Класифікація інформації за критерієм важливості

За призначенням інформація може бути:

• Відкритою

• Для службового використання

• Секретна (буває цілковито секретною та цілковито секретною особливої важливості)

3. Модель інформаційного процесу

Обмін інформацією поєднує різні суб’єкти відносин – від держав і їхніх різних установ, до окремих працівників цих установ. Інформаційні потоки між підсистемами й елементами роблять саму систему дієздатною.

У процесі обміну інформацією можна виділити ряд елементів і етапів.

Елементи та етапи процесу обміну інформацією

До елементів відносяться:

1. ВІДПРАВНИК – ініціатор повідомлення і його джерело.

2. КОДУВАЛЬНИК – сам відправник чи засіб перекладу інформації в сигнали, символи (знаки, букви й ін.).

3. КАНАЛ – засіб передачі інформації.

4. ПОВІДОМЛЕННЯ – узагальнена і закодована інформація.

5. ДЕКОДУВАЛЬНИК – засіб перекладу прийнятих сигналів у зрозумілу для одержувача форму.

6. ОДЕРЖУВАЧ – суб'єкт, що сприймає й інтерпретує інформацію.

Етапами (фазами) є:

1. Формулювання (сприйняття, осмислювання і переклад у знакову систему).

2. Вибір каналу передачі інформації.

3. Кодування, складання повідомлення.

4. Передача.

5. Декодування.

6. Обробка, аналіз.

7. Зворотний зв'язок.

Кожний з виділених елементів і етапів має свою специфіку. Кожний має свої слабкі місця, що уможливлює збої, неточності, перекручування інформації. Їх слід, по можливості, передбачати.

Наприклад, вибір каналу варто робити, виходячи з упевненості, що одержувач володіє таким же каналом, може прийняти і передати відповідну інформацію. Так, каналам передачі і прийому повідомлення може бути телефонний зв'язок, доступна і відправнику й одержувачу. Але ймовірна ситуація, коли на письмове повідомлення можна одержати відповідь по телеграфі.

Підкреслимо, що на кожному етапі можливі перекручування, перешкоди і навіть утрата змісту переданої інформації. Типові перешкоди і перекручування показані на малюнку 6.1. під назвами елементів. Однак є одна загальна закономірність – у процесі спілкування визначальним є не зміст, а відчуття, тобто емоційний компонент.

4. Ефективність передачі та сприйняття інформації

Якість передачі і сприйняття інформації є необхідною умовою ефективності будь-яких управлінських впливів. Однак у процесах передачі інформації обов'язково присутні перешкоди. Частина з них мають фізичну природу (шуми, слабкі сигнали й ін.), інші викликані поганою організацією передачі (помилка у виборі каналу, чи носіїв способу кодування). Але більшість перешкод «виникає» у людях, що обмінюються інформацією.

Рекомендації з підвищення ефективності обміну інформацією:

1. Перевірте готовність співрозмовника до спілкування.

2. З'ясуєте, чи збігаються семантичні коди (єдина «мова» спілкування).

3. Скорочуйте передатні проміжні ланки.

4. Великий обсяг інформаційного повідомлення поділяйте на частини.

5. Важливу інформацію дублюйте, передаючи по різних каналах.

6. ПЕРЕВІРЯЙТЕ ПРАВИЛЬНІСТЬ РОЗУМІННЯ ВСІХ КЛЮЧОВИХ МОМЕНТІВ, ЗАДАЮЧИ ПИТАННЯ.