8.3. Структура декомпозиции работ и структура организации

Сущность управления проектами заключается в структурировании – разбиении проекта как целого на отдельные взаимосвязанные пакеты работ, увязке их с возможными диапазонами сроков и продолжительностей, с необходимыми ресурсами с учетом требований по стоимости и качеству.

Структуризация проекта представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов (оборудование, работы, услуги, информация), а также организации связей и отношений между элементами. Структурирование проекта помогает решить следующие задачи.

1. Разделить объект на управляемые блоки (работы, пакеты работ).

2. Определить содержание работ, то есть описать работы, которые должны быть выполнены, и ресурсы, которые должны быть обеспечены.

3. Распределить ответственность между членами команды.

4. Оценить необходимые затраты денежных средств, времени и материальных ресурсов.

5. Создать единую базу для планирования, составления смет и контроля затрат.

6.Осуществить переход от общих целей к конкретным заданиям.

7. Определить на соответствующем уровне детализации плана вехи (ключевые результаты), которые должны стать контрольными точками по проекту.

8. Создать соответствующую целям проекта структуру отчетности.

Для эффективного управления проектными работами необходимо определить перечень работ, последовательность их выполнения, продолжительность работ, а также описание потребности в ресурсах и стоимость работ. Определение работ включает в себя идентификацию и документальное оформление действий, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта. Инструментом определения работ является структура декомпозиции работ (СДР).

Структура декомпозиции работ (WBS – Work Breakdown Structure), – это иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ, обеспечивающие достижение частных целей. Комплекс взаимосвязей между работами часто называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ.

На практике используются комбинированные структуры СДР, включающие: организационную структуру проекта (OBS – Organization Breakdown Structure), структуру статей затрат (ABS – Account Breakdown Structure), структуру ресурсов (RBS – Resource Breakdown Structure), информационную структуру, структуру интервалов (состав этапов, ключевых событий проекта).

Разработка СДР проводится командой проекта по методу мозгового штурма либо сверху вниз, либо снизу вверх, либо используются одновременно оба подхода. В процессе создания СДР применяются детальные технические спецификации или функциональные спецификации с требованиями к работам в самом общем виде. Основанием декомпозиции проекта могут служить:

• товар или услуга, получаемые в результате реализации проекта (СДР по продукту);

• процессные элементы деятельности организации, реализующей проект (СДР по процессам);

• этапы жизненного цикла проекта;

• подразделения организационной структуры.

На верхнем уровне СДР (уровень 1) находится конечный продукт проекта – инновационный товар. Уровень 2 показывает список промежуточных результатов, необходимых для разработки продукта. Для каждого из них нужно определить набор работ, выполнение которых будет закреплено за соответствующим отделом организации. Подобным образом делению подвергнется каждый промежуточный результат проекта. Самый нижний уровень СДР называется набором работ. Набор работ – это задания, которые нужно выполнить в течение короткого промежутка времени (причем начало и окончание выполнения точно определены), которые потребляют ресурсы и имеют стоимость.

Таким образом, набор работ – это основная единица, используемая для планирования, составления графика работ и контроля выполнения проекта. Каждый набор работ определяет, какая работа будет выполняться; указывает время выполнения набора работ; определяет смету с учетом времени на выполнение набора работ; определяет ресурсы, необходимые для выполнения набора работ; определяет ответственных исполнителей; определяет контрольные точки (вехи) для измерения хода выполнения.

Каждому элементу декомпозиции присваивается уникальный идентификатор (код), соответствующий уровню, например, изделие 1, деталь 1. Названия элементов на каждом уровне отражают функциональные критерии разбиения работ, например, разработка 1.1, производство 2.1. На уровнях, отображающих деятельность, название отражает вид действия, например, НИР 1.1.1, ОКР 1.1.2.

На рис. 10 представлен пример СДР по продукту для проекта создания нового «Дискового запоминающего устройства».

1.0 Компьютерный проект

1.1 Дисковое запоминающее устройство

1.1.1 Гибкий диск

1.1.2 Оптический диск

1.1.3 Жесткий диск

1.1.3.1 Двигатель

1.1.3.1.1 Исходный набор работ

…………

1.1.3.4 Головка чтения/записи

1. 1.1.3.4.1 Учетный номер издержек

Рис. 10. Древовидная структура компьютерного проекта

В конечном счете, числовая схема доходит до пакета работ на нижнем уровне, и всем задачам и элементам присваивается идентификационный код. Счет издержек является ключевым пунктом, так как все сметы, рабочие задания, время, стоимость и техническое выполнение сходятся в этом пункте. Некоторые буквы можно использовать как особые символы, например, «М» – материалы, «И» – инженеры.

После завершения построения СДР определяются основные вехи, или контрольные точки, состояния, через которые проходит проект в течение всего жизненного цикла. Планирование вех составляет начальную, наиболее обобщенную часть плана, которая потом развертывается в укрупненный и детальный графики. Вехи помогают решать проблемы контроля реализации проекта.

Для описания организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СДР, используется структурная схема организации проекта (ССО, OBS). Цель ССО – определение состава и распределение обязанностей исполнителей для работ, входящих в СДР с использованием матрицы ответственности. Матрица содержит список пакетов работ (по строкам) и список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ (по столбцам). Элементами матрицы являются коды видов деятельности и/или стоимость работ. Например, О – ответственный исполнитель, И – исполнитель, П – приемка, К – консультация (табл. 10). Назначение ответственных происходит на этапе планирования, окончательное распределение прав и обязанностей исполнителей осуществляется на этапе реализации проекта.

Таблица 10