Вопросы и задания

1. Назовите процессы управления выполнением проекта.

2. Определите состав и содержание одобренных мероприятий по улучшению процессов управления проектными работами.

3. Кто является участниками подрядных торгов?

4. Опишите процедуру подрядных торгов.

5. Какие показатели используются для оценки технической части оферты?

6. Установите показатели для оценки коммерческой части оферты.

7. Какие существуют виды контрактов по способу установления цены?

8. Назовите виды контрактов с возмещением затрат.

9. Определите порядок заключения договоров.

10. Какие операции выполняются в процессе мониторинга и управления работами проекта?

11. Определите основные аспекты концепции управления изменениями.

12. Перечислите операции по управлению изменениями.

13. С какими организациями необходимо заключить контракты для реализации проекта «Чистая вода»?

14. Разработайте концепцию управления возможными изменениями в ходе выполнения данного проекта.

Глава 10. Управление завершением проекта

10.1. Аудит проекта

На этапе жизненного цикла проекта необходимо провести закрытие контракта и выход из проекта. Для завершения проекта существуют следующие условия:

а) типовые – проект передается заказчику и завершается;

б) досрочные – проект завершается раньше времени, и новый продукт идет в производство и продажу (решение принимает аудиторская группа и высшее руководство);

в) бесконечные – проект сопровождается постоянными дополнениями, изменениями и задержками (аудиторская группа может рекомендовать закрытие проекта или ограничение ресурсов);

г) несостоявшиеся проекты – завершаются на стадии НИОКР из-за изменения потребностей заказчика, устаревшей технологии, замены руководителя проекта;

д) отказ от проекта – вследствие изменения целей, приоритетов и критериев (решение о закрытии проекта принимает аудиторская группа).

В процессе выполнения проекта и после его завершения проводятся контрольные проверки – аудит проекта. Аудит является инструментом для поддержания постоянных улучшений и создания новых навыков управления проектами. При этом проводится оценка того, что было сделано неправильно, а что способствовало успеху, насколько эффективной была работа команды, и были ли получены ожидаемые стратегические выгоды.

Оценка завершенного проекта проводится по следующим критериям:

• четкость определения и точность реализации целей проекта;

• правильный выбор технических решений и методов закупок ресурсов;

• правильность определения пользователей результатов проекта;

• наличие прогресса в укреплении созданных проектом организаций;

• достижение запланированной нормы прибыли.

Процедура аудита проекта зависит от размера организации, размера проекта и его важности. В небольших организациях проверка может быть неформальной, в форме собрания персонала. В крупных и средних организациях аудит проводится независимыми экспертами (аудиторской группой) в течение одной недели.

Основная цель аудита – получить независимый, внешний взгляд на проект. Традиционная модель проверки проекта представляет две перспективы: оценка проекта с точки зрения организации и взгляд проектной команды на оценку. Для выяснения мнения организации ставятся следующие вопросы.

1. Соответствовала ли культура организации данному типу проекта?

2. Была ли поддержка руководства?

3. Выполнены ли цели проекта?

4. Правильно ли были определены риски?

5. Были ли привлечены компетентные специалисты для выполнения работ?

6. Насколько успешным был проект и удовлетворен ли заказчик?

Для выяснения точки зрения проектной команды ставятся следующие вопросы.

1. Соответствовала ли система планирования и контроля данному типу проекта? Почему?

2. Выполнен ли проект с опережением графика или нет, с превышением бюджета или наоборот? Почему?

3. Было ли взаимодействие с участниками проекта эффективным?

4. Имеет ли команда доступ к организационным ресурсам: персоналу, бюджету, оборудованию?

5. Какова оценка внешних подрядчиков и поставщиков?

6. Какова оценка выполнения проекта командой?

Результатом проверки является аудиторский отчет, включающий следующие разделы.

Классификация проекта – тип, стоимость проекта, численность персонала, уровень технологии.

Анализ собранной информации – миссия, цели, организационные ресурсы, процедуры и системы.

Рекомендации – достижения и недостатки, корректирующие действия, которые нужно предпринять.

Полученные уроки – выявленные трудности и ошибки.

Приложения – подробный анализ информации.

Наличие аудиторского отчета помогает команде избежать ошибок в процессе управления проектом, сокращает длительность обучения команды перед началом нового проекта.