5. Відкриття бд

Щоб відкрити БД слід:

• Відкрити меню ФАЙЛ, відкриється список, що містить чотири БД, що використовувались останніми;

• Клацнути по тій БД, яку ви хочете відкрити.

Якщо потрібної БД немає в списку, то треба:

• Клацнути ФАЙЛ / ОТКРЫТЬ;

• Якщо у папці, що з’явилася на екрані немає потрібної БД, змініть папку чи диск.

• Клацніть файл двічі, щоб його відкрити.

Таблиці є основою всієї БД. В таблицях зберігається вся ваша інформація. Все інше є просто надбудовою. Коли ви створюєте таблицю, ви можете почати “з нуля”, а можете використати майстера таблиць. Майстер таблиць допоможе зекономити ваш час. Для цього слід виконати наступні дії:

1. Вибрати меню ВСТАВКА / ТАБЛИЦА / СОЗДАТЬ.

2. Клацніть МАСТЕР ТАБЛИЦ / ОК.

3. Клацніть одну з таблиць в списку ОБРАЗЦЫ ТАБЛИЦ.

4. Якщо ви побачите поле, що хочете включити в свою нову таблицю, виділіть його в списку ОБРАЗЦЫ ПОЛЕЙ, а потім клацніть >, щоб перемістити його в список ПОЛЯ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ.

5. Повторюйте дії 3 і 4, поки не завершите складання списку полів, клацніть ДАЛЕЕ.

6. Потім вас запитають ім’я нової таблиці. Введіть ім’я, щоб замінити те, яке використовується за замовченням.

7. Клацніть АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧА, щоб майстер вибрав ключове поле (і перейдіть до пункту 10) або САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ, клацніть ДАЛЕЕ.

8. З’явиться діалогове вікно, в якому вас спитають, яке поле буде ключовим. Введіть потрібне поле.

9. Виберіть тип даних для ключового поля:

   • ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЕ ЧИСЛА. Виберіть цей параметр, якщо ключовим полем є номер запису, і ваші записи пронумеровано по порядку;

   • ЧИСЛА, ВВОДИМЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ. Виберіть цей параметр, якщо хочете вводити свої власні номери;

   • ЧИСЛА И / ИЛИ СИМВОЛЫ. Виберіть цей параметр, якщо хочете включите в поле і числа, і букви.

10. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити.

11. В наступному вікні вас запитають про зв’язок між таблицями, поки клацніть ДАЛЕЕ.

12. В останньому вікні клацніть один з параметрів:

• ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ. Використайте цей параметр, якщо хочете внести в таблицю якісь зміни;

• НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ. Виберіть цей параметр, якщо структура таблиці вас влаштовує;

• ВВОД ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ФОРМЫ. Буде розглянуто далі.

13. Клацніть кнопку ГОТОВО.

Для того, щоб створити таблицю в режимі конструктора таблиць, то слід:

1. Використати команду ВСТАВКА / ТАБЛИЦА, а потім клацніть СОЗДАТЬ.

2. Клацніть КОНСТРУКТОР, натисніть ОК.

3. В стовпчику ИМЯ ПОЛЯ надрукуйте відповідне ім’я. Потім натисніть TAB, щоб перейти до стовпчика ТИП ДАННЫХ.

4. Відкрийте список, що спускається і виділіть в ньому тип поля.

5. Натисніть ТАВ, щоб перейти до стовпчика ОПИСАНИЕ і надрукуйте опис поля.

6. Внизу діалогового вікна є СВОЙСТВА ПОЛЯ. Внесіть в них необхідні зміни.

Кожному полю треба встановити тип даних:

• Текстовий – будь-який набір, включаючи числа, букви і символи (до 255 символів).

• Поле МЕМО – аналог попереднього, але будь-якого розміру.

• Числовий – звичайне число.

• Дата / час – дата чи час.

• Грошовий – число, що має грошовий формат.

• Лічильник – номери по порядку.

• Логічний – відповіді на питання істино / хибно.

• Поле об’єкта OLE – зв’язок з іншою БД або іншим файлом.

• Майстер підстановок – дозволяє створити список, з якого можна вибрати значення для кожного запису.

Додатково до типу поля, кожне поле має параметри форматування. Ось деякі з них:

• Розмір поля – максимальна кількість символів, що може ввести користувач.

• Формат поля – список форматів, які можуть бути застосовані до даного типу поля.

• Значення за замовченням – якщо в якомусь полі зазвичай міститься певне значення (наприклад поштовий індекс), то можна ввести це значення, щоб зекономити час. В рідких випадках, коли його треба буде змінити, ви зможете це зробити.

• Число десяткових знаків – число знаків, що відображаються.

• Обов’язкове поле – виберіть так чи ні, щоб повідомити ACCESS, чи можна користувачу залишати це поле пустим при введенні нових записів.