19. Поведенческие аспекты контроля

Идея, лежащая в основе контроля, состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы их

предотвратить.Поведенческие аспекты контроля. Так как люди являются неотъемлемым элементом контроля, поэтому менеджеры при разработке системы контроля должны учитывать поведение людей.НЕГАТИВНЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ НЕАДЕКВАТНОМУ КОНТРОЛЮчасто являются побочными результатами его влияния на поведение людей. Это:психологические- подавленность, боязнь самостоятельных решений;поведение, ориентированное на контроль. Сотрудники организации обычно знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основа­нием для распределения вознаграждений и наказаний. 1.Поэтому под­чиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при про­верке. Они всячески подчеркивают работу в тех областях, где про­водится контроль, и пренебрегают теми, где измерения не прово­дятся. Поэтому при разработке системы контроля необходимо учи­тывать рассматриваемый эффект, чтобы направлять сотрудников на достижение целей организации. (ОТК, Знак качества, клеймо и т.д.)2.Искажение информацииявляется следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непри­годную информацию. Например, предлагая новый проект, менед­жеры переоценивают объем необходимых ресурсов. Если высшее руководство по привычке уменьшает объем финансирования по сравнению с заявкой, то завышение заявок увеличивает вероят­ность получать средства в нужных размерах. Проблема заключается в некомпетентности контролирующих т.е. новый бюджет с запасом позволяющим делать ошибки или не очень напрягаться и т.д., что увеличивает затраты организации и уменьшает ее возможности.Развитие теории и практики контроля привело к созданию нового направления в менеджменте — контроллингу.КОНТРОЛЛИНГ — это новый термин в отечественной науке. Несмотря на широкое развитие контроллинга как новой области знаний по организации и дальнейшему развитию предприятия, еди­ного и полного его определения пока нет. Его трактуют по-разному: -как функцию управления, что, на наш взгляд, сужает содержательную часть контроллинга и приближает его к обычному контролю в системе управления; -как перечень конкретных задач по планированию, регу­лированию и наблюдению, что также не раскрывает целевую функ­цию контроллинга. КОНТРОЛЛИНГ на протяжении длительного времени в Англии, Америке и Германии всегда рассматривался с практической точки зрения, и только в конце 70-х гг. XX в. начинает развиваться научная теория контроллинга. Восприятие контроллинга как новой теоретической концепции связа­но с раскрытием цели, целевой функции, задач и методов воздействия.Анализ специальной литературы свидетельствует о том, что наиболее емкое содержание в категорию «контроллинг» вкла­дывают немецкие ученые Д.Хан, П.Хорват, Т. Райхман, Х.Ю. Кюппер, Й. Вебер, Д. Шнайдер и др.Они считают, что ГЛАВ­НАЯ ЦЕЛЬ КОНТРОЛЛИНГА— оптимизация производственного результата. Этой точки зрения придержива­ются Д. Хан, П. Хорват и другие немецкие ученые. Что касается фор­мулировки основных задач контроллинга, то здесь также существуют различные варианты. Одни ученые сужают круг решаемых контрол­лингом задач, а другие, наоборот, расширяют этот круг. Первые счита­ют, что функции контроллинга ограничены, вторые настаивают на их расширении. Тем не менее, развитиетеории и отечественной практики контроля привело к пониманию — КОНТРОЛЛИНГА, как составляющей включающей в себя АДМИНИСТРАТИВНЫЙ и ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ контроль, РЕВИЗИЮ, АУДИТ.Объектами КОНТРОЛЛИНГА являются: конечная продукция, технологические и управленческие решения.АДМИНИСТРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ — проверка и постоянное наблю­дение за процессами управления, сроками и качеством выполнения работ;ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ— проверка и постоянное наблю­дение за используемыми технологиями при проведении работ;РЕВИЗИЯ— документальная фискальная проверка результатов деятельности организации;АУДИТ — документальная проверка результатов финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с нормами и стандартами. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая организация.СТРАТЕГИЧЕСКАЯ НАПРАВЛЕННОСТЬ КОНТРОЛЯ является одним из глав­ных условий его эффективности. Контролироваться должны резуль­таты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять нечасто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими.

Контроль за мелкими операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Он часто приводит к открытому неповиновению и требованиям вести детальный учет.ОРИЕНТАЦИЯ НА РЕЗУЛЬТАТЫ. Конечная цель контроля — решение за­дач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контро­ля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие из­менения. Чтобы быть эффективным, контроль должен интегрировать­ся с другими функциями управления.СООТВЕТСТВИЕ ВИДУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Для того чтобы быть эффек­тивным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскиро­вать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контро­ля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен.СВОЕВРЕМЕННОСТЬ КОНТРОЛЯ заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее под­ходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклоне­ния, прежде чем они примут серьезные размеры.ГИБКОСТЬ КОНТРОЛЯ, как и гибкость планов, необходима для при­способления к происходящим изменениям. Например, если неожи­данно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контро­ля, она не сможет отслеживать издержки.ПРОСТОТА КОНТРОЛЯ. Как правило, наиболее эффективный конт­роль — это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.ЭКОНОМИЧНОСТЬ КОНТРОЛЯ. Совершенствование контроля, уве­личение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, пре­вышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЯ:1.УСТАНАВЛИВАЙТЕ ОБЪЕКТИВНЫЕ СТАНДАРТЫ, которые восприни­маются сотрудниками. Сотрудники должны чувствовать, что стан­дарты, используемые для оценки деятельности, полно и объек­тивно отражают их работу. Они должны понимать, что стандарты помогают организации вдостижении ее целей. Иначе они могут игнорировать и нарушать стандарты, испытывать усталость и разо­чарование.2.УСТАНАВЛИВАЙТЕ ДВУСТОРОННЕЕ ОБЩЕНИЕс подчиненными, чтобы у них при возникновении проблем с системой контроля была воз­можность открыто обсудить их, не опасаясь неудовольствия началь­ства. Общение должно увеличивать вероятность того, что работники поймут цель контроля и помогут установить скрытые упущения в его системе.3.ИЗБЕГАЙТЕ ЧРЕЗМЕРНОГО КОНТРОЛЯ, поскольку перегрузка подчи­ненных многочисленными формами контроля, поглощающими все их внимание, приведет к раздражению, беспорядку и краху.4.УСТАНАВЛИВАЙТЕ ЖЕСТКИЕ, НО ДОСТИЖИМЫЕ СТАНДАРТЫ, так как людей можно мотивировать только на достижение реалистичных для них целей.5.ВОЗНАГРАЖДАЙТЕ ЗА ДОСТИЖЕНИЕ СТАНДАРТА.