационные средства.

Униформа и спецодежда. Униформа разрабатывается в со­ответствии с фирменным стилем. Персонал должен выглядеть аккуратно, быть предупредительным и вежливым. Обязательно наличие визитных карточек и представительских карточек, за­крепляемых на одежде и выполненных в едином фирменном стиле.

Спецодежда включает: халаты, комбинезоны, куртки, голов­ные уборы, спецовки, выполненные в летнем и зимнем вариан­тах, как правило, в соответствии с фирменным стилем. Кроме того, надо иметь комплекты рукавиц, нитяных перчаток, специ­альные резиновые монтерские перчатки, а при необходимости — валенки, резиновые сапоги, ботинки, комплекты спортивной одежды и обуви, другую необходимую экипировку.

Штатный персонал: маркетинг-директор или начальник отдела маркетинга, или другое лицо, имеющее соответствующие полномочия (иногда вплоть до «права подписи»), для ведения

227

переговоров и заключения договоров, руководитель стенда, стендисты, переводчики, фотограф, радио- и телеоператор, кор­респондент, начальник охраны и сотрудники охраны, водители, инженер или мастер, буфетчица, электрик, рабочие, уборщицы.

Представительский комплект: чайный, кофейный и сто­ловый сервизы, чайный и кофейный столовые наборы (не ме­нее чем на шесть персон), холодильник, бар, стаканы, фужеры и рюмки, кофеварка, термосы, графины, сифоны с баллончика­ми, скатерти, салфетки, набор ножей, штопор, консервный нож, ключ для откупоривания бутылок.

Представительский ассортимент: коньяк, водка, шам­панское, десертные и сухие вина, пиво, кофе, чай, соки, мине­ральная вода, освежающие напитки, шоколад, печенье, колбаса, сыр, ветчина, балык, сахар, хлебобулочные изделия.

Буфет для обслуживающего персонала: холодильник, термосы под горячее, чайный и столовый сервизы, столовый набор, стаканы, чайник и кофеварка, скатерти, салфетки, про­дукты в соответствии с утвержденным меню и пр.

В перерывах, кроме того, для обеспечения рационального отдыха персонала можно использовать шахматы, специальную библиотечку, журналы и прочие средства.

Предложенный перечень оборудования и материалов, необ­ходимых для проведения выставок, выставок-продаж, ярмарок, может быть как расширен, так и существенно уменьшен. Это может зависеть от стратегии, целей и задач предприятий и фирм, их размеров и доли на рынке, степени участия в кон­кретном мероприятии, а также престижности данных выставок или ярмарок, их ранга, расположения, оговоренных форм про­ведения. Например, могут практиковаться стационарные и пе­редвижные выставки, «выставки-семинары» и другие специ­фичные формы.