2. Управление запасами

Понятие «запасы» относится не ко всем видам ресурсов. Запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя товарно-материальные запасы (сырье и материалы), незавершенное производство; готовую продукцию на складе. Под управлением запасами понимается контроль состояния запасов и принятие решений, направленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта. Цель системы управления запасами –бесперебойное обеспечение процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимальных затратах на содержание запасов.

Эффективное управление запасами позволяет:

• уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;

• свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые, по сути, замораживают денежные средства;

• снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту;

• снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.

Проблемы управления закупками и поставками взаимосвязаны с вопросами управления запасами ресурсов.

За решением вопросов, что нужно закупить, следуют решения: сколько нужно приобрести, и в соответствии с этим определить, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса. Задача определения объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. Управляемыми параметрами в этой задаче выступают объемы запасов, частота, сроки и объемы их поставок, степень готовности запаса.

Система управления запасами решает следующие основные задачи.

1. Контроль и учет уровня запасов.

2. Определение размера страхового запаса для каждого ресурса, необходимого для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок.

3. Расчет оптимального размера заказа ресурса.

4. Определение интервала времени между заказами.

В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, складские операции, потери от порчи при хранении. Естественно, что такие затраты должны быть минимизированы. Наиболее распространенным инструментом в теории управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа (EOQ). Для управления запасами ресурсов используются две основные системы: система с фиксированным размером заказа и система с фиксированным интервалом времени между заказами.

Размеры запасов по каждому виду ресурсов определяются их спецификой, колебаниями в поставках, важностью для работ по проекту. Менеджеры команды проекта, ответственные за поставки ресурсов, осуществляют контроль уровня запасов ресурсов для обеспечения бесперебойной реализации проекта в соответствии с запланированными показателями. Он ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов. Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-анализ. Он базируется на разделении материальных запасов на три категории – по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

• категория А включает в себя ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля (ежедневного); для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

• категория В составлена из тех видов материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации; для этой категории ресурсов также приемлема методика определения оптимального размера заказа;

• категория С включает в себя широкий ассортимент малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве; контроль уровня запасов проводится два-три раза в год.