Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
шпоры - копия.docx
Скачиваний:
6
Добавлен:
31.08.2019
Размер:
611.27 Кб
Скачать

Делопроизводство в кадровой службе

  1. Документ. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.

Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил, норм, характеристик. Унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм.

Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения

  • По содержанию: по административным вопросам; вопросам материально-технического снабжения; планирования; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности и др.;

  • По происхождению:

- Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).

- Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

  • По месту составления:

- на внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

- внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

  • По наименованию – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и др.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел.

Цель:

- обеспечения порядка

- учета кол-ва дел за год

- индексации дел

- составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного

- учет в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

Номенклатура дел может быть: Конкретная номенклатура отражает документы одного определенного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.

Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.

Работа по формированию дел:

  • раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов

  • расположения документов внутри дел в определенной последовательности

  • оформления обложки дела.

Основные требования:

  • соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатурой.

  • Документы подшиваются в дела только после их исполнения в день их исполнения.

  • Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

  • Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

  • Каждое дело должно содержать не более 250 листов

  • Дела формируются за календарный год.

Хранение документов:

1. Хранение в делопроизводстве (оперативное или текущее хранение)

2. Хранение в архиве - хранение уже исполненных документов (подшивается в дела)