Информационное письмо

С целью выполнения бизнес-плана IV квартала с.г. прошу Вас активизировать работу:

по привлечению организаций на перечисление заработной платы сотрудников через филиалы банка;

по привлечению вкладчиков;

по увеличению числа клиентов, оформивших безналичное списание с лицевого счета в счет оплаты коммунальных услуг.

Для этого необходимо проводить широкую разъяснительную консультационную работу в своем районе среди клиентов и организаций о преимуществах и удобствах данных видов услуг.

Начальник Отдела вкладов

Виноградов С.В.

5 декабря 2003 г.

Другим, часто встречающимся регламентирующим документом являются служебные (докладные) записки. Они используются, если сотруднику или руководителю необходимо передать информацию коллегам, подчиненным. Копии таких записок обычно рассылаются для ознакомления. Ниже в качестве примера приводится текст типичной служебной записки.

Руководителям отделов банка

Служебная записка

Отдел капитального строительства совместно с организационным отделом просит Вас проработать вопрос о потребности проведения капитального и текущего ремонтов помещений, мягких кровель, сантехнического оборудования, офисной мебели, приобретения канцтоваров, расходных материалов, кондиционеров и прочего оборудования, необходимого для работы отделов.

Просьба сообщить о необходимых потребностях в ОКС и орготдел до 1 декабря 2003 г. Отделы, не подавшие заявки в срок, будут обслуживаться в последнюю очередь.

Начальник ОКСа

Сергеев О.В.

Начальник орготдела

Вениаминова Е.П.

Циркуляры, распоряжения, приказы - привычные формы регламентации деятельности. Они используются, когда руководство хочет формально уведомить персонал об изменениях в правилах, процедурах, актуальных задачах деятельности на данный период, а также для быстрого и широкого распространения иной информации. Опасность состоит в том, что количество таких документов может быть столь велико, что сотрудники могут быть буквально "захлестнуты" поступающим потоком и потому пропустят важное сообщение. Поэтому правильно делают те руководители, которые оставляют себе специально время для разбора подобной документации и выделяют в ней красным цветом то, что действительно является важным для деятельности их подразделения.

Кроме перечисленных документов, руководства и пособия также известны банкирам. Справочники позволяют избежать ошибок, которые могут возникнуть в случае отсутствия стандартов. Отчеты и особенно годовые отчеты дают возможность донести информацию о деятельности того или иного подразделения до руководства, акционеров, клиентов и аналитиков банка. На основании таких отчетов выстраивается стратегическая линия конкретных цифр и показателей деятельности банка на ближайшую перспективу.

Для работы с информацией в банках, как правило, создается отдел обработки корреспонденции. В задачи этого отдела входят учет, оформление и хранение первых экземпляров приказов и распоряжений; прием, регистрация и направление руководству или в подразделения поступающих документов и писем, контроль за их рассмотрением и исполнением; своевременная и качественная подготовка проектов документов, организационно-техническое обеспечение заседаний руководства и комитетов; подготовка и рассылка справочных материалов, организация приема руководством банка посетителей и т.д.