4. Створення баз даних

Перед тим, як почати створювати БД, вам слід прийняти важливе рішення: почати з пустої бази даних (“з нуля”), а потім послідовно виготовляти всі потрібні вам таблиці, звіти та форми чи використовувати майстер БД, який зроби це за вас? Важливо, якщо ви поспішаєте, то майстер зекономить ваш час. З іншого боку, якщо ви хочете навчитись самі створювати БД, або хочете створити якусь особливу БД, де майстри вам не допоможуть, то треба починати “з нуля”.

Щоб створити БД треба після того, як ви запустили ACCESS і на екрані ще є діалогове вікно:

1. Клацнути мишкою НОВАЯ БД.

2. Клацнути ОК.

Якщо діалогового вікна вже немає:

1. Клацнути ФАЙЛ / СОЗДАТЬ.

2. Клацнути двічі НОВАЯ БД

3. В полі введення ИМЯ ФАЙЛА надрукуйте назву нової БД, бажано, щоб назва була описова (відображала зміст БД).

Як скористатись майстрами БД?

1. Якщо діалогове вікно ще на екрані, то клацніть ЗАПУСК МАСТЕРА, ОК. Якщо діалогового вікна вже немає, то ФАЙЛ / СОЗДАТЬ.

2. Клацніть мишкою одного з майстрів БД. В області ПРОСМОТР ви побачите свій вибір.

3. Якщо ви знайшли потрібного вам майстра, клацніть ОК. З’явиться діалогове вікно ФАЙЛ НОВОЙ БД.

4. Надрукуйте назву БД, клацніть СОЗДАТЬ, щоб продовжити. Запуститься майстер і з’явиться інформація, що пояснює, що цей майстер буде робити.

5. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. З’явиться список таблиць, які можна створити. Ліворуч з’являться таблиці, а праворуч – виділені поля таблиць.

6. Клацніть одну з таблиць і перегляньте список її полів. Додаткові поля, які ще не включено в таблицю, виділено курсивом. Щоб додати їх до таблиці, клацніть на них, щоб поставити поруч з ними контрольну мітку.

7. Якщо ви створюєте БД, щоб навчитися це робити, клацніть ДА, ВКЛЮЧИТЬ ОБРАЗЦЫ ДАННЫХ. Це повідомлення ACCESS, щоб ввести якісь формальні дані.

8. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. Майстер запитає вас, який використати вигляд оформлення екрана.

9. Виберіть в списку потрібний вид і клацніть його, натисніть ДАЛЕЕ. Майстер запитає вас про вид оформлення звіту для друку.

10. Виберіть в списку потрібний вид і клацніть його, натисніть кнопку ДАЛЕЕ.

11. Майстер запитає вас, який заголовок ви хочете використати в БД. Цей заголовок буде вказано у всіх звітах. Він може відрізнятися від імені файла.

12. Якщо ви хочете помістити в форми і доклади якийсь малюнок, клацніть поле ДА, РИСУНОК, виберіть графічний файл, клацніть ОТКРЫТЬ, щоб повернутися до майстра.

13. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. На останньому екрані клацніть ГОТОВО, щоб відкрити нову БД. Процедура створення може зайняти кілька хвилин.

Коли БД буде створена з’явиться ГОЛОВНА КНОПОЧНА ФОРМА – особливий звіт з деякими вбудованими в нього програмами.

Щоб після виключення комп’ютера введена вами важлива інформація не була втрачена, ви повинні зберегти свою роботу (ACCESS буде робити це автоматично). Однак, якщо ви робили зміни в структурі таблиці, форми чи іншого об’єкта, ACCESS не дасть закрити цей об’єкт чи таблицю поки не з’ясує чи зберегти ці зміни.

Якщо ви хочете закрити одну БД, а потім відкрити іншу, то:

• Клацніть двічі СИСТЕМНОЕ МЕНЮ;

• У вікні БД клацніть кнопку ЗАКРЫТЬ;

• Клацніть ФАЙЛ – ЗАКРЫТЬ;

• Натисніть CTRL + F4;

• Натисніть CTRL + W.