18. Понятие и виды контроля

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформировали цели и задачи и создали организацию. Без контроля хаос, а объединение деятельности каких - либо групп практически невозможно. Таким образом, контроль это неотъемлемый элемент процесса управления организациями. Модель контроля можно представить так:ФОРМИРОВАНИЕ стандарта (ЭТАЛОНА )для выходного процесса –ПРОДУКТА-- ИЗМЕРЕНИЕ фактически достигнутых результатов выходного процесса или ПРОДУКТА-- СРАВНЕНИЕ результатов измерения со стандартом (ЭТАЛОНОМ) -- Формирование ВОЗДЕЙСТВИЙ для приведения в соответствиерезультатов соСТАНДАРТОМ.Необходимость контроляобоснована следующими факторами.1. НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬЮ (случайного) состояния ВЫХОДНОГО ПРОЦЕССА (продукта).2. ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕМ КРИЗИСНЫХ СИТУАЦИЙ.3. ПОДДЕРЖАНИЕМ УСПЕХА.Неопределенность. ПЛАНЫ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ - это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству.Как правило, множество обстоятельств воспрепятствует этому. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей Среды могут все изменить и сделать планы недостижимыми. А иногда структура выглядящая на бумаге привлекательно и опробованная в другом месте, может не оправдать ваших надежд.Другим важным фактором неопределенности являются люди выполняющие большинство работ в любой организации. Менеджеры еще далеки от того, чтобы сколько-нибудь детально прогнозировать ответную реакцию на работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных обязанностей и прав.Предупреждение кризисных ситуаций. КОГДА УМНЫЙ ЧЕЛОВЕК ВИДИТ, ПОЧЕМУ ОН ДОБИЛСЯ УСПЕХА, он делает так снова. Когда же он ВИДИТ СВОИ ОШИБКИ, ОН ИХ НЕ ПОВТОРЯЕТ.Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации, бывают столь значительны, что если их во время не предупредить, то может возникнуть кризисная ситуация (потери прибыли, клиентов или даже банкротство). Как правило, такая ситуация возникает по причине плохой системы контроля, Стоящие во главе таких фирм предприниматели не понимают важности функции контроля, и допущенные ошибки продолжают накапливаться пока не происходит (кризис), банкротство. Таким образом, функция контроля это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.Поддержание успеха. Равно важной является ПОЛОЖИТЕЛЬНАЯ СТОРОНА КОНТРОЛЯ, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является УСПЕШНЫМ в деятельности организаций. Именно так фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты и именно так планируют большую долю ресурсов там, где большой успех.Виды контроля (относительно времени проведения)1.ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ - осуществляется до фактического начала работ;2.ТЕКУЩИЙ - осуществляется в ходе проведения работ;3.ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ.Предварительный контроль. Это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. То есть, правильно проведено планирование и созданы структуры, правильно реализуются процедуры, правила, инструкции и, наконец, линия поведения работников. Контроль в человеческих ресурсах - это тщательный анализ деловых и профессиональных знаний, навыков, необходимых для выполнения служебных обязанностей. Для этого производят отбор (сравнение со стандартом) наиболее подготовленных и квалифицированных специалистов. Предварительно определяют стандарт, т.е. минимальный уровень образования или необходимый стаж, документы или права на право производства каких либо работ, наличие рекомендаций, тестирование или собеседование. Кроме того, возможно перепрофилирование своих работников или проводят курс предварительного обучения, который повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.Контроль в материальных ресурсах - это, как правило, фирмы устанавливают предварительный контроль используемых материальных ресурсов, путем проверки его качества на соответствие установленным требованиям. (Из плохого сырья не будет продукт высокого качества.) Кроме того, к нему относится и контроль уровня запасов, обеспечивающих непрерывность производства.Контроль в финансовых ресурсах - это прежде всего бюджет (т.е. текущий финансовый план), который позволяет осуществлять и функцию планирования. То есть, когда организации понадобятся наличные средства, у нее эти средства будут. Кроме того, бюджет устанавливает и пределы затрат и не позволяет организации исчерпать свои наличные средства до конца.Текущий контроль.Это регулярная ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА и КОЛИЧЕСТВА ПРОДУКТА, а также РАБОТЫ ПОДЧИНЕННЫХ, обсуждение проблем и предложений по улучшению работы и воздействие нате стороны производства, которые требуют этого воздействия. Т.е это своего рода налаживание гибкой обратной связи. Это похоже как на работу термостата по поддержанию постоянной температуры.Таким образом, если организация не стремиться усовершенствовать свою деятельность изначально, она вряд ли останется эффективной в долговременном плане. Заключительный контроль.Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он лучше дает понять реальную (фактическую) картину достижения целей организации, а также позволяет реально мотивировать на достижение эффективности конечных результатов. Т.е. осуществляет фактическую связь результатов с вознаграждением. В рамках заключительного контроля гибкая обратная связь используется, после того как работа выполнена или завершена. СФЕРЫ КОНТРОЛЯ можно определить так: человеческие ресурсы, материальные ресурсы, финансовые ресурсы, технологии и информация и мн.др.Установление стандартов ранее уже подробно нами рассматривалось. ИЗМЕРЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТОВ И ИХ СРАВНЕНИЮ ЕСТЬ СМЫСЛ УДЕЛИТЬ БОЛЬШЕЕ ВНИМАНИЕ. ВО ПЕРВЫХ ЭТО УСТАНОВКА МАСШТАБА ОТКЛОНЕНИЯ или реальные допуски на выпускаемый продукт. Здесь используется принцип исключения, который предусматривает срабатывание системы контроля только при наличии недопустимых отклонений. ВО ВТОРЫХ ЭТО ИЗМЕРЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ. Это, как правило, самый дорогой элемент контроля, т.к. предусматривает подчас не только проверку, но и испытания отдельных образцов. В ТРЕТЬИХ ЭТО КОРРЕКТУРА ИЛИ ДЕЙСТВИЕ позволяет выбрать подходящую линию поведения:ничего не предпринимать (цели достигаются),устранить отклонения или пересмотреть стандарт - как правило, в сторону улучшения качества или сужения рамок стандарта.