4.4. Формирование и управление командой проекта

Для координации действий по управлению проектом требуется определенная организационная структура – команда проекта, формируемая на время его жизненного цикла. Она состоит из специалистов, каждому из которых назначена определенная роль и ответственность за выполнение проекта. Привлечение членов команды к участию на ранних стадиях проекта позволяет использовать имеющийся у них опыт при планировании проекта и укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав членов команды проекта может меняться. Членов команды проекта также называют персоналом проекта. Команда управления проектом – это часть команды проекта, которая отвечает за выполнение операций по управлению проектом (например, планирование, управление и завершение). Эта группа может называться ядром, исполняющей или руководящей командой.

Основными характеристиками проектной команды являются:

1) состав участников – численность, возраст, пол;

2) структура команды и функции, выполняемые участниками команды.

В зависимости от целей, задач, масштабности и других параметров проекта могут применяться два основных вида структуры проектной команды. Матричная структура команды применяется, как правило, для малых и средних проектов с продолжительностью жизненного цикла до двух лет. Проектная структура команды представляет собой качественную новую схему взаимодействия между подразделениями и исполнителями проекта и используется для управления крупномасштабными проектами в течение длительного срока (более двух лет).

Жизненный цикл проектной команды проходит следующие этапы.

Рождение – выбор членов, формирование команды, знакомство друг с другом, эффективность работы низкая.

Рост – определение миссии команды, согласование ролей, полномочий, выбор общих методов работы, управление конфликтами, эффективность работы – высокая.

Зрелость – концентрация на достижение целей, степень сотрудничества высокая, взаимозависимость, желание взять на себя ответственность, эффективность работы высокая, достижение синергетического эффекта.

Упадок – рутина, устаревшие методы работы и коммуникации, эффективность средняя, предсказуемость в отношениях, отсутствие внешнего фокуса, концентрация на прошлых достижениях.

Распад – команда распадается по собственному желанию или необходимости.

Управление командой проекта состоит из следующих процессов:

1. формирование и развитие команды – формирование организационной структуры, закрепление зон ответственности и полномочий, назначение проект-менеджера и менеджеров на ключевые посты, организационное развитие команды;

2. организация деятельности команды – формирование организационной корпоративной культуры, организация коммуникаций и офиса команды, а также организация принятия решений, совещаний и переговоров;

3. управление персоналом команды – разработка стратегии управления персоналом, кадровое планирование, обучение и переподготовка кадров, управление карьерой, разработка системы мотивации и стимулирования, социально- психологическая работа, кадровый учет, управление рабочим временем.

Оценка эффективности команды производится по отчетным результатам, затратам и реализуемым процессам (способности эффективно выходить из кризисных ситуаций, умению принимать рациональные решения и реагировать на изменения).

Характеристиками команды, повышающими ее эффективность, являются:

а) человеческие факторы – вовлеченность и энергичность, способность разрешать конфликты, эффективность коммуникаций, командный дух, взаимное доверие, эффективное взаимодействие, целеустремленность, способность к постоянному совершенствованию;

б) факторы результативности проекта – технический успех проекта, работа в соответствии с бюджетом и сетевым графиком, ориентация на достижение результатов, творческая активность и использование инноваций, забота о качестве, гибкость к проведению изменений, способность предвидеть новые тенденции;

в) групповые процессы – процессы развития, сплочения команды, группового давления и выработки решений.

Основные обязанности в команде распределяются следующим образом:

• проект-менеджер – официальный руководитель команды;

• менеджер по финансам; менеджер по качеству;

• менеджер по персоналу; менеджер по коммуникациям;

• менеджер по закупкам и поставкам;

• инженер, разрабатывающий план проекта;

• администратор контрактов;

• администратор, отвечающий за материальное обеспечение работ по проекту.

Успех проекта в огромной степени зависит от организаторских способностей менеджера, от того, насколько он обладает качествами лидера. Менеджер проекта должен уметь сформировать высокоэффективную команду, провести ее по всем этапам жизненного цикла проекта, раскрыть индивидуальные качества каждого подчиненного, чтобы тот смог принимать самостоятельные оптимальные решения.

В соответствии со стандартом PMI менеджер проекта должен уметь организовать шесть основных процессов проекта: инициацию, планирование, исполнение, контроль, анализ и завершение. Он должен обладать знаниями и навыками в таких областях, как управление временем, бюджетом и персоналом проекта, а также коммуникациями между участниками проекта, рисками, взаимодействием с внешними поставщиками и субподрядчиками, качеством, ресурсами. Помочь руководителю проекта создать благоприятные условия для создания высокоэффективных проектных команд могут следующие конкретные предложения, разработанные специалистами по управлению проектами (табл. 4).

Таблица 4