6. Учет денежных средств и финансовых вложений

1. Порядок осуществления, документальное оформление и учет кассовых операций. Учет денежных документов.

Для хранения денежных средств, денежных документов и других ценностей на предприятиях организуется касса. Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия. Ответственность за их сохранность наличных денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, в соответствии с законодательством Республики Беларусь возлагается на кассира. При приеме кассира на работу руководитель предприятия обязан под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республики Беларусь, а также с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. После этого с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Предприятия, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, его под роспись знакомят с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республики Беларусь, а также с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. Бухгалтерам, другим работникам предприятия, пользующимся правом подписи кассовых документов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

Порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях (далее - наличных денежных средств) регламентируются Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республики Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. № 57. Порядок ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте определен Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 г. № 98.

В соответствие с данными нормативными документами, предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы, установленного обслуживающим банком на основании поданной Заявки на установление лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы устанавливается с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов).

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов на срок не свыше 3 рабочих дней (за рядом исключений в соответствие с законодательством), включая день получения денег в банке либо день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки. Предприятия, расходующие по согласованию с банком наличные деньги из выручки, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для предстоящих расходов (в том числе на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий) до установленного срока их выдачи.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег предприятиями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, оформляются формами первичной учетной документации. Прием наличных денежных средств осуществляется с использованием следующих первичных документов, являющихся бланками строгой отчетности:

приходного кассового ордера ф. № КО-1;

приходного кассового ордера ф. № КО-1в;

квитанции ф. № КВ-1;

талоном ф. № 20-ФС;

другими приходными документами, утвержденными в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача наличных денежных средств из касс предприятий производится с использованием:

расходного кассового ордера ф. № КО-2;

расходного кассового ордера ф. № КО-2в;

платежной ведомости с последующим наложением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо его приложением на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а. Журнал по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а журнал по форме 1-а открывается один и на приходные, и расходные кассовые ордера. При необходимости перечень показателей может быть расширен, форма журнала - изменена. Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров формы № КО-1в и № КО-2в производится в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 форме 1-а.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством технических средств. В выходной форме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Приходный кассовый ордер ф. № КО-1 применяется для документального оформления приема наличных денежных средств в кассу предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается в бухгалтерии в одном экземпляре и передается в кассу. Внесение исправлений в данный документ не допускается. В подтверждение факта приема денежных средств лицу, внесшему данные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Приложенные к ним документы должны быть также погашены штампом или надписью: "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год). Прием денежных средств по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При приеме в кассу наличной иностранной валюты выписывается приходный кассовый ордер ф. № КО-1в. Порядок оформления данного документа аналогичен порядку оформления приходного кассового ордера ф. № КО-1. Отличительной особенностью является то, что в приходном кассовом ордере ф. № КО-1в производится указание номинала принятой валюты, курса Национального банка Республики Беларусь на дату приема наличной иностранной валюты, а также ее рублевого эквивалента. При приеме наличной иностранной валюты кассир обязан проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты иностранной валюты и платежных документов, Интерпол, Национальный банк, другие организации, имеющие лицензию на издательскую деятельность справочных изданий).

Для документального оформления выдачи из кассы предприятия наличных денежных средств применяется расходный кассовый ордер ф. № КО-2. Данный документ выписывается либо оформляется с помощью технических средств в одном экземпляре работником бухгалтерии. Исправления в бланке ордера не допускаются. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна. В расходном кассовом ордере указывается основание для его составления и перечисляются прилагаемые к нему документы. Выдача денежных средств по расходным кассовым ордерам может производиться только в день их выписки.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру получатель обязан предъявить кассиру документ, удостоверяющий личность. Кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов документа, удостоверяющего личность: наименование, серия и номер документа, кем и когда он выдан, и берет с получателя расписку. Расписка в получении наличных денег должна быть сделана получателем денег (либо его доверенным лицом) собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись. Выдача наличных денег работникам предприятия может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица предприятия, выдавшего удостоверение. Расходный кассовый ордер после выдачи по нему наличных денег подписывается кассиром.

Выдача из кассы наличной иностранной валюты оформляется приходным кассовым ордером ф. № КО-2в. Порядок оформления данного документа аналогичен порядку оформления расходного кассового ордера ф. № КО-2. Отличительной особенностью является то, что в расходном кассовом ордере ф. № КО-2в производится указание номинала принятой валюты, курса Национального банка Республики Беларусь на дату выдачи наличной иностранной валюты, а также ее рублевого эквивалента.

В случае выдачи наличных денег по платежной ведомости на общую сумму выданных наличных денег допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на платежной ведомости. В этом случае расходные кассовые ордера оформляются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, утвержденных законодательством Республики Беларусь, либо лицу, указанному в доверенности. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством Республики Беларусь порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером делается запись: "По доверенности", указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег. Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности". В данном случае доверенность должна прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов кассир должен:

в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись: "Депонировано";

составить реестр депонированных сумм;

в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости дополнительно делается запись: "Деньги по ведомости выдавал" и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

проставить на платежной ведомости реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Бухгалтер производят проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк.

В соответствие с действующим законодательством, предприятия обязаны учитывать все поступления и выдачу наличных денежных средств в кассовой книге ф. № КО-4, а иностранной валюты - в кассовой книге ф. № КО-4в. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей: неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге; отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Исправления, вносимые в кассовую книгу, заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром начиная с лицевой стороны неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня" и сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. Сумма невыплаченных по платежной ведомости денежных средств указывается по строке "В том числе на оплату труда".

В кассовой книге ф. № КО-4в поступление и выдача иностранной валюты отражаются в разрезе видов валют. Суммы полученной и выданной за день иностранной валюты, а также ее остаток на конец дня по каждому виду отражаются по номиналу, а также в рублевом эквиваленте.

Допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется выходная форма "Отчет кассира". Обе названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня предприятия, его подразделений, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

При осуществлении кассовых операций в подразделениях предприятия, расположенных вне его местонахождения, сдача наличных денег в центральную кассу предприятия данными подразделениями, а также уполномоченными лицами должна осуществляться в установленный в соответствии с законодательством Республики Беларусь срок. Записи кассиром в кассовую книгу производятся в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличных денег от вышеуказанных подразделений, уполномоченных лиц.

Главный (старший по должности) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам, раздатчикам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денежных средств под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Книгу ведет главный (старший по должности) кассир. Выдача, возврат наличных денег и оплаченных документов оформляются подписями. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и наличных деньгах, принятых по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег. По авансам, полученным для оплаты труда, выплат стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры могут хранить в металлических шкафах, сейфах на своих рабочих местах или ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям, под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег с указанием объявленной суммы.

На предприятиях транспорта в соответствие с Инструкцией о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам РБ от 9.09.2004 г. № 103, продажа билетов на проезд в автобусах пригородных, междугородных, международных маршрутов регулярного сообщения и автобусах экспрессных городских маршрутов, а также при оказании услуг по перевозке пассажиров на легковых автомобилях-такси осуществляется с применением кассовых суммирующих аппаратов для автомобильного транспорта, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр. Кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы, билетопечатающие машины и таксометры подлежат регистрации в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица до их применения и при наличии договора на их техническое обслуживание и ремонт.

Для контроля полноты поступления выручки при продаже билетов кассами пассажирских терминалов с использованием билетно-печатающих машин по каждой билетно-печатающей машине в течение месяца должен вестись лицевой счет, заверенный подписью главного бухгалтера и печатью предприятия. По окончании месяца на основании лицевых счетов должна быть составлена сводная ведомость учета работы билетно-печатающих машин.

Ежедневно перед началом работы пассажирского терминала кассир по продаже билетов в присутствии старшего кассира должен производить контрольную регистрацию показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) кассового суммирующего аппарата, билетно-печатающей машины, специальной компьютерной системы, записать их в билетно-учетный лист кассира и в книгу кассира-операциониста (если продажа билетов осуществляется при помощи кассового суммирующего аппарата или билетно-печатающей машины) или в книгу кассира-оператора (если продажа билетов осуществляется при помощи специальной компьютерной системы), сверить записанные показания с предыдущей записью в книге кассира-операциониста (или кассира-оператора) и выбить контрольный (далее - нулевой) билет. По нулевому билету кассир по продаже билетов проверяет правильность работы кассового аппарата (дату - месяц, число, год), а также наличие на билете нужных реквизитов. Нулевой билет должен быть приложен к билетно-учетному листу кассира. Книга кассира-операциониста и (или) книга кассира-оператора должны быть зарегистрированы в инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту регистрации пассажирского терминала в качестве налогоплательщика.

При осуществлении предварительной продажи билетов кассами предварительной продажи пассажирских терминалов производятся записи в ведомость кассовой продажи билетов на автобус, если осуществляется продажа билетов на проезд по внутриреспубликанским (пригородным или междугородным) маршрутам, или ведомость кассовой продажи билетов на автобус, следующий в международном сообщении, если осуществляется продажа билетов на проезд в международном сообщении. Указанные ведомости заполняются (по мере продажи билетов) в течение 14 дней, а затем передаются в кассы текущей продажи, где до отправления автобуса в рейс производится их окончательное оформление. Ведомости ведутся кассиром по продаже билетов пассажирского терминала (далее - кассир по продаже билетов) в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с путевой документацией передается водителю, а второй остается на пассажирском терминале и является основанием для расчетов с перевозчиком. В случае если продажа билетов кассами пассажирских терминалов осуществляется с помощью специальной компьютерной системы, то выходная форма "Ведомость кассовой продажи билетов на автобус" должна содержать все реквизиты, предусмотренные формой ведомости кассовой продажи билетов, предназначенной для заполнения вручную. Данные ведомости заносятся водителем (кондуктором) в билетно-учетный лист водителя (кондуктора): номер ведомости, количество проданных пассажирам билетов, сумма выручки по этим билетам и отдельно сумма за провоз багажа.

Возврат пассажирам стоимости купленных, но неиспользованных билетов осуществляется работниками пассажирских терминалов. Для этого билет погашается на его оборотной стороне штампом с указанием суммы возврата (полностью без сбора за оказанные услуги или с удержанием установленного процента стоимости). Погашение билета подтверждается подписью работника пассажирского терминала. Билеты, возвращенные в кассу, не подлежат дальнейшей реализации или переоформлению на другой рейс. По факту возврата стоимости неиспользованных билетов составляется акт о возврате наличных денежных средств пассажирам. По ошибочно оформленным билетам составляется реестр ошибочно оформленных билетов.

Кассиры по продаже билетов по окончании каждой смены должны:

заполнить расшифровки реализации билетов по каждому перевозчику и сдать их старшему кассиру смены;

сдать выручку от реализации билетов в кассу организации, или учреждение банка, или эксплуатационное предприятие Министерства связи Республики Беларусь.

В соответствие с Инструкцией о порядке снабжения, хранения, выдачи и учета проездных документов (билетов) на проезд в автобусах, утвержденной Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 35 от 30.07.2003г. при продаже проездных билетов, талонов в городском общественном транспорте предприятия вправе принимать наличные денежные средства без применения кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем. Работники, выполняющие операции по хранению, выдаче, продаже билетов и приему выручки (работники складов, кассиры по хранению и выдаче билетов, кассиры касс текущей и предварительной продажи билетов, кондукторы и водители автобусов и др.) являются подотчетными (материально ответственные) лицами.

Выдача билетной продукции подотчетным лицам производится билетными кассирами касс хранения и выдачи билетов, кладовщиками или другими, уполномоченными на то материально ответственными лицами (далее - кассиры касс хранения и выдачи билетов). Кассир кассы хранения и выдачи билетов должен хранить билетную продукцию, подобрав ее по видам, номинальной цене, сериям и (в пределах каждой серии) по номерам, выдавать ее в порядке очередности серий и по возрастающим номерам в пределах каждой серии. На оборотной стороне каждого бланка билетов, а также багажных квитанций до выдачи их подотчетным лицам должен быть проставлен штамп предприятия. Запас билетной продукции в кассе хранения и выдачи билетов не должен превышать лимита, установленного в организации, который не должен быть выше девятидневной потребности.

Каждому подотчетному лицу, получающему билетную продукцию, кассир кассы хранения и выдачи билетов под непосредственным контролем главного бухгалтера организации или лица, его замещающего, открывает лицевой счет, который подписывается главным бухгалтером и заверяется печатью организации. В лицевом счете ставится присвоенный подотчетному лицу номер, записываются фамилия, имя, отчество, сумма лимита, заполняется первая строка "Остаток на 1-е число". Без указанного оформления лицевой счет не может считаться открытым. Каждая выдача билетной продукции записывается кассиром кассы хранения и выдачи билетов в лицевой счет подотчетного лица. При этом кассир кассы хранения и выдачи билетов обязан потребовать от подотчетного лица расписку-подтверждение на лицевом счете в получении билетной продукции, записать выданную билетную продукцию в учетную книжку подотчетного лица и подтвердить эту запись своей подписью. Учетная книжка выдается каждому подотчетному лицу кассиром кассы хранения и выдачи билетов под расписку на его лицевом счете и оформляется в порядке, принятом для выдачи материальных ценностей.

Для учета билетной продукции, контроля за ее продажей, сдачей выручки и результатами работы за смену кондукторов автобусов городских маршрутов применяется билетно-учетный лист кондуктора автобуса городского маршрута, а водителей (кондукторов) автобусов пригородных, междугородных и международных маршрутов - билетно-учетный лист отдельной формы. Водителю (кондуктору), получающему впервые билетную продукцию под отчет, кассир кассы хранения и выдачи билетов выдает под роспись билетно-учетный лист, о чем делает запись в учетной книжке подотчетного лица с одновременным занесением его номера в лицевой счет. Водитель (кондуктор), впервые получающий билетно-учетный лист, должен ознакомиться с Инструкцией о порядке снабжения, хранения, выдачи и учета проездных документов (билетов) на проезд в автобусах и удостоверить это своей подписью на лицевой стороне учетной книжки кондуктора (водителя).

В выдаваемом билетно-учетном листе кассир кассы хранения и выдачи билетов записывает фамилию и инициалы подотчетного лица, его табельный номер, начальные (верхние) номера выданной подотчетному лицу билетной продукции по каждому виду и серии. Последующие выдачи билетно-учетных листов производятся при приемке выручки кассиром или другим уполномоченным лицом. На каждом бланке билетно-учетного листа, выдаваемом подотчетному лицу, должен быть проставлен штамп предприятия. Диспетчер организации перед выпуском автобуса на маршрут обязан проверить и подтвердить подписью соответствие предъявленной водителем (кондуктором) билетной продукции по сериям и номерам с записями в билетно-учетном листе, учетной книжке, а также наличие необходимого количества билетной продукции на смену и разменных денег. Окончательное оформление билетно-учетного листа (дата, марка автобуса, маршрут, номер путевого листа и другие реквизиты) производится диспетчером перед выездом автобуса на маршрут с одновременной выдачей водителю путевого листа, в котором также записываются фамилия, табельный номер кондуктора и номер билетно-учетного листа.

По окончании смены водители, кондукторы, а также кассиры по продаже билетов пассажирских терминалов должны сдать кассиру по приему выручки деньги, вырученные от продажи билетов, а также билетно-учетные листы и заполненные корешки билетов. В зависимости от установленного в организации порядка подотчетные лица могут сдавать все вырученные от продажи билетов наличные деньги непосредственно в учреждение банка, через инкассатора банка или переводом через эксплуатационное предприятие Министерства связи Республики Беларусь. В таких случаях вместо наличных денег они сдают кассиру организации квитанции на внесенные ими в учреждение банка или отосланные по почте суммы.

При сдаче выручки подотчетные лица записывают в билетно-учетный лист номера оставшихся по окончании работы последних непроданных билетов, количество и сумму проданных билетов и корешков к ним (подобрав корешки по поясам отреза), сумму и количество документов, подтверждающих безналичную часть выручки (воинские требования, ведомости на проданные пассажирскими терминалами билеты), проставляют сумму сдаваемой в кассу выручки наличными деньгами и вместе с билетно-учетным листом предъявляют кассиру учетную книжку, сдают выручку, заполненные корешки билетов и документы на безналичную выручку.

Кассир по приему выручки обязан:

проверить правильность оформления билетно-учетного листа, соответствие указанных в нем серий и номеров билетов, записанных в лицевой счет и в учетную книжку подотчетного лица, полноту и правильность записей водителем (кондуктором), диспетчерами и кассирами остановочных пунктов номеров последних непроданных билетов в билетно-учетном листе путем сличения с билетами, оставшимися у подотчетного лица, правильность подсчета количества проданных билетов;

произвести таксировку суммы выручки по каждой позиции в отдельности и в целом;

произвести проверку соответствия суммы наличной выручки и корешков билетов суммарной стоимости проданных билетов по номиналу;

при обнаружении корешков билетов и билетно-учетных листов с незаполненными или небрежно заполненными реквизитами и исправлениями, а также расхождений между показаниями денежного счетчика и суммы наличной выручки выручка принимается, а документы (билетно-учетные листы и корешки билетов) не могут служить без проведения специальной проверки основанием для списания задолженности по подотчету. В этом случае новый билетно-учетный лист выдается только с разрешения руководителя организации;

принять сумму выручки, заполненные корешки билетов и документы, подтверждающие право на бесплатный проезд, расписаться в билетно-учетном листе и потребовать подпись подотчетного лица;

внести в учетную книжку подотчетного лица запись о принятой сумме выручки и корешков билетов и подтвердить своей подписью;

вложить корешки билетов в конверт, надписав на нем фамилию и табельный номер подотчетного лица, наименование маршрута, количество корешков, сумму выручки и сумму корешков билетов, дату их приема и свою фамилию;

принятую сумму выручки и корешки билетов записать (только чернилами) в открытый лист, потребовав от подотчетного лица поставить подпись в подтверждение правильности сделанной в открытом листе записи;

выписать новый билетно-учетный лист, записать его номер в старом билетно-учетном листе и о получении потребовать подпись у водителя (кондуктора). При его заполнении вписать все числящиеся за подотчетным лицом билеты, вывести сумму остатков билетной продукции за подотчетным лицом и записать цифрами как в билетно-учетном листе, так и учетной книжке.

Кассир по приему выручки при установлении фактов неправильного заполнения билетно-учетных листов, корешков проданных билетов, исправлений, подделок, отсутствия записей в контрольном листе о проданных билетах, которые должны производить водители (кондукторы), диспетчеры или кассиры по продаже билетов пассажирских терминалов, а также при наличии других нарушений обязан:

потребовать письменное объяснение (объяснительную записку) от подотчетного лица, допустившего нарушение;

не позднее следующего дня докладывать о каждом нарушении в письменном виде руководству организации.

После окончания смены кассир по приему выручки подсчитывает общую сумму принятой по открытому листу выручки, выводит общий ее итог цифрами и прописью, заполняет справку о выручке, сдает ее под расписку на открытом листе вместе с билетно-учетными листами, принятыми заполненными корешками билетов кассиру кассы хранения и выдачи билетов для разноски сумм выручки по лицевым счетам, а выручку - инкассатору банка или в кассу организации. Во всех случаях выручка проводится по кассе организации с выдачей квитанции приходного кассового ордера формы КО-1. В первом случае - в обмен на квитанцию банка, во втором - в обмен на деньги.

Кассир кассы по хранению и выдаче билетов, получив от кассира по приему выручки билетно-учетные листы за истекшие сутки, обязан:

сверить наличие билетно-учетных листов со справкой, а также со сведениями дежурного диспетчера организации о водителях (кондукторах), работавших в истекшие сутки, и убедиться, что все они сдали выручку;

сопоставить номера и серии билетной продукции, записанные в билетно-учетных листах, с записанными в лицевые счета и проверить непрерывность цепочки порядковых номеров и номинала билетной продукции с предыдущим билетно-учетным листом. В случае обнаружения несоответствия или разрыва цепочки вызвать в течение суток подотчетное лицо для полной проверки наличия у него билетной продукции и состояния лицевого счета;

проверить таксировку каждого билетно-учетного листа, проданных билетов по каждому их виду, номиналу и определить по корешкам сумму выручки;

проверить правильность оформления всех корешков билетов и применения тарифов.

Общую сумму выручки, подлежащую сдаче в кассу организации, кассир кассы по хранению и выдаче билетов сличает с фактически сданной суммой и при несоответствии записывает сумму расхождения (излишка или недостачи) в ведомость недоданных и излишне внесенных сумм по продаже билетов. Указанная ведомость должна ежедневно вывешиваться у кассы хранения и выдачи билетов для информирования подотчетных лиц.

После проверки правильности заполнения билетно-учетных листов и полной их таксировки кассир кассы хранения и выдачи билетов производит записи в лицевые счета подотчетных лиц о сданной ими выручке в сумме сданных корешков билетов и (или) сменного отчета по кассе. Принятые заполненные корешки билетов и сменные отчеты по кассе погашаются штампом организации, складываются по датам и по каждому подотчетному лицу в пакеты, скрепляются печатью и хранятся в металлическом шкафу, сейфе или отдельном помещении (специальной кладовой) и хранятся в течение трех лет после проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов. После чего корешки билетов и сменные отчеты по кассе уничтожаются (сжигаются) с оформлением акта комиссией, назначаемой руководителем организации.

Все операции касс хранения и выдачи билетной продукции учитываются в книге учета движения билетной продукции (далее - билетная книга), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью с указанием количества листов и подписана руководителем и главным (старшим) бухгалтером предприятия. Для учета билетной продукции в билетной книге открываются отдельные счета (страницы) по каждому ее виду и номинальной цене. Записи в билетную книгу производятся старшим кассиром кассы хранения и выдачи билетов: на приход - в день поступления билетной продукции, на расход - ежедневно по итогу суточного отчета за предыдущий день. Остатки выводятся ежедневно. Подчистки и неоговоренные исправления в билетной книге запрещаются. Кассир кассы хранения и выдачи билетов должен ежедневно представлять в бухгалтерию организации суточный отчет, составленный на основании лицевых счетов.

Допускается ведение билетной книги с помощью технических средств при условии обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции билетно-учетных документов, от несанкционированного доступа. При этом листы билетной книги формируются в виде выходной формы "Вкладной лист билетной книги". Одновременно с ней формируется выходная форма "Суточный отчет". Нумерация листов в выходных формах "Вкладной лист билетной книги" и "Суточный отчет" должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года. Обе названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня предприятия, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формами билетной книги и суточного отчета. Выходные формы "Вкладной лист билетной книги" и "Суточный отчет" в течение года хранятся отдельно за каждый месяц, а по окончании календарного года (или по мере необходимости) брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера организации (предпринимателя), после чего билетная книга опечатывается.

Ежемесячно не позднее 5 - 7 числа кассир кассы хранения и выдачи билетов составляет и представляет в бухгалтерию организации месячный отчет вместе с лицевыми счетами подотчетных лиц за истекший месяц. Проверенный бухгалтерией и утвержденный руководителем организации месячный отчет является основанием для бухгалтерской записи по лицевому счету кассира кассы хранения и выдачи билетов на забалансовом счете "Бланки строгой отчетности". Кроме того, в конце месяца на основании лицевых счетов, ведомостей выдачи талонов, поступлений выручки на расчетный счет и в кассу организации составляется сличительная ведомость, определяющая задолженность по каждому подотчетному лицу.

Билеты многоразового пользования на проезд в автобусах городских маршрутов могут продаваться кассирами по продаже билетов, кондукторами, а также другими материально ответственными лицами из организаций, привлекаемых для реализации билетов на основании договоров (далее - распространитель). Кассирам, занимающимся учетом и выдачей подотчетным лицам билетов, производить продажу билетов многоразового пользования запрещается. Если продажа билетов многоразового пользования осуществляется распространителями, то с ними заключается договор на распространение билетной продукции.

Распространители должны возвращать все нераспространенные билеты многоразового пользования в билетные кассы организаций: месячные - не позднее 15-го числа текущего месяца, декадные - не позднее 6, 16 и 26-го числа текущего месяца. На возвращенные распространителями билеты многоразового пользования ежемесячно составляется реестр нераспространенных билетов. На все возвращенные, нераспространенные билеты многоразового пользования составляется акт на списание бланков строгой отчетности, вместе с которым билеты пломбируются и хранятся до уничтожения.

Продажа билетов многоразового пользования для проезда в автобусах пригородных маршрутов осуществляется только в кассах пассажирских терминалов. Кассир по продаже билетов непосредственно перед продажей билетов многоразового пользования для проезда в автобусах пригородных маршрутов должен отметить на нем при помощи штампов (цвет мастики меняется ежемесячно): наименование организации, месяц, на который действует билет, вид маршрута (например, скоростной, скоростной выходного дня). Кроме того, на билете чернилами указываются номера автобусных маршрутов, на которые действителен билет, а также наименования начального и конечного пунктов маршрута.

Сдача выручки за проданные билеты многоразового пользования производится кассирами по продаже билетов ежедневно по билетно-учетным листам кассира, заполняемыми с соблюдением общих правил их оформления. Если для распространения проездных билетов, талонов привлекаются другие организации, то с каждой из них заключается договор на распространение билетной продукции. Отпуск талонов распространителям производится в соответствии с договором. Распространители перечисляют выручку от реализации талонов за вычетом сумм, принадлежащих им за работу по распространению талонов, на расчетный счет организации в сроки, установленные договором на распространение билетной продукции.

Осуществление расчетов наличными денежными средствами регулируется Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. № 359 "Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь". Согласно данному документу, расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускаются в размере, не превышающем 50 базовых величин в месяц (за рядом исключений в соответствие с законодательством). При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка.

В соответствие с Правилами расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за топливо и услуги, непосредственно связанные с международными автомобильными перевозками грузов, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.08.2002 г. № 170, расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями могут производиться наличными денежными средствами в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, только за топливо и услуги, утвержденные в Перечне услуг, непосредственно связанных с международными автомобильными перевозками грузов. Согласно Перечню услуг, непосредственно связанных с международными автомобильными перевозками грузов, расчеты за которые производятся наличными денежными средствами в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, утвержденному Приказом Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 22.04.1999 г. № 80-Ц, к таким услугам относятся:

мойка транспортных средств;

мелкий вынужденный ремонт транспортных средств;

оформление перевозки опасных грузов, на которые требуется специальное разрешение;

стоянка транспортных средств;

услуги терминала (связь с приграничным контролем транспортных средств и грузов);

конвоирование грузов (в исключительных случаях).

Расчеты за топливо и оказанные услуги могут производиться из выручки, поступающей в кассу предприятия, за счет средств, полученных по чеку со счета в банке, а также за счет личных средств физических лиц, с которыми предприятие состоит в трудовых отношениях. Размер расходования наличных средств из выручки на совершение расчетов за топливо и услуги, непосредственно связанные с международной автомобильной транспортировкой грузов, устанавливается по согласованию с обслуживающим банком дифференцировано для каждого предприятия.

Для получения с расчетного счета наличных денежных средств в обслуживающий банк представляется подписанный руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими международные автомобильные перевозки грузов, расчет необходимой суммы наличных денежных средств в белорусских рублях для оплаты топлива и услуг, непосредственно связанных с транспортировкой этих грузов. Окончательный расчет производится по фактическим расходам на основе предъявляемых уполномоченными работниками подтверждающих документов в оригинале.

Прием наличных денежных средств предприятиями транспорта, оказывающими услуги, связанные с транспортировкой грузов, осуществляются в порядке, определенном законодательством Республики Беларусь. Документальное оформление кассовых операций предприятиями и их обособленными подразделениями производится в соответствие с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь.

Все прочие наличные расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, производятся путем внесения денежных средств непосредственно в кассу любого банка (возможно без заключения получателями средств договора с банком, осуществляющим прием денег) с последующим их зачислением на текущие (расчетные) счета получателей. Прием банками наличных денежных средств в качестве оплаты банковских услуг рассматривается также как проведение расчетов наличными денежными средствами через кассы банков.

Для получения наличных денег с текущих (расчетных) счетов для осуществления наличных расчетов в пределах 50 базовых величин организации представляют в обслуживающий банк ходатайство произвольной формы с обоснованием отсутствия возможности проведения безналичных расчетов и расчет потребности в наличных денежных средствах по видам расходов.

В кассах предприятия кроме наличных денежных средств могут храниться бланки документов строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов, товарно-транспортных накладных и т.д.) и различные денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.д.).

Для учета бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Для отражения на счетах бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 "Касса". В соответствие с типовым планом счетов к нему могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы";

50-4 "Валютная касса".

Субсчет 50-1 "Касса организации" предназначен для отражения наличия, а также операций, связанных с движением денежных средств в головной кассе предприятия.

Субсчет 50-2 "Операционная касса" используется для учета денежных средств в кассах подразделений, не являющихся обособленными, но расположенных вне предприятия (операционные кассы, кассы остановочных пунктов и станций и т.д.).

Субсчет 50-3 "Денежные документы" может применяться для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов.

Субсчет 50-4 "Валютная касса" предназначен для учета наличных денежных средств в иностранной валюте.

Для обобщения информации, отраженной за месяц по дебету счета 50 "Касса" используется ведомость 1, а по кредиту - журнал-ордер 1. Заполнение указанных регистров осуществляется на основании отчетов кассира итогами за каждый день с выведением сальдо на конец месяца и его сверкой с данными последнего отчета. После сверки итогов данные переносятся в Главную книгу.