9.4. Мониторинг и управление работами проекта

На этапе управления реализацией проекта команде необходимо выстроить систему контроля и регулирования выполняемых работ, включающую мониторинг работ по проекту, измерение и анализ результатов выполненных работ, общее управление изменениями.

Мониторинг проекта выполняется для наблюдения за проектными процессами, связанными с инициацией, планированием, выполнением и закрытием проекта. Корректирующие и предупреждающие действия предпринимаются для контроля эффективности проекта. Мониторинг является аспектом управления проектом и производится на протяжении всего проекта. Мониторинг проекта включает в себя сбор, измерение и распространение информации об эффективности процессов и оценку измерений и тенденций для внесения улучшений.

Процесс мониторинга и управления работами проекта включает следующие операции:

• сравнение текущего хода исполнения проекта с планом управления проектом;

• оценка хода исполнения для выявления моментов, требующих корректирующих или предупреждающих действий, после чего такие действия предписываются как необходимые;

• анализ, отслеживание и мониторинг рисков проекта для своевременного их выявления, отчета об их статусе и контроля выполнения планов реагирования на риски;

• ведение вплоть до завершения проекта достоверной и актуальной информационной базы, касающейся продуктов проекта, и сопутствующей документации для этих продуктов;

• предоставление информации для составления отчетов о текущем состоянии, оценки прогресса и прогнозирования;

• предоставление прогнозов для обновления текущих данных о затратах и расписании проекта;

• мониторинг обработки одобренных изменений по мере их появления;

• контроль со стороны кредитора за реализацией проекта и возврата кредитов.

Измерение и анализ результатов выполненных работ проводится по трем ключевым параметрам: время, стоимость и качество. Управление по временным параметрам подразумевает учет, контроль и анализ затрат рабочего времени по выполненным работам и сравнение их с директивным (запланированным) графиком работ. Управление по стоимостным параметрам предполагает определение реальной стоимости каждого этапа работ и сравнение ее с директивной (сметной) стоимостью.

Общее управление изменениями производится от начала проекта вплоть до его завершения. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко выполняются строго в соответствии с планом управления проектом. В целом, управление изменениями в проекте – это интеграционный процесс, включающий следующие подпроцессы:

• прогнозирование возможных изменений в проекте с учетом вариантов от «благоприятных условий осуществления» до необходимости «сворачивания проекта с минимальными издержками в случае невозможности его осуществления»; использование SWOT-анализа позволяет обнаружить как явные, так и неявные факторы, влияющие на ход осуществления проекта;

• определение уже случившихся изменений, которое осуществляется через оценку параметров наблюдения заранее намеченных и регулярно отслеживаемых руководством проекта;

• планирование действий, упреждающих отрицательное воздействие на проект: работа с общественным мнением, предварительное информирование заинтересованных лиц и организаций, лоббирование проекта в законодательных органах – все это позволяет создать условия для успешного осуществления проекта только в случае, когда эти действия планируются и осуществляются заранее;

• координация изменений по всему проекту, подразумевающая создание в рамках проекта такой коммуникационной структуры, в которой все участники проекта могли бы сообща в конструктивной форме выявлять, изменять и по-новому представлять аспекты своей деятельности со всеми их плюсами и минусами.

Таким образом, концепция управления изменениями охватывает все запланированные, организуемые и контролируемые перемены в области стратегии, производственных процессов, структуры и культуры, а также организационные, кадровые, коммуникационные и информационные аспекты проекта.

Управление изменениями в проекте подразумевает постоянный мониторинг основных компонентов окружающей системы и четкое определение своих потребностей в переменах. Обычно среди этих компонентов выделяют экономические (например, глобализация рынка или его региональная дифференциация), технологические (быстрое распространение новых технологий), политико-правовые (изменения в законодательстве), социально-культурные (демографические сдвиги, изменения в системе ценностей) и физико-экологические (климатические условия, нагрузка на экосистему).

Общее управление изменениями включает в себя следующие операции по управлению изменениями на основе завершения выполнения проекта.

1. Идентификация необходимости появления изменения или факта его появления.

2. Оказание влияния на факторы, ограничивающие общее управление изменениями, так чтобы внедрялись только одобренные изменения.

3. Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений.

4. Управление одобренными изменениями по мере их появления путем регулирования потока запрошенных изменений.

5. Поддержание целостности базовых планов путем внесения в продукты и услуги только одобренных изменений, поддержания их конфигурации и плановой документации.

6. Проверка и одобрение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий.

7. Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта и требований к качеству на основе одобренных изменений путем координирования изменений по всему проекту. Например, предлагаемое изменение расписания часто оказывает влияние на стоимость, риск, качество и расстановку персонала.

8. Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями.

9. Санкционирование исправлений дефектов продукции.

10. Контроль качества проекта по стандартам качества.

Предложенные изменения могут потребовать создания новых или редактирования старых смет, последовательностей плановых операций, дат расписания, требований к ресурсам и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать корректировок плана управления проектом, описания содержания проекта или результатов поставки проекта. Если проект обеспечивается по контракту, то некоторые предложенные изменения должны быть одобрены заказчиком.